В России рабочий график строго регламентирован, и, как правило, он не должен превышать 40 часов в неделю. Чтобы избежать переработок и обеспечить справедливую оплату, все работодатели обязаны вести табель учета рабочего времени, что предусмотрено статьей 91 Трудового кодекса РФ.
Табель, как правило, ведут сотрудники отдела кадров или бухгалтерии, а на крупных предприятиях может быть выделен даже отдельный работник, занимающийся этой задачей – табельщик. Ответственное лицо ежедневно фиксирует в табеле отработанные часы каждого сотрудника, а также отмечает дни болезни, отпуска и другие кадровые изменения.
Обязанность ведения табеля может быть поручена работодателем через приказ или включена в должностную инструкцию работника, если это входит в его должностные обязанности.
Форма табеля рабочего времени
Табель учета рабочего времени в коммерческих организациях можно вести по самостоятельно разработанной форме. Однако большинство работодателей используют в работе унифицированные бланки первичных документов, к которым относится и табель.
В решении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 представлены две разновидности табеля:
- Т-12 – для учета рабочего времени и расчета зарплаты;
- Т-13 – только для учета рабочего времени.
В реальной жизни компании чаще всего проводят расчет заработной платы с помощью специализированного программного обеспечения, что позволяет применять упрощенную версию формы Т-13. При небольшом количестве сотрудников весь отчет может быть размещен на одном листе формата А4 в Ворде или Excel.
Как вести табель учета рабочего времени
Перед тем, как разобраться в ведении табелей разных форм, отметим общие нюансы.
Существует два подхода к ведению табеля: полная регистрация и регистрация отклонений. При первом методе заполняются все поля табеля, тогда как во втором фиксируются лишь неявки, опоздания, переработки, болезни и другие отклонения от нормального графика. Метод учета должен быть прописан в учетной политике.
Вести табель с регистрацией только отклонений проще, чем при полной регистрации. Однако в подобном случае невозможно отследить общее количество отработанных часов, поэтому данный способ применяют, когда сотрудники трудятся фиксированное и неизменное количество часов. Если же рабочие часы варьируются в зависимости от дня или смены, необходимо заполнять все поля табеля.
Какова должна быть дата составления табеля? Часто документы заполняются той датой, когда в них заносятся первые данные. Тем не менее, табель рабочего времени ведется ежедневно на протяжении месяца, и датой его составления принимается последний день этого месяца. К примеру, дата составления табеля за октябрь будет 31 октября.
Если же последний день месяца выпадает на выходной, то дата составления будет другой. Это связано с правилами выплаты зарплаты. Дело в том, что если день зарплаты совпадает с выходным днем, то заплатить работнику надо раньше (статья 136 ТК РФ).
Учитывая, что оплата труда производится на основании табеля учета рабочего времени, то датой его составления будет последний рабочий день месяца. Предположим, что 31 октября – это суббота, значит, зарплату надо выплатить 30 октября. Этой же датой закрывают табель за октябрь.
Заполненный табель подписывается лицами, ответственными за его ведение, и передается в бухгалтерию.
Это может быть интересно
Как заполнить табель по форме Т-13
Начнем с табеля по форме Т-13, как более простого и часто используемого документа. Он состоит из шапки и двух разных табличных частей. В шапке указывают код по ОКПО, наименование работодателя, номер, дату составления и отчетный период.
В левой табличной части шесть граф:
Больше всего вопросов вызывает заполнение графы 4, она действительно сложная. Напротив каждого работника есть 4 строки: в двух верхних указываются коды и количество часов для первой половины месяца, в двух нижних – то же самое для второй половины месяца.
Что касается кодов, то как мы уже сказали, стандартные обозначения можно взять с первой страницы формы Т-12. Чаще всего используются буквенные коды, но можно применять и цифровые. Например, обычный рабочий день в дневное время помечается буквой «Я», а если используются цифровые коды, то «01».
Как правило, этих стандартных кодов достаточно, но если есть необходимость, работодатель может разработать собственные значения, закрепив их в учетной политике или положении о табельном учете.
В представленном образце формы Т-13, заполненном по методу полной регистрации, наиболее часто встречаются следующие значения: «Я» – стандартный рабочий день и «В» – выходной либо праздничный день.
