Если информация оказалась полезной, присоединяйтесь к нашим каналам в Телеграме:
Рассылки в word из excel
Если у вас имеется перечень данных о студентах, включающий их имена, возраст, курсы, учебные заведения и пути к фотографиям на Excel, и вы хотите создать экзаменационные допуски для каждого студента в формате Word, как демонстрируется на следующем скриншоте. Для быстрого и простого формирования таких карточек вам может понадобиться функция слияния в Word.
Слияние данных и изображений из Excel в Word
Используйте функцию объединения писем для создания карточки с изображением, следуя приведённым ниже шагам по порядку:
Шаг 1: подготовьте список данных в Excel
1. Укажите нужные данные в таблице и введите адрес файла с изображением, как представлено ниже:
2. После этого необходимо изменить ссылку на изображение, добавив дополнительную косую черту после каждой уже существующей, смотрите скриншот:
Советы: если необходимо преобразовать несколько одинарных косых черт в двойные косые черты, вы можете применить Найти и заменить в Excel, чтобы найти и заменить их сразу.
3. После того как вы внесли данные, сохраните изменения и закройте файл Excel.
Шаг 2: Настройте документ Word
4. Вы можете создать и организовать формат карты в документе Word, как это продемонстрировано на изображении ниже, в зависимости от ваших требований:
Шаг 3. Установите связь между файлом Excel и документом Word.
5. После завершения форматирования информации в файле Word нажмите почтовые рассылки > Выберите получателей > Использовать существующий список, см. снимок экрана:
6. Затем в выскочившем Выберите источник данных выберите созданный файл Excel, а затем щелкните Откройте кнопку, см. снимок экрана:
7, В следующих Выберите таблицу диалоговом окне выберите рабочий лист, содержащий информацию об учащемся, которую вы хотите использовать, а затем щелкните OK, см. снимок экрана:
8. Затем поместите курсор рядом с ФИОи нажмите почтовые рассылки > Вставить поле слияния > ФИО, и ФИО Поле будет вставлено в текстовый документ, как показано ниже:
9. Затем вы должны повторить описанный выше шаг, чтобы вставить другие соответствующие поля для возраста, места жительства и колледжа, чтобы получить следующие результаты:
10. После вставки полей данных вы должны вставить поле изображения. Теперь поместите курсор в то место, где вы хотите отобразить изображение, а затем нажмите Вставить > Быстрые детали > Поиск, см. снимок экрана:
11. В появившемся диалоговом окне «Поле» выберите Включить картинку слева Имена полей панели, а затем в Свойства поля текстовое поле, введите что-нибудь, например Фото товара, а затем нажмите OK кнопку для сохранения настроек. Смотрите скриншот:
12. Теперь изображение вставлено в документ, но вы его не видите.
13. Далее кликните на изображение и нажмите Alt + F9, чтобы переключиться на режим кода поля, как видно ниже:
14. Выберите слово Изображение в выделенном коде изображения, а затем нажмите кнопку почтовые рассылки > Вставить поле слияния > Фото, см. снимок экрана:
15. После нажатия на Фото поле, код будет преобразован, как показано на скриншоте ниже:
16. Теперь нажмите Alt + F9 снова, но изображение все еще не видно.
17. Продолжайте нажимать на почтовые рассылки Вкладка, а затем нажмите кнопку Завершить и объединить > Редактировать отдельные документы, см. снимок экрана:
18. В выскочившем Объединить в новый документ диалоговое окно, выберите Все из Объединить записи, А затем нажмите OK .
19. Откроется новый документ со всей информацией о данных, но изображения по-прежнему могут быть не видны, см. снимок экрана:
20. Чтобы сделать изображения видимыми, нажмите Ctrl + для выбора всего содержимого файла Word, а затем нажмите F9 ключ, в появившемся диалоговом окне «Уведомление о безопасности Microsoft Word» щелкните Да кнопку, см. снимок экрана:
21. После нажатия кнопки «Да» вы увидите, что файл слова заполнен объединенным изображением, а информация о данных хранится на листе Excel, как показано ниже:
Затем вы можете распечатать и сохранить файл по мере необходимости.
Создание персональной рассылки при помощи MS Word и MS Excel
В последние годы именные рассылки становятся всё более распространёнными. Поздравления, обращения, приглашения, именные счета и предложения, а также печать адресов на конвертах — этот список можно продолжать. Возможно ли справиться с такой задачей без использования специализированных программ? Безусловно. В этой статье мы рассмотрим, как можно автоматизировать процесс создания именной рассылки с помощью приложений MS Office 2000 (MS Word и Excel).
8,8 тыс. открытия
Константин ВЕСЕЛКОВ
Источник: Журнал "Бухгалтер и Компьютер" №2 2004г
Как решить такую задачу? Первое, что приходит в голову, — просто взять и отредактировать вручную нужное число строк, страниц. Но этот способ хорош, если нужно разослать письмо по трём–пяти адресам. А если, например, их больше сотни?
