Создание оглавления рисунков в Microsoft Word: пошаговая инструкция

Не скажу, что приходится часто составлять перечень объектов, но надо быть готовым к любым неожиданностям.

Я надеюсь, что вы назначили объектам названия по всему документу. Если же нет… Скачайте документ тут. Как всегда, включаем режим Непечатаемые символы и открываем область задач Стили.

По окончании урока вы сможете:

1. Собрать перечень объектов Рисунок
2. Собрать перечень объектов Таблица
3. Дать определение понятию Поле
4. Обновить поля в документе функциональной клавишей F9

1. Список иллюстраций или Перечень объектов Рисунок

Рисунок и объект – это два разных типа объектов и «вгонять их в один перечень как-то не «комильфо». Поэтому перечни будут отдельными. Давайте решим, где будут располагаться перечни рисунков и таблиц. Чаще всего перечни объектов располагают в конце документа. Вот и отправимся в конец документа, нажав одновременно на клавиатуре клавиши CTRL+End.

Шаг 1. Щёлкаем Enter, набираем «Перечень рисунков» и ещё раз Enter именно здесь будет начинаться наш перечень):

Шаг 2. Выделяем абзац «Перечень рисунков» (одиночный щелчок по полосе выделения напротив абзаца – абзац ведь состоит из одной строчки, смотри Урок 2) и форматируем его:

1. Выравнивание посередине
2. Полужирное начертание
3. Интервал до абзаца – 12 пт Интервал после абзаца – 6 пт (эти значения вводятся с Панели быстрого доступа – см. Урок 18 Панель быстрого доступа)

Но при этом я не стала создавать новый стиль. Такой вид абзаца встречается в документе в единичных случаях. Зачем захламлять список стилей в области задач Стили?

Шаг 3. Устанавливаем курсор перед свободным символом конца абзаца сразу и назначаем Список иллюстраций (Лента Ссылки → группа команд Названия → команда Список иллюстраций):

Чтобы было понятно, где находится эта команда, я покажу её на полноэкранном режиме:

Шаг 4. Щёлкаем ЛМ по кнопке Список иллюстраций:

А вот теперь теория. Я считаю, что надо учится читать диалоговые окна. Это половина успеха работы в любой прикладной программе. Итак…

1. Образец печатного поля даётся нам для контроля над своими действиями, все изменения, которые мы вводим в диалоговом окне, тут же отображаются в Образце.
2. Нелепо отменять режим «Показать номера страниц». Хотя… Если начальник потребует от вас перечень таблиц, его же (начальника) не интересуют номера страниц.
3. Режим «Показать номера по правому краю» очень удобен, отменять его незачем.
4. Заполнитель помогает взгляду чётко проследить направление от текста к соответствующему номеру:

Если заполнителя не будет, то пострадает зрительное восприятие текста. Сравните:

1. Форматы предлагает список оформления нашего перечня:

Как правило, формат «Из шаблона» вполне устраивает заказчиков деловых документов, но вы можете поэкспериментировать.

1. А вот это очень важно, потому что именно здесь мы выбираем, какой перечень будет собираться: Список таблиц или Список рисунков:

Поскольку договорились, что мы собираем Перечень рисунков, то щёлкаем ЛМ в выпадающем меню по слову «Рисунок» в выпадающем меню.

Обратили внимание, что образец поменялся?

1. Если убрать галочку на режиме «Полное название», остаётся только название объекта без его нумерации:

Я что-то не припомню случая, когда мне это понадобилось, но на всякий случай…

1. Если вы будете создавать веб-документ, то для контроля вам понадобится этот образец.
2. А вот это важно. Убедительная просьба – не делать, а просто посмотреть на картинку. Если мы оставим режим «Гиперссылки вместо номеров страниц», то получим такую картину:

Мы получим два новых стиля: Гиперссылка и Перечень рисунков. Вы скажете: подумаешь, всего два стиля. Но я встречала документы, в которых было 603 стиля, и эти стили появились исключительно в результате неграмотной работы в Word. В этом случае говорить о преимуществах работы со стилями просто не приходится. Конечно, стиль «Гиперссылка» можно удалить (на одном из следующих уроков я расскажу, как это сделать).

