Как сделать в word автозаполнение?
Алессандро задал вопрос: Я хочу создать шаблон в 2007 году, используя элементы управления, при этом элемент должен повторяться в нескольких местах документа. То есть я изменил дату в начале, и она менялась по всему документу. То же самое сделано в стандартном шаблоне «Современный отчет». Например, есть «подзаголовок», и эти элементы Выделены оранжевыми «тегами».
Но у меня ничего не работает, да и ничего нормального по этой теме в хелпе нет. Стандартные шаблоны редактора в Word 2007 используют именно элементы управления содержимым, а не закладки с полями REF в версии редактора Word 2003 (прочтите примечание).
Самый простой способ добавить повторяющийся информационный блок в ваш шаблон (использовать шаблоны, а не документы!) — использовать стандартные блоки (экспресс-блоки). На вкладке «Вставка» ленты в группе команд «Текст» нажмите кнопку «Экспресс-блоки». В списке команд выберите Свойства.
Откроется дополнительное меню из 15 встроенных свойств документа: Для наших целей подходят два свойства: Annotation и Annotation. Вставьте в документ один из предыдущих блоков, например Заметку, и при необходимости задайте его свойства. Чтобы установить свойства блока, выберите блок, перейдите на вкладку «Разработчик» и в группе команд «Элементы управления» нажмите кнопку «Свойства».
Откроется диалоговое окно «Свойства элемента управления содержимым: В этом окне вы можете редактировать данные в полях Name, Tag, устанавливать стиль для блока и т.д. Теперь скопируйте этот элемент в буфер обмена и вставьте его в любое место документа, где вы планируете разместить повторяющийся фрагмент текста.
После редактирования текста в первом блоке и выхода (размещения курсора вставки в любом месте документа) текст во втором блоке изменится автоматически. В этом случае не имеет значения, на какой блок вы меняете текст: во втором или третьем (если у вас несколько одинаковых блоков). Редактирование текста в любом блоке изменит текст во всех ваших блоках.
Но у этого решения есть недостаток. В вашем шаблоне может быть более одного блока текста (с определенным текстом), который необходимо повторить в нескольких местах документа. Если вы введете другую заметку, ее текст будет похож на текст в блоках, которые уже существуют в документе. Но что, если вам нужно добавить еще один блок с другим текстом? Какой выход?
Один из разработчиков надстроек для Word Radactor — Грегори Макси — создал специальный шаблон надстройки для Word 2007, с помощью которого вы можете создавать различные текстовые элементы в своих шаблонах для реализации повторяющихся данных в вашем тексте. Вот ссылка на статью Грега (в конце статьи есть ссылка на сжатый файл шаблона):.
Распакуйте архив в папку ЗАПУСК (C: Program FilesMicrosoft OfficeOffice12STARTUP) и перезапустите редактор. На ленте редактора появится вкладка Надстройки, на которой будут размещены три кнопки: Работа с этой надстройкой очевидна и несложна (достаточно базовых знаний английского языка). Все объяснено на странице автора в картинках.
Перед созданием своих блоков вам необходимо сохранить документ с одним из расширений Word 2007. Однако программа сама вас предупредит об этом. Договорные отношения давно прочно вошли в нашу жизнь, контракты встречаются везде и везде, без заключения какого-то договора практически ничего не обходится.
Оказание услуг, выполнение работ, предоставление материальных ценностей, сдача имущества в аренду, купля-продажа и многое другое — это все договоры. Договоры, как правило, составляют юристы и учитывают все нюансы конкретного бизнеса.
Кураторы, с другой стороны, имеют дело со стандартными договорными формами и выполняют с ними аналогичные и повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать. Затем руководители контрактов или кураторы с помощью текстового редактора (например, Microsoft Word) вносят изменения в стандартные формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата контракта, имя контрагента, стоимость договор, паспортные данные, банковские реквизиты.