Кроме того, при большом числе адресатов полезно задаться вопросом: а сколько всего времени нужно потратить на эту работу (с учётом проведения повторных рассылок и возможности ошибок в макете)? И вообще, как контролировать сам факт включения конкретного клиента в рассылку, ведь в нашем случае текст письма не содержит даже фамилии адресата.
Вот тут и появляются мысли о необходимости автоматизировать эту рутинную работу при минимальных затратах. Оказывается, возможность сделать всё нам необходимое без привлечения программистов уже давно (по крайней мере начиная с MS Word 6.0) встроена в MS Office, но, что удивительно, знают о ней далеко не многие, в том числе даже опытные пользователи. Называется эта возможность “слияние документов”. В статье данная функция иллюстрируется на примере применения MS Office 2000.
Сразу оговоримся, что подготовка рассылки с использованием слияния также требует выполнения определённого объёма работ (в основном — по подготовке данных), но при этом выгодно отличается от “ручного” редактирования файла следующим:
» можно достаточно точно определить временн€ые затраты на подготовку рассылки; » замена или исправление макета документа не приводит к катастрофической потере времени; » список рассылки существует в виде отдельного документа, что значительно упрощает контроль за её осуществлением; » сформированный список рассылки может использоваться многократно (например, для регулярного поздравления адресатов со всеми праздниками; для регулярной рассылки счетов и т. д.).
Как работает режим слияния документов
Чтобы создать финальный документ, нужен список рассылки и основной документ слияния, который будет служить в качестве шаблона.
Список рассылки может храниться в виде таблицы Word, таблицы HTML, текста либо таблицы данных СУБД — MS Access, dBase, FoxPro или любой другой СУБД, для доступа к которой на вашем компьютере есть драйвер ODBC (Open Database Connectivity — открытый интерфейс доступа к базам данных; драйвер ODBC — модуль, который применяет функции ODBC, позволяющие прикладной программе взаимодействовать с СУБД). Мы рассмотрим хранение списка рассылки не в СУБД, а в файле MS Excel. Такой вариант, на наш взгляд, оптимален, потому что, во-первых, не требует от пользователя специальных знаний теории хранения данных и, во-вторых, потому что MS Excel сам по себе обладает большим набором удобных средств обработки и визуального представления данных (таких, например, как фильтрация или сортировка). Однако при выборе среды для хранения данных нужно также помнить и об определённых ограничениях, имеющихся в MS Excel. В частности, один лист Excel (сразу определимся с терминами: книга MS Excel — это файл, используемый для обработки и хранения данных; в свою очередь книга состоит из нескольких листов) не может содержать более 65 536 строк, так что если поздравительный список ваших знакомых (клиентов, избирателей) превышает это число и его не удаётся логически разделить на более мелкие фрагменты, то для хранения такого объёма данных необходимо будет использовать уже какую-либо СУБД.
Основной документ слияния создаётся в MS Word. В его текст включаются поля, соответствующие столбцам из списка рассылки (“поля слияния”).
При проведении слияния для каждой строки из списка рассылки поочерёдно выполняются следующие действия:
» поля макета заполняются значениями из очередной строки; » заполненный макет добавляется в конец результирующего документа.
На рис. 2 изображён пример списка рассылки в формате книги MS Excel. Нужно заметить, что подготовка списка рассылки — это, как правило, наиболее трудоёмкая операция. Информацию о клиентах нужно выверить, очистить от “мусора”, грамотно разделить по столбцам. При разделении на столбцы следует помнить, что поле слияния в макете документа соответствует столбцу в списке. В примере на рис.
2 столбцы “Компания”, “Фамилия_И_О”, “Индекс”, “Страна_Город” и “Адрес” будут использоваться для решения другой задачи — надпечатки почтовых конвертов, в которые будет вкладываться именное поздравление.
Советы по формированию списка в MS Excel
В MS Excel используется большое количество различных логических правил и умолчаний, зачастую скрытых от пользователя. Поэтому, чтобы формируемый вами список был пригоден для проведения процедуры слияния, рекомендуется соблюдать ряд правил, которые мы приводим ниже.
1. Левый верхний угол списка данных должен размещаться в левом верхнем углу (в ячейке A1) листа.
2. Заголовки столбцов следует располагать в верхней части таблицы. Для первой строки необходимо задать формат ячеек как “Текстовый” (через меню Формат ® Ячейки). В названиях столбцов лучше избегать использования пробелов, запятых и кавычек.
3. Для форматирования списка нельзя использовать полностью (по всем позициям) пустые строки или полностью пустые столбцы. Пустая строка или столбец воспринимаются Excel как конец списка!