Шаг 5. Отрываем диалоговое окно «Список иллюстраций» и устанавливаем следующие значения:

Нажмите ОК. Получили такую картину:

И получили мы новый стиль в области задач Стили (вспомним Урок 13 Встроенные стили). Когда вставляешь Список иллюстраций, то в области задач Стили автоматически появляется встроенный стиль Перечень рисунков – это идеология Word

Я обещаю, что на одном из следующих уроков я научу вас скрывать не нужные для работы встроенные стили.

2. Составление перечня таблиц

Шаг 1. Щёлкаем Enter (давайте договоримся, что перечень таблиц будет располагаться сразу после перечня рисунков) и набираем «Перечень таблиц» и ещё раз Enter.

Шаг 2. Выделяем абзац «Перечень таблиц» (одиночный щелчок по полосе выделения напротив абзаца – абзац ведь состоит из одной строчки, смотри Урок 2) и форматируем его:

1. выравнивание посередине
2. полужирное начертание
3. интервал до абзаца – 12 пт интервал после абзаца – 6 пт (эти значения вводятся с Панели быстрого доступа – см. Урок….)

Шаг 3. Открываем диалоговое окно «Список иллюстраций». Лента Ссылки → группа команд Название → кнопка Список иллюстраций:

Шаг 4. Устанавливаем в диалоговом окне «Список иллюстраций» следующие значения:

Перевожу на русский язык.

Наиболее внимательные товарищи могут спросить: а зачем мы делали различные стили для названий таблиц и рисунков? Ведь в диалоговом окне Список иллюстраций есть чёткое разделение по названию. Отвечаю: исключительно потому, что эти два вида абзаца имеют различное форматирование, что оговорено в нормативных документах по оформлению документации.

Итак, мы получили такую картину:

Смотрите как интересно получается: диалоговое окно, при помощи которого мы вставляем перечень объектов, называется «Список иллюстраций», а сам перечень объектов имеет стиль «Перечень рисунков». Или оговорка разработчиков или недогляд переводчиков.

Вы обратили внимание, что при вставке перечень рисунков и перечень таблиц окрашены в серый цвет? Мы подошли вплотную к важному понятию «Поле в Word».

3. Понятие «Поле». Обновление Поля

Я пересмотрела массу информацию по офисным программам, но нигде не нашла определения, что же такое «Поле»? Попробую дать своё определение.

Каждое поле имеет свою ограниченную функцию и свой код (а вот о кодах полей много-много позже). Например, поле Оглавление, поле Номер страницы, поле Дата.

Преимущество использования полей состоит в том, что вставленное содержимое (дата, номер страницы, оглавление и т.п.) обновляется автоматически при каждом изменении. Например, если вы работаете над документом в течение нескольких дней, то поле «Time» (текущая дата) будет изменяться каждый день.

Если вы поставили номер страницы при помощи команды Номер страницы (лента Вставка → группа команд Колонтитулы → команда Номер страницы):

то в дальнейшем, при создании новых страниц, номер будет проставляться автоматически. Номера в списке, названия объектов – это тоже поле, но каждое со своими функциями и со своим кодом. Правда, попутно вы получите два новых стиля в области задач Стили:

Ничего, мы научимся с этим бороться.

Понять, что перед нами поле легко: при выделении поле окрашивается в серый цвет (хотя в Параметрах можно этот режим Отображение поля в сером цвете отключить, но поле при этом останется полем).

А теперь поговорим о поле Список иллюстраций.