При этом пересчитываются разные суммы, например НДС, кстати, суммы в договорах часто дублируются на словах. Для составления преамбулы договора такие параметры, как имена, фамилии и должности склоняются в нескольких случаях. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительному напряжению. Чем крупнее договор, чем больше в нем разнообразных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его составление.
Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word
Контракты с автозаполнением могут быть реализованы по-разному, но хотелось бы остановиться на наиболее удобном и доступном. И как ни странно, этот метод встроен в сам текстовый редактор Microsoft Word. Интегрированный в редактор язык программирования Visual Basic для приложений позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, которые, несомненно, включают составление контрактов.
Есть много типов договоров: трудовой договор, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, договор займа и т.д., но все они имеют примерно одинаковые поля для заполнения. Если вы пометите эти поля особым образом в шаблоне контракта и запросите необходимую информацию у пользователя через диалоговое окно, вы можете программно заменить эти поля необходимой информацией.
При этом пользователю все равно придется выполнять часть рутинной работы при вводе данных в специальную форму — диалоговое окно, но только часть, все остальное сделает автомат. Надстройка запускается, диалоговое окно вызывается нажатием кнопки, отображаемой в меню или на ленте, в зависимости от приложения. использовать систему для быстрого заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд.
Во-первых, вам нужно решить, какие параметры будут запрашиваться у пользователя надстройки, и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее вам необходимо скачать и установить надстройку для Word для составления контрактов. Заранее пометьте шаблон контракта метками, описанными в дополнительной документации. Откройте шаблон контракта и вызовите диалоговое окно надстройки. Затем заполните поля диалогового окна (только часть полей заполняется вручную, другая часть генерируется автоматически, например, суммы, записанные словами и датами) и запустите программу, нажав кнопку «ОК».
Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами
Если между юридическими лицами заключен договор, доступны для редактирования (запрашиваются у пользователя в диалоговом окне): названия организаций, имена их представителей, адреса и банковские реквизиты. Суммы, валюта и налоговые ставки также могут отличаться. Все эти параметры контракта вводятся для заполнения специальной формы — диалогового окна. В надстройке реализованы выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), конвертация дат, автоматический расчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (если этот налог доступен), автоматическое написание суммы контракта и налога в письмах — автоматическое распознавание пола подписавшего по имени и отчеству с последующим отклонением в родительном падеже (для преамбулы), фамилии, имени и отчества. Если в данных подписывающей стороны вместо полных имен используются инициалы, программе потребуется подсказка о поле подписывающей стороны с помощью параметра M / F. После автоматического заполнения полей сгенерированный контракт сохраняется с уникальным именем в папке, где модель сохранена. дополнение для составления договора между юридическими лицами (полная версия) На практике чаще используется упрощенная дополнительная модель, когда «собственные» реквизиты указываются в тексте договора и не подлежат изменению, а в диалоговом окне запрашиваются только данные о контрагенте. видео о том, как работать с аддоном дополнение для составления договора между юридическими лицами (сокращенная версия)
Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом
Договоры между юридическими и физическими лицами различаются наличием паспортных данных одной из сторон. Таким образом, в диалоговом окне немного другой набор полей, где помимо паспортных данных есть адреса и номера телефонов. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем абзаце. дополнение для составления договора между юридическим и физическим лицом (стандартная версия)
Возможности надстроек для заполнения договоров
Дополнения позволяют: 1) выбор валюты; 2) преобразование даты в форму «26» сентября 2013 г; 3) автоматический расчет НДС с округлением до второго знака после запятой (при наличии этого налога); 4) автоматическое написание суммы договора и налога буквами; 5) автоматическое распознавание пола подписавшего по имени и отчеству с последующим уклонением от родительного падежа должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы); * Если в данных подписывающей стороны вместо полных имен используются инициалы, программе потребуется подсказка о поле подписывающей стороны с помощью параметра M / F. 6) автоматическая генерация инициалов подписантов; 7) автоматическое сохранение сформированного контракта с уникальным именем в папке, где хранится модель; 
8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel; 9) экспортировать данные из файла Excel в диалоговое окно. Точно так же вы можете настроить составление любого шаблона документа для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, агентов по недвижимости и многих других.
Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel
Контракты, соглашения, доверенности, приказы, петиции, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel с помощью универсальной надстройки. Количество редактируемых полей в документе не привязано к полям в диалоговом окне, поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Чтобы скомпилировать активный документ Word, просто укажите файл Excel с исходными данными. Кроме того, предусмотрена массовая компиляция документов Word. надстройка Word для заполнения документов Word данными из Excel вы также можете изменить стандартные надстройки, представленные на этой странице, для индивидуальных параметров: удалить ненужные, добавить новые текстовые поля и раскрывающиеся списки диалогов (цена договорная).
Надстройки для Excel по заполнению любых документов Word
Все вышеперечисленные надстройки установлены в Microsoft Word. Вы также можете использовать надстройки, установленные в Excel, для заполнения шаблонов документов Word. Это запустит надстройку из Excel. В случае, если исходные данные вставлены в рабочий лист книги Excel, имеет смысл использовать надстройку для Excel, чтобы не делать лишних движений и не переключаться между приложениями. Узнайте больше об использовании надстроек для Excel.
Автозаполнение документа Word Без Excel через текстовые поля 2022
Столкнулся с тем, что все инструкции связаны со сложной автоматизацией с использованием кучи каких-то файлов, экселя и его таблиц, связей документов и так далее. Всё можно сделать гораздо проще!
Автозаполнение документа или договора Word Без Excel – как это сделать?
Сколько же я намучался, забивая запросы типа “как сделать автозаполнение word без экселя” или “заполнение документа значением поля” или “word значение поля в текст автоматически“. На самом деле всё оказалось не так сложно, как я изначально предполагал.
Да, можно делать очень полезные связки документов, когда мы заполняем эксель, а потом у нас шаблон ворда из него берет информацию. Но объяснить какому-нибудь муниципальному сотруднику как это делать – задача практически невозможноя.
Так вот, всё что нам потребуется – это Microsoft Word Документ. В нем мы создадим поля, настроим страницы и всё будет автоматически наполняться.
Инструкция как сделать автозаполнение документа Word из полей
Для примера возьму документ договора, где есть заказчик, исполнитель, дата документа и сумма договора, которые мы хотим подставлять из полей.
Пример документа с автозаполнением из полей делаю в microsoft office word 2019 (автоматизация заполнения документов word без эксель).
- Формат документа DOCM. Создаем новый документ и сохраняем его в формате docm (Документ Word с поддержкой макросов).
- Вкладка “Разработчик”. Файл – Параметры – Настроить ленту. В выпадающем списке выбираем “Основные команды”, затем выделяем ниже строчку “Разработчик”, и по середине жмем “Добавить”. Справа появляется “разработчик” с плюсиком, жмем Ок, и видим, что теперь вверху есть вкладка “Разработчик”.
- Делаем страницу с полями для ввода данных документа (договора). Кликаю в начале договора, жму вставка – разрыв страницы, и в итоге у меня пустая первая страница. На ней создаю табличку, это не обязательно, и начинаю там создавать поля.
Делаем страницу с полями для ввода данных - Создаём поля для ввода текста для автозаполнения документа. Кликаем в любое место документа, где нам нужно поле. Переходим во вкладку Разработчик. Вставляем не просто текстовое поле, а именно СТАРОЕ текстовое поле. То есть выбираем там уже иконку “Инструменты из предыдущих версий”, затем “Поле (элемент управления формы)”. И вставляем куда нам нужно.
- Настраиваем поля Word для автозаполнения. Когда поле есть на странице, жмем по нему правой кнопкой и во всплывающем меню выбираем “Свойства” (поля).
