Этот урок относится к теме: "Word".
Итак, для начала, посмотрим как можно изменить стандартный шаблон документа в Word 2007 и в Word 2010.
Запускаем программу. В Word 2007 нажимаем кнопку MS Office и выбираем команду "Открыть". В Word 2010 нажимаем кнопку "Файл" и команду "Открыть". В окне "Открытие документа" в папке "Шаблоны" двойным щелчком открываем файл Normal.dotm: Подтверждением открытого шаблона служит соответствующее имя в строке заголовков:
Делаем настройки для нового шаблона. Устанавливаем соответствующие поля, красную строку, межстрочный интервал, шрифт как и для обычного документа. Закончив, нажимаем кнопку MS Office и команду "Сохранить". В Word 2010 нажимаем кнопку "Файл" и команду "Сохранить". После этого, просто, закрываем окно Normal.dotm.
Теперь, когда мы снова запустим редактор, новый документ будет создаваться на основе измененного нами шаблона.
Однако, не всегда целесообразно форматировать стандартный шаблон Normal.dotm. Оптимальным решением будет создание альтернативного пользовательского шаблона.
Для создания нового шаблона пройдем по кнопке в команду "Создать". В окне "Создание документа", в группе "Мои шаблоны":
откроется диалоговое окно "Создать". В Word 2010 нажмем, для этого, кнопку "Файл", команду "Создать" и кликнем симпатичную иконку "Мои шаблоны":
В окне "Создать" выделяем значок "Новый документ и определяем его как шаблон. Подтверждаем кнопкой "ОК".
Открывается окно редактора с именем "Шаблон1". Устанавливаем настройки для нового шаблона: отступ первой строки, размер, начертание шрифта, и другие.
Для сохранения нового шаблона нажимаем кнопку и команду "Сохранить как". В Word 2010 нажимаем кнопку "Файл" и команду "Сохранить как". Этой команде соответствует клавиша F12. В окне "Сохранение документа" именуем шаблон и сохраняем его в папке "Шаблоны". Называем его, например, "Отчет". Типом файла должен быть "Шаблон Word".
Это — файл с расширением .dotx, то есть файл без включенных в него макрокоманд — макросов.
И закрываем окно приложения "Шаблон1".
Теперь, чтобы создать документ на основе шаблона "Отчет" открываем редактор и проходим по пути: — "Создать" — "Создание документа" — "Мои шаблоны". А в Word 2010 проходим по пути: "Файл" — "Создать" — "Мои шаблоны". В диалоговом окне "Создать" выделяем значок шаблона "Отчет" и определяем его как документ:
Подтверждаем кнопкой "ОК". Открывшийся пустой документ с именем "Документ2" и будет основан на параметрах шаблона "Отчет". А шаблон с именем "Новый документ", это — стандартный шаблон Normal.dotm.
Таким образом, можно создать несколько заготовок-шаблонов для различного типа документов. Применение шаблонов — рациональный подход к созданию и редактированию типовых документов.
Вернуться к теме: Word.
Создание шаблона MS Word: упрощение процесса и повышение качества контента
Шаблоны документации необходимы для стандартизации и упрощения процесса создания документов. Предоставляя готовую структуру и формат для различных типов документов, шаблоны позволяют сэкономить время и ресурсы. Они также помогают обеспечить единый стиль и качество контента, что улучшает понимание и использование документации.
Шаблон служит в качестве ориентира для того, как организовать информацию и какие разделы должны быть включены. Шаблон может помочь обеспечить соблюдение стандартов в документации. Без шаблона может быть упущена важная информация или не выполнены требования этих стандартов.
Как работать с шаблонами в Microsoft Word?
Шаблоны в Microsoft Word представляют собой заранее отформатированные документы, которые могут быть использованы для создания новых документов в том же формате. Кроме того, также существуют другие программы из пакета Microsoft Office, такие как Excel или PowerPoint. Ниже описаны основные типы шаблонов в ворд и различные виды операций с ними:
- Встроенные шаблоны. Word поставляется с множеством встроенных шаблонов по умолчанию, таких как резюме, письма, приглашения, отчёты и многое другое. Чтобы использовать встроенный шаблон, откройте окно приложения, выберите пункт меню «Файл» > «Новый» («Создать») и выберите шаблон из галереи.
- Собственные шаблоны. Вы можете создать собственные шаблоны в приложении Ворд на компьютере, открыть пустой текстовый документ и настроить его в соответствии с собственными запросами (например, добавить название компании в «шапке» документа, создать бланк для писем, заголовок и т.д.).
- Сохранение шаблона. Когда документ настроен как шаблон, выберите «Файл» > «Сохранить как», выберите «Шаблон Word» в поле «Тип» и укажите куда сохранить шаблон.
- Использование шаблона. Чтобы создать новый документ на основе шаблона, выберите «Файл» > «Новый» («Создать»), а затем нажмите на созданный или встроенный шаблон.
- Редактирование шаблона. Чтобы отредактировать или обновить существующий шаблон, откройте его, внесите изменения и сохраните как новый шаблон или обновите существующий.
Шаблоны в Word облегчают создание документов, помогая сэкономить время и обеспечивая единообразие в оформлении.
Преимущества и недостатки шаблонов в Microsoft Word
Шаблоны в Microsoft Word удобны по нескольким причинам:
Таким образом, шаблоны в Microsoft Word упрощают процесс создания документов, обеспечивают их профессиональный внешний вид и повышают эффективность работы.
При этом пользователи отмечают следующие недостатки шаблонов Word:
- Ограниченность дизайна: Многие шаблоны в Microsoft Word имеют довольно ограниченные возможности в плане дизайна и стиля, что может помешать пользователям создавать уникальные и индивидуальные документы.
- Трудности в настройке: Некоторые шаблоны могут быть трудны в настройке и изменении, особенно для пользователей, которые хотят создавать более сложные и уникальные документы.
- Неподходящие шаблоны: Иногда сложно найти подходящий встроенный шаблон для конкретной задачи. Так, среди встроенных шаблонов преобладают форматы для деловой переписки и бухгалтерии, однако нет шаблонов для научной документации (курсовых, дипломных работ, рефератов и т.п.), что немаловажно для студентов и учащихся.
- Ограниченные возможности адаптации: Некоторые шаблоны имеют ограниченные возможности адаптации под конкретные потребности пользователя, что может вызвать проблемы при создании специфических документов.
- Ограниченные возможности для профессиональных документов: Для создания профессиональных и официальных документов, шаблоны, представленные в Microsoft Word, могут оказаться недостаточными.
Настройка визуального стиля документации в системе Документерра: общие параметры
Для настройки визуального стиля документации в Документерре, вы можете использовать различные инструменты и опции, доступные на платформе. Вот некоторые из них:
- Темы оформления: Документерра предлагает различные темы оформления, которые позволяют изменить цветовую схему, шрифты и другие визуальные элементы документации.
- Настройка шрифтов: вы можете выбрать нужный шрифт текста, а также настроить размер шрифта и межстрочное расстояние.
- Цвета и фоны: вы можете настроить цвет фона и текста для различных разделов документации, чтобы создать единый стиль оформления.
- Логотип и брендинг: есть возможность добавить в документацию логотип или другие элементы брендинга, чтобы сделать ваш контент узнаваемым и соответствующим вашему корпоративному стилю.
- Дополнительные настройки: в Документерре доступны дополнительные настройки, такие как индивидуальная («кастомная») настройка таблиц, списков и других элементов.
Чтобы настроить визуальный стиль документации, перейдите в настройки программы и найдите соответствующие опции. Для более тонкой настройки стилей вашей документации также можно использовать CSS-файлы.
Преимущества экспресс-блоков в системе Документерра
Экспресс-блоки (quick parts) — это небольшие фрагменты (часто повторяющиеся фразы или блоки текста), которые можно вставлять в контент. Это может быть подпись или адрес, т.е. элемент, который необходимо вставлять в определенных (одних и тех же) местах в однотипных документах.
Еще один пример – преамбула в договорах, которая в подавляющем большинстве случаев выглядит примерно одинаково:
ООО «NNN», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «XXX», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с другой стороны, далее совместно именуемые «Стороны», а по отдельности именуемые «Сторона», пришли к согласию и заключили настоящий договор, в дальнейшем именуемый «Договор», о нижеследующем.
Представьте, что вам не приходится каждый раз писать целый абзац преамбулы «с нуля» – для этого существуют экспресс-блоки.
Использование экспресс-блоков в системе Документерра обеспечивает пользователям ряд преимуществ:
- Увеличение производительности: экспресс-блоки сокращают время, затрачиваемое на вставку стандартных элементов в документы. Вместо того чтобы каждый раз писать одни и те же данные, искать их в других документах или копировать и вставлять, можно быстро вставить готовый элемент.
- Обеспечение единообразия: использование экспресс-блоков позволяет обеспечить единообразие в документах, поскольку стандартные элементы будут вставлены с одинаковым стилем и форматированием.
- Повышение точности: экспресс-блоки уменьшают риск допущения ошибок при ручном вводе данных, поскольку вы заранее сохраняете их в системе и вставляете при необходимости.
Использование экспресс-блоков повышает эффективность работы и обеспечивает единообразие и точность в оформлении документов, что делает их неотъемлемой частью системы Документерра.
Как создать шаблон документа через CSS-файл в Документерре?
Чтобы создать шаблон документа в системе Документерра можно также модифицировать CSS-файл, который создается для каждого проекта. Чтобы внести изменения, выполните следующие шаги:
- Откройте документ и перейдите в режим редактирования.
- Во вкладке «Главное» найдите раздел «Стили».
- Кликните строку «Управление файлами стилей проекта«.
- В открывшихся настройках проекта создайте объект «Новый файл стилей» и вставьте туда свой CSS-код для создания шаблона документа. Например, вы можете задать шрифт, цвет текста, отступы и другие стили.
- Нажмите кнопку «Сохранить» для применения стилей к документу.
- Дальше вы можете добавлять текст, изображения и другие элементы в соответствии со стилями, созданными в CSS-файле, из папки проекта.
Таким образом, вы сможете создать уникальный и стильный шаблон документа с помощью CSS в Документерре.
Если в компании регулярно создается и обновляется большой объем документации, пользователям (техническим писателям, редакторам, переводчикам) выгодно работать с шаблонами. Использование шаблонов позволяет сократить время на создание документации за счет уже готового базового формата и структуры, что уменьшает необходимость в дополнительных ресурсах. Кроме того, при работе с шаблонами компания может установить стандарты и правила оформления документов, что обеспечит единообразие внешнего вида и структуры документов. Еще один несомненный плюс – это масштабируемость. При работе с шаблонами компания может легко масштабировать документацию и управлять большим объемом документов, что упрощает процессы управления контентом и обеспечивает более эффективную работу.