Шаг 1. Нажмём с клавиатуры клавишу Ctrl. Не отпуская клавишу Ctrl, подводим курсор к номеру страницы «5», напротив названия рисунка «Рисунок 7. Электросеть». Курсор превращается в руку. Дожидаемся, когда появится надпись «Текущий документ Нажмите Ctrl и щёлкните ссылку» (это очень важно!):

Щёлкаем ЛМ и перескакиваем на страницу номер «5» на название рисунка «Рисунок 7. Электросеть». Текстовый курсор стоит в начале абзаца:

На уроке 28 Заголовки в документе и структура документа я давала понятие «Навигация в документе». Чем больше по объёму текстовый документ, с которым вы работаете, тем сложнее в нём ориентироваться, выискивая нужное место. Word обеспечивает быстрый переход к нужному участку документа. Навигация по заголовкам позволяет просматривать заголовки документа и быстро переходить от одного заголовка документа к другому. Разумеется, такой тип навигации возможен только в том случае, если вы пользуетесь стилями Заголовков.

Что из себя представляет список рисунков или таблиц, которые мы вставляли? Это перечень ссылок на определённые абзацы в документе. Следовательно, щёлкнув по этой ссылке, мы переместимся на соответствующее название объекта.

Шаг 2. Удаляем абзац «Рисунок 7. Электросеть»:

И переходим к Перечню рисунков.

Шаг 3. Нажимаем в любом месте поля «Перечень рисунков» ПМ. Появляется контекстное меню:

Нажимаем команду «Обновить поле» и получаем такую картину:

И с изумлением видим, что после Рисунка 6 идёт Рисунок 8. Но название рисунка – это название объекта, а я уверяла вас, что это поле. Всё правильно! Мы с вами обновили поле, которое отвечает за сборку перечня рисунков. А поле «Название рисунка» мы не трогали.

Вывод: надо отправиться к полю «Название рисунка 8», нажать ПМ и из контекстного меню выбрать команду «Обновить поле»:

И по очереди обновить поле у всех следующих рисунков. Хорошо, что рисунков немного. А если много? Страшно представить объём работы.

Я никогда так не делаю. Я обновляю все поля целиком. Давайте удалим любое название таблицы. Например, «Таблица 2. Группы стандартов» на странице 1 Удалить надо вместе с символом конца абзаца.

Шаг 4. Выделяем абзац «Таблица 2. Группы стандартов» (см. Урок 2):

и удаляем его клавишей Delete с клавиатуры.

Чтобы лучше были видны изменения в документе, перейдите на последнюю страницу, там, находятся Перечень рисунков и Перечень таблиц.

Шаг 5. Выделяем весь документ, одновременно нажимая клавиши Ctrl+A (см. Урок 2). Или трижды щёлкнуть ЛМ по полосе выделения:

Шаг 6. Нажимаем замечательную клавишу F9 на клавиатуре:

И появляется окно:

Сейчас перед нами стоит задача: обновить всё целиком, а не только номера страниц.

Шаг 7. Устанавливаем в окне «Обновление списка иллюстраций» радиоточку «обновить целиком» и нажимаем ОК:

Не пугайтесь, если окно «Обновление списка иллюстраций» выскочит ещё один раз – ведь у нас два списка иллюстраций, два перечня. Опять устанавливаем в окне «Обновление списка иллюстраций» радиоточку «обновить целиком» и нажимаем ОК.

И любуемся обновлённым перечнем рисунков и таблиц:

Как видите, все номера рисунков и таблиц идут по порядку. Можете просмотреть весь документ и убедиться, что номера названий рисунков и таблиц тоже идут по порядку.

Теперь вы сможете:

1. Собрать перечень объектов Рисунок
2. Собрать перечень объектов Таблица
3. Дать определение понятию Поле
4. Обновить поля в документе функциональной клавишей F9

При редактировании документа я не боюсь назначать новые названия объектов или удалять имеющиеся. Я сразу определяю место для перечня объектов. Я не опасаюсь копировать и вставлять информацию с полями в любой другой документ. Просто на завершающем этапе я обновляю поля при помощи функциональной клавиши F9. Чего и вам желаю!