Настраиваем обязательно следующие параметры поля: — Текст по-умолчанию: тут свой текст. — Закладка: на английском, уникальный идентификатор поля. Придумайте что-нибудь понятное, это нам пригодится далее. — Ставим галочки (чек-боксы) “разрешить изменения” и “вычислить при выходе”. В данном примере я создал текстовое поле, в котором будет Дата договора (по сути это любой текст). Мне главное, чтобы я в одном месте ввел данные, а в других местах документа текст из поля автоматически заполнился. И в данном случае это будет то, что я назвал датой. - Настраиваем подстановку текста из поля в документ. ЕСТЬ ДВА СПОСОБА: ВРУЧНУЮ СОВСЕМ, И ЧЕРЕЗ СВОЙСТВА ПОЛЕЙ. Разберем первый способ: вставка текста из поля в документ через закладку ctrl+f9. Для этого выбираем место, где у нас должно подставиться значение поля. Мы помним, что в нашем случае уникальный идентификатор (название закладки) в примере: POLEDATE. В этом месте кликаем мышкой левой кнопкой (просто чтобы там курсор мигал), затем на клавиатуре нажимаем сочетание клавиш Ctrl+F9 (контрол плюс эф девять). Видим, что появились фигурные скобки с серым фоном, и мы можем внутри печатать.
Печатаем внутри следующее: REF POLEDATE. Поясняю: внутри фигурных скобочек, должно быть три буквы заглавных REF, затем пробел, затем то как мы назвали закладку (идентификатор поля). В нашем случае это POLEDATE, а может быть что угодно. Больше ничего жать не нужно, можно убрать оттуда курсор. Вот как это выглядит в итоге: 
Второй способ: вставка значения поля из другого поля автоматически через закладку REF. Это практически тоже самое, только не нужно нажимать ничего на клавиатуре. По мне так, дольше, но вдруг вам там понятнее. Так же создаем поле, в этом примере возьму сумму договора. При создании поля (см. п. 5) я ввел название закладки поля (уникальный идентификатор) pole_stoimost. 
Только теперь, когда мы нажали в место документа, куда хотим подставить данные автоматически (курсор там мигает), мы вставляем поле. Выбираем вкладку “Вставка”, затем “Экспресс-блоки”, затем “Поле” (как на скриншоте ниже): 
Это поле нужно настроить так, чтобы в него подставлялось значение другого поля автоматически. При вставке поля из экспресс-блоков, или когда вы потом можете нажать правой кнопкой Свойства поля, настраиваем так. Слева выбираем тип поля “Ref”, и дальше выбираем название нашей закладки, т.е. идентификатор поля, откуда надо подставить текст. В нашем случае это pole_stoimost: 
(вот кстати выше видно на скриншоте еще ошибку “Ошибка! Источник ссылки не найден.” – это происходит, когда вы ввели REF Несуществующая закладка, например. То есть не найдено поле (закладка) с тем идентификатором уникальным. И надо просто проверить свойства полей.). Короче, так или иначе, подытожу: — Создали поле через Разработчика. — У него в свойствах прописали уникальный идентификатор (название закладки). — Вставили через CTRL+F9 или экспресс блоки – поле (место) куда будет подстваляться текст из первого поля, указав такой же идентификатор. - Автозаполнения документа значением из полей через F9 или печать документа. Ну.. тут уже все понятно должно быть – насоздавали полей сколько нужно, поставляли в места куда нужно. По-умолчанию, Word будет автозаполнять документ автоматически, если весь документ выделить (ctrl+a например) и нажать кнопку F9. Места с REF и полями преобразуются в то, что есть в оригинальном поле-закладке. Но есть трудность – сложно объяснить людям как это работает, что выделять и как обновлять эти поля. Я выбрал способ попроще – чтобы поля автоматически обновлялись при печати (печатать почти все умеют как). Лезем в настройки (файл – параметры), там выбираем “Экран” и отмечаем галочку “Обновлять поля перед печатью”.
Теперь, каждый раз когда через Файл – Печать или Ctrl+P будет печататься документ – поля будут обновляться (текст автоматически подставляться), т.е. тоже самое что через выделение документа и нажатие F9. - Наводим красоту: запрет редактирования, номера страниц. Ну и еще два момента.
Во-первых, документы пронумерованы обычно. И основная проблема – что страница с полями тоже печатается, а в официальном документе её быть не должно. Соответственно, способа убрать страницу word из печати автоматически я не нашел. Поэтому, выкрутился по-другому. Через настройки колонтитула (несколько кликов по нижней части документа (или где там у вас номера страниц)), переходим в свойства, номера страниц, и там выбираем начать с “0″, с нуля короче.
Таким образом, страница с полями становится как бы нулевой, и договор печатается как надо, первая страница договора остается первой. И второе, защита от редактирования, чтобы только вводили данные в поля. 
Сделал просто – Рецензирование – Ограничить редактирование – Да, включить защиту, ну и пароль 1. Отключается так же, только не все видят – там внизу кнопка становится “отключить защиту”.
Считаю обязательным выложить для вас сам документ, который использовал в этой инструкции. Если сильно запутались, можете просто из него скопировать оригинальные поля (которые в таблице) которые заполняются, и поля которые принимают автоматически значения из других полей.
Скачать пример автоматическое заполнение Word из полей: Автозаполнение документов Word Без Excel через текстовые поля docm (пароль на отключение защиты: 1 (просто единичка)).
P.S. Почему формат docm? На самом деле потому, что если формат doc или docx – то не работает вкладка “разработчик” где поля (ну не вставляются они). При этом – само автозаполнение прекрасно работает. Совет – делайте всё в docm, а итоговый результат, уже с защитой от редактирования – сохраните в обычный формат doc/docx и отдавайте, всё там прекрасно работает и печатается.
Что не так со «слиянием» в word+excel и как по уму автозаполнять шаблонные документы
Надысь зашел здесь в комментах разговор про автозаполнение документов по шаблону. Там было такое мнение:
По поводу автоматизации и шаблонизации актов лучше использовать "слияние" в word+excel.
Я-то знаю что лучше) Поэтому предложил другую концепцию автозаполнения. Не убедил. Но концепция оказалась востребована — люди интересовались, смотрели и скачивали необычно много для воскресенья. Поэтому захотелось порассуждать на эту тему — о разных парадигмах автозаполнения и почему майковский вариант не всем заходит.
Дисклеймер
Большое количество типовых документов состоит из 1 — 2 страниц. Это разнообразные акты, накладные, выписки, справки, договора, уведомления. Как правило, в них меняются даты, ФИО и пара цифр. Такие документы заполняются десятками и больше за день.
Другой класс типовых документов, — заключения, отчеты и прочие результаты аналитической работы, — требуют для подготовки объемный сбор данных и проведение сложных расчетов. В них нужно заполнять таблицы с объединенными ячейками и с разным количеством строк. Нужно включать иллюстрации, сканы, графики, фото. Они состоят из десятков и сотен страниц, разделенных на несколько глав.
Такие документы оформляют единицами в день или в неделю. Там тоже меняются даты и ФИО. И десятки или сотни цифр. Казалось бы — это же совсем разные документы, разные ситуации с ними и соответственно нужны разные инструменты для их автозаполнения. Но есть нюанс)
Работает — не трогай!
На самом деле есть возможность поменять все связи связанных документов xlsx и docs за один раз. Если найдете нужную кнопку в нужном подменю нужного меню.
И поймете как оно работает. Можно же просто указать какой конкретно файл использовать для заполнения шаблона? Это для слабаков. Сильные курят справку. Сильные роют интернет.
Будь сильным! Заполняй word из excel по заветам Майкрософт!
Что вообще такое эти связи связанных документов xlsx и docs? Это вступительное испытание в клубе стрельбы себе по ногам?
Сказано же — не трогай!
Настроил автозаполнение, а потом решил подправить файл Excel?Пффф ))) .. Сорян!)
По секрету. Можно редактировать и после. В пределах здравого смысла. Но, да, официально черным по русскому написано — нельзя. Ну, нельзя — так нельзя.
В одни руки — один лист
Почему, Билл, почему. У тебя листов в Экселе не хватает на всех? Хочется же по уму оформить источник данных xlsx: на одной вкладке — данные договора, на второй — исходные данные, на третьей — промежуточные, на четвертой — выводы, на пятой — примечания и т.д. Низзя(
Все не то, чем кажется
Так выглядит поле в word для подстановки в него данных из excel. Нормально вроде выглядит? Просто слово в кавычках. Казалось бы, что тут такого? Но если вы его захотите поправить.. Поставить на него курсор и поправить..
Например, Номер на Номер 1. Или на поле из списка, например — Имя. Обломитесь. Низзя. Просто поправить — низзя. Ну вот низзя просто.
Это Майкрософт, детка. На самом деле, если заглянуть в изнанку такого поля Номер, там будет что-то типа такого: 
Те, кто рискнут заглянуть в эту бездну, должны сначала прочитать надпись над входом в нее: 
Так что, если у вас слишком длинная жизнь и вы хотите потратить ее на путешествие далеко за рамки..
Нельзя так просто взять и заполнить автоматом документ по шаблону
- Слияние с использованием таблицы Excel
- Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word
- Вставка полей слияния
- Персонализация писем с помощью слияния
Там будет еще много ссылок и вставок на сопутствующие и второстепенные темы, так что удачи не заблудиться и не забыть кто вы, где вы и зачем вам все это надо. В этом вам поможет учебный курс. После освоеня которого вам дадут Советы по использованию промежуточного слияния, покажут Добавление настраиваемых полей слияния и отправят в направлении Дальнейшая персонализация документов. Удачи.
Серебряная пуля
Или можно пойти коротким путем. Никакого хардкора, никакого Майкрософта. Всего три экрана с объяснением, половина из которых — иллюстрации. И можно править поля прямо в тексте. И можно разносить вставляемые данные в Excel по вкладкам. И можно копировать файлы как угодно, даже отправить коллеге. И вообще нет связей связанных документов (Билл, прости мне это святотатство!).
Про вставку целых таблиц, изображений и контроль результата слияния уже не будем тут поднимать.
Но. Сможете ли вы после этого гордо сказать:
Зачем использовать стороннюю надстройку, когда встроенный функционал справляется с этой же задачей.
Звучит! Хотите лишить себя этой фразы?
Ну и надо же всегда расти над собой. Попробуйте на коллегах заклинание "Я умею в слияние в Word+Excel!" → Вам гарантировано +100 lvl к уважению. Никто не может — вы можете!
И сравните с реакцией на "надстройка сама автоматом заполняет отчет / заключение / форму / спецификацию":
И чо?
Это не все претензии к "слиянию" word+excel. Но, кажется, достаточно для обозначения ситуации.
Корень проблемы наверное в том, что UI/UX для слияния майки разрабатывали в доинтернетное средневековье. В те времена обычным делом было прохождение инструктажей и получение допусков к работе на ПЭВМ. Получали такой допуск знатные ботанЫ, для которых за счастье было потратить неделю на конспектирование майковской методички по слиянию и последующие упражения его использования.
Сейчас времена изменились и документы чаще составляют люди не самой высокой ботанической квалификации. Появилось понятие "интуитивно понятный интерфейс". Уровень удобства "любой профессор за месяц разберется" уже не считается достаточным для юзабилити. Тем не менее, люди бывают разные и каждый найдет себе инструмент по душе.
Всем доброй пятницы!
- Visual Basic for Applications