4. Если суть данных такова, что в них могут содержаться пустые значения, нужно присвоить списку имя. Для этого необходимо выделить соответствующий диапазон, содержащий данные списка, через пункт меню Вставка ® Имя ® Присвоить. открыть диалог присвоения имени и ввести имя диапазона, используя латиницу (например, Database). Рекомендуем присваивать имя диапазону столбцов, иначе при добавлении в список новых строк придётся каждый раз изменять границы диапазона.
5. На том листе, где размещён список рассылки (рис. 2, лист “База данных”), не следует размещать другие данные.
6. Для всех ячеек списка целесообразно установить текстовый формат (если это невозможно, то по крайней мере — один и тот же формат ячеек внутри каждого столбца данных).
7. Текстовые данные не должны содержать непарные (незакрытые) кавычки.
8. Текстовые данные не должны содержать пробелы перед началом текстовой строки.
В ходе преобразования уже имеющихся данных в формат списка, пригодный для проведения слияния, наверняка придётся использовать функции текстовой обработки строк. Так, некоторые столбцы могут содержать вычисляемые при помощи формул значения, поэтому перед проведением слияния рекомендуем заменить в таких столбцах формулы на сами значения. Для этого нужно выделить заменяемый (содержащий формулы) диапазон, скопировать его (Ctrl+Ins или пункт меню Правка ® Копировать) и вставить на прежнее место, используя пункт меню Правка ® Специальная вставка. В диалоге Специальная вставка, который откроется при выборе этого пункта меню, нужно выбрать вариант Значения.
Формирование основного документа слияния
Продолжим разбор примера. Рассмотрим шаги по формированию основного документа слияния с использованием готового макета поздравления.
Этап 2. Извлечение данных. В окне Слияние нажмём на кнопку Получить данные и из выпадающего меню выберем Опции для открытия источника данных (см. рис. 3).
Закроем диалог слияния. Теперь в панели инструментов стала доступна кнопка Добавить поле слияния. Если её нажать, то в выпадающем списке будут отображаться поля слияния, соответствующие столбцам данных из списка (сравните со списком на рис. 2).
Шаг 3. Вставка полей слияния в основной документ. Для вставки поля слияния в основной документ нужно подвести курсор к позиции, в которой требуется его разместить, и выбрать нужное поле кнопкой Добавить поле слияния (рис. 4). Выбрать шрифт для отображения поля можно обычным способом.
В нашем примере нужно поместить поле Обращение между рисунком и строкой “Поздравляем Вас с днём рождения” и установить для поля тот же шрифт, что и для текста поздравления.
Подготовка основного документа слияния завершена. После сохранения документа его можно закрыть. При повторном открытии связь с источником данных устанавливается автоматически, а в панели инструментов отображается панель “Слияние”. Обратите внимание, что в основном документе сохраняется информация о каталоге, в котором должен размещаться файл источника данных. Если этот файл был удалён или перемещён, при открытии документа появится сообщение об ошибке.
Выполнение процедуры слияния
Шаг 4. Входная проверка. Перед формированием итогового документа полезно посмотреть на то, как он будет выглядеть. После выполнения шага 2 в панели инструментов стали активными кнопки навигации (рис. 5), позволяющие вам, перемещаясь между строками списка, просматривать внешний вид соответствующих страниц итогового документа.
Кнопка используется для переключения между режимами отображения названий полей/значений полей.
Нужно проверить внешний вид итогового документа для строк списка, в которых содержатся самые длинные и самые короткие строки. Кроме того, следует проверить соответствие общего количества страниц в итоговом массиве документов общему количеству строк в списке. Обратите внимание, что, если длина поля в основном документе не совпадает с длиной соответствующей строки в списке, в итоговом документе страницы могутсбиваться (и тогда там могут возникать дополнительные, “сбойные” страницы). Способ разрешения таких проблем — использование более мелкого шрифта для отображения поля в Word, либо изменение внешнего вида основного документа, либо изменение длины конкретного текстового значения в списке.
Шаг 5. Объединение. Для запуска процедуры слияния нажмём кнопку Объединить. (она доступна через панель инструментов и через диалог слияния). На экране возникнет диалог управления слиянием (рис. 6).
С помощью диалогового окна можно выбрать определённый диапазон строк из списка, который затем будет включён в итоговый документ, а также определить место слияния: в новый документ, на принтер или отправить по электронной почте. Используя кнопку "Отбор записей", можно задать логические условия для отбора строк из списка. Выбираем "Новый документ" и нажимаем кнопку "Объединить".
Происходит автоматическое формирование итогового документа. Название документа по умолчанию выбирается также автоматически, с учётом числа попыток объединения (“Формы1”, “Формы2”, “Формы3” и т. д.).
Шаг 6. Выходной контроль. Завершив формирование документа, его нужно переименовать и сохранить. Рекомендуем повторить действия шага 4.
И вот итоговый документ с поздравлениями сформирован. Последнее, что осталось сделать, — распечатать его, вложить в конверты и разослать адресатам. При этом подготовка файла для надпечатки конвертов проводится аналогичным способом.