• Word
• Абзац
• Встроенные стили
• Диалоговое окно
• Дизайн документов
• Непечатаемые символы
• Перечень объектов
• Перечень рисунков
• Перечень таблиц
• Поле
• Символ конца абзаца
• Список иллюстраций

Вам будет интересно:

Урок 67. Организатор стилей текста

Урок 10. Диалоговое окно Абзац

Урок 40. Многоколоночный текст

Оставьте первый комментарий

Комментировать Отменить ответ

Профиль

Свежие комментарии

• Ilya к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Elena к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Ilya к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Elena к записи Урок 31. Перекрестная ссылка в документе
• Ilya к записи Урок 31. Перекрестная ссылка в документе

Архивы

• Август 2024 (1)
• Май 2024 (1)
• Март 2024 (1)
• Январь 2024 (3)
• Октябрь 2023 (1)
• Сентябрь 2023 (3)
• Июль 2023 (1)
• Июнь 2023 (2)
• Май 2023 (2)
• Апрель 2023 (1)
• Февраль 2023 (1)
• Январь 2023 (3)
• Ноябрь 2022 (2)
• Сентябрь 2022 (1)
• Август 2022 (4)
• Июль 2022 (4)
• Июнь 2022 (5)
• Май 2022 (8)
• Апрель 2022 (5)
• Февраль 2022 (6)
• Январь 2022 (3)
• Декабрь 2021 (2)
• Ноябрь 2021 (5)
• Октябрь 2021 (3)
• Сентябрь 2021 (1)
• Июль 2021 (1)
• Июнь 2021 (6)
• Май 2021 (1)
• Апрель 2021 (4)
• Март 2021 (5)
• Февраль 2021 (1)
• Январь 2021 (2)
• Ноябрь 2020 (2)
• Октябрь 2020 (1)
• Сентябрь 2020 (1)
• Июль 2020 (5)
• Июнь 2020 (2)
• Май 2020 (2)
• Апрель 2020 (3)
• Март 2020 (3)
• Февраль 2020 (1)
• Декабрь 2019 (2)
• Ноябрь 2019 (2)
• Сентябрь 2019 (1)
• Август 2019 (3)
• Июль 2019 (2)
• Май 2019 (2)
• Апрель 2019 (4)
• Март 2019 (1)
• Февраль 2019 (1)
• Январь 2019 (4)
• Декабрь 2018 (1)
• Сентябрь 2018 (1)
• Август 2018 (1)
• Июнь 2018 (1)
• Май 2018 (1)
• Апрель 2018 (2)
• Март 2018 (3)
• Февраль 2018 (3)
• Январь 2018 (8)
• Декабрь 2017 (2)
• Ноябрь 2017 (5)
• Октябрь 2017 (5)
• Сентябрь 2017 (11)
• Август 2017 (8)

Рубрики

Мета

Повышаем эффективность работы с Word

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе. Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов. Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером.

Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером.

Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « # » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « # » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат.

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе "Начать заново с 1"

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.

При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.

Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».

Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).

Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».

Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.

Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.

Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):

Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.

Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).

Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.

Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.

Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.

Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4).

Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».

Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.

re>Sub Кавычки ' 'Кавычки макрос ' ' If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _ Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend End If With Selection .InsertBefore Chr(171) 'вместо Char(171) можно использовать '(' .InsertAfter Chr(187) 'вместо Char(171) можно использовать ')' End With End Sub

Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.

Сравнение документов

Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.

Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.

Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.

Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).

Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.

Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:

Список сокращений

Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.

Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)

Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.

Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « » (« » для поиска только русских слов в верхнем регистре).

Устанавливаем чекбокс «Подстановочные знаки» (3), нажимаем «Формат» (4), выбираем «Шрифт», затем «Полужирный» и нажимаем «Ок». В строке «Заменить на» (5) появится текст « ^

Перемещение курсора

• CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево;
• CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо;
• CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх;
• CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз.

Удаление слова

• CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора;
• CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.

Начертание текста

• CTRL+B — Добавление полужирного начертания;
• CTRL+I — Добавление курсивного начертания;
• CTRL+U — Добавление подчеркивания;
• CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт;
• CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт;
• CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта;
• CTRL+SHIFT+ — Уменьшение размера шрифта.

Прописные буквы

• SHIFT+F3 — Изменение регистра букв.

Прочее полезное

• F4 – повтор последнего действия;
• Alt + двойной клик в любом поле таблицы – выделить таблицу.