Кроме кода дня надо указать количество часов. Например, стандартная продолжительность рабочего дня – 8 часов, поэтому ниже кода «Я» вписываем цифру «8». Если работник отработал сверхурочные часы, можно указать составной код.
Предположим, рабочий день длился 10 часов, из них 8 часов входят в норму, а еще 2 отработаны сверхурочно. Значит, в табель будет вписано «Я/С» и «8/2».
В нашем примере работник отработал 11 дней в первой половине месяца и 12 дней – во второй. Значит, в графе 5 будут вписаны 88 часов для первой половины и 96 часов для второй. А в графе 6 отражается общее количество рабочих дней и часов, то есть 21 и 168 соответственно.
Вторая табличная часть включает в себя коды видов дохода работника и номера счетов из проводок. Обычно эти данные заносятся бухгалтером, поэтому если табель ведет кадровый сотрудник, он эту часть не заполняет.
Обратите внимание, что в табеле по форме Т-13 не указывается сумма выплат работнику, поэтому из него нельзя узнать фонд оплаты труда.
Как заполнить табель по форме Т-12
Форма Т-12 более объемная и состоит из трех разделов:
Таблицу с условными обозначениями мы уже показали выше, теперь перейдем к таблице учета рабочего времени. По своей сути она такая же, как и в форме Т-13. Но поскольку здесь больше места, дни месяца размещаются в один ряд, а не два. При этом все равно выделяется два периода: за первую половину месяца и за полный месяц.
Итоги месяца отражаются по-другому:
Если есть необходимость, в следующих графах указывают по отдельности часы работы сверхурочно, в ночное время, в выходной или праздничный день.
В колонках 14-16 указываются количество и код причины отсутствия сотрудника на рабочем месте. В последней колонке заносится общее число выходных и праздничных дней за месяц.
Раздел расчета с персоналом по оплате труда заполняет бухгалтер с учетом специфики деятельности работодателя. Иногда форму Т-12 используют вместо формы Т-13, вообще не заполняя этот последний раздел, потому что расчет зарплаты ведется в другом документе.
Ответственность за ведение табеля
Отсутствие или нерегулярное ведение табеля учета рабочего времени является нарушением трудового законодательства и наказывается по статье 5.27 КоАП РФ.
За это налагается штраф в размере:
За повторное правонарушение штраф возрастает до 20 тысяч рублей на ИП и до 70 тысяч рублей на юридические лица.
Заполненные табели по учету рабочего времени с нормальными условиями труда хранят 5 лет. Для особых условий труда (опасные, тяжелые, вредные) табели хранят намного дольше:
Сроки хранения установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — это документ, содержащий информацию о периоде, фактически отработанном сотрудником в течение месяца или иного учетного периода. Ведение формы является обязательным, что законодательно закреплено статьей 91 ТК РФ.
Порядок ведения табеля
Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочные периоды и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2022 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.
Документ имеет несколько версий: T-12 и T-13, которые были одобрены одним и тем же постановлением Госкомстата. Первая версия позволяет отслеживать не только время работы, но и контролировать выплаты сотрудникам. Вторая версия включает лишь поля для указания фактически отработанных периодов. Третья форма — 0504421 — представляет собой табель, который был утвержден Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н и используется всеми государственными и муниципальными учреждениями, вне зависимости от их типа.
Правила ведения Т-12 или Т-13
При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:
Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.). Все обозначения и коды указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д. Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, табель учета использования рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.
Подробнее: Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени
Вот заполненный образец табеля учета рабочего времени на месяц:
Особенности учета рабочего времени из-за коронавируса
В связи с ситуацией с COVID-19 рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.
Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то используется код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.
Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или без сохранения зарплаты, то ставьте другой код, подходящий к ситуации.
Программы для ведения учета рабочего времени
Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:
Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2024 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.
Автоматизация учёта времени с использованием электронных таблиц кажется отличным вариантом для многих, поэтому кадровые специалисты часто задаются вопросом о том, как же автоматически создать табель учёта рабочего времени в Excel. Это не так сложно, как может показаться. Сам процесс включает три основных шага:
Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.
Этап 2. Расставляем нужные формулы:
Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.
Сроки хранения
В каких целях используется документ
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли
Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах
Для первичного бухгалтерского учета
Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС
Шесть лет спустя после завершения года, в котором данный документ применялся для расчета взносов
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда
Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах
