Хотите научиться хранить и анализировать данные, как сотрудники топовых компаний? Хотите освоить программу, которая сама будет совершать сложные расчеты и показывать информацию в удобном виде? Давайте вместе сделаем первый шаг.
Знакомство с интерфейсом Excel
Для больших баз данных раньше использовали очень толстые тетради и амбарные книги. Сейчас есть более продвинутые средства. Они не будут заставлять нас перелистывать страницу за страницей в поисках нужной информации. Мы можем в два клика мышки создать таблицу под любую задачу.
Microsoft Excel — программа, предназначенная для хранения и обработки данных в виде электронных таблиц. Основной формат таблицы Excel — xlsx.
Интерфейс открытой таблицы состоит из следующих элементов:
- Главная панель, в которой все рабочие инструменты разбиты на основные группы.
- Меню панели содержит инструменты открытой вкладки главной панели.
- Строка формулы содержит в себе текстовое значение выделенной ячейки без оформлений.
- Сама таблица.
В разделе “Главное” находятся основные функции, предназначенные для базового оформления внешнего вида таблицы и данных: изменение шрифта, заливки ячейки, выравнивания текста и так далее.
Использование формул
Формулы используются для записи выражений и действий над значениями ячеек. Их запись в ячейке начинается с символа “=”.
В первую очередь Excel поддерживает основные математические операции:
- сложение +
- вычитание —
- умножение *
- деление /
- возведение в степень ^
Операции можно проводить как над конкретными числами, так и над значениями ячеек, записывая их номер в виде буква-цифра, например, А1 или С16. Кроме ручного указания номера ячейки, в любой момент составления формулы можно щелкнуть по нужной ячейке — ее номер автоматически будет добавлен в формулу. Завершение записи формулы и ее запуск производятся нажатием клавиши Enter.
Часто может появляться необходимость произвести одну и ту же операцию сразу над целым набором данных. В таком случае достаточно единожды прописать необходимую формулу, после чего растянуть ее. Выделив ячейку, в ее правом нижнем углу появляется маленький зеленый квадрат. Захватив курсором, его можно продвинуть в нужную сторону, благодаря чему произойдет копирования содержимого изначально выделенной ячейки.
Можно заметить, что формула подстроилась под ее растягивание — если во второй строке находилась формула “=А2+В2”, то в шестой строке формула оказалась ”=А6+В6”. Такое явление называется относительной адресацией — когда значения в формуле зависят от ее перемещения по ячейкам.
Иногда необходимо произвести вычисления, используя какую-то константу, которая будет применяться ко всем другим значениям во всех вычислениях. Тогда на помощь придет абсолютная адресация: поставив знак “$” перед буквой столбца и числом строки, “подгон” этой ячейки происходить не будет. При растягивании формулы ее номер не изменится.
В примере выше мы задали абсолютную адресацию ячейке С2 и относительную адресацию ячейке А4. Поэтому после растягивания ячеек в Е5 появилась формула “=E4^$C$2” — значение с относительной адресацией подстроилось, а с абсолютной — нет.
Смешанная адресация позволяет фиксировать движение ссылки ячейки только по одному направлению. Знак “$” перед буквой ссылки даст ей сдвинуться только по вертикали, а перед числом — по горизонтали.
Например, в данном случае:
При растягивании формулы по горизонтали ссылка будет подстраиваться под новые столбцы.
Но вот движение по вертикали будет сохранять значение исходной строки, так как адресация не даст ей измениться.
Функции Excel
Функции используются для более сложных вычислений и обработки данных в формуле. Они выполняют определенные действия с переданными им в скобках значениями.
Например, существует функция МАКС для поиска максимального значения из переданного ей набора данных. В такую формулу удобно передавать не отдельные значения, а сразу диапазон. Его можно задать либо выделив необходимый диапазон курсором, либо прописав через двоеточие сначала номер верхней левой ячейки диапазона, затем — нижней правой.
Для записи более сложных функций, например, функции ЕСЛИ, которая помогает производить определенные операции при определенных условиях, удобно воспользоваться помощником построения функций слева сверху от таблицы. Записав в ячейке “=”, он автоматически предложит несколько функций, и если нужной здесь не окажется, ее можно будет найти по названию в расширенном поиске.
Помощник откроется при нажатии по необходимой функции и подскажет, что именно и в каком порядке необходимо вводить. При создании функции, в нем все еще можно записывать номера ячеек, щелкая по ним курсором. Для редактирования формулы можно пользоваться полем над таблицей. Между аргументами в функции стоит знак точка с запятой “;”.
Какие еще есть функции в Excel?
- МАКС(диапазон) — возвращает максимальное из всех переданных значений;
- МИН(диапазон) — возвращает минимальное из всех переданных значений;
- ЕСЛИ(условие; значение если истина; значение если ложь) — проверяет “условие”, и если оно выполняется, заносит в ячейку “значение если истина”, если же не выполняется — “значение если ложь”;
- СЧЁТ(диапазон) — подсчитывает количество чисел в переданном диапазоне;
- СЧЁТЕСЛИ(диапазон; критерий) — подсчитывает количество значений в диапазоне, удовлетворяющих критерию;
- СУММ(диапазон) — возвращает сумму переданных значений;
- СРЗНАЧ(диапазон) — возвращает среднее арифметическое переданных значений;
- ОСТАТ(делимое; делитель) — возвращает остаток от деления делимого на делитель;
- И(условие 1; условие 2) — возвращает истину, если оба переданных условия истинны;
- ИЛИ(условие 1; условие 2) — возвращает истину, если хотя бы одно из условий истинно.
Фильтрация и сортировка таблиц
Когда перед нами не стоит задача обработать или изменить данные, а только выделить среди всех данных нужные, помогут опции фильтраций и сортировки, которые находится в разделе “Данные” главной панели.
Например, класс поручил вам неимоверно важную миссию — найти учительский журнал и исправить все двойки на хорошие оценки.
Вы точно знаете, что он хранится на учительском компьютере в виде электронной таблицы. И вот, когда учитель выходит из класса, вы подбегаете к компьютеру, находите файл и видите этот ужас:
Все классы учителя смешаны в одном файле, да еще и расположены в хаотичном порядке. Вариант искать среди всех данных конкретных людей из вашего класса — не вариант, так как у вас не хватит времени, учитель вернется раньше.
И что делать?
Чтобы ее включить, необходимо выделить все данные и нажать на кнопку “Фильтр”. Выделить сразу все данные столбца или строки можно нажатием на букву столбца или номер строки. Выделить сразу несколько столбцов или строк тоже можно, если, не отпуская левой кнопки мыши, провести курсором по нескольким.
У самых верхних ячеек появится кнопка, при нажатии которой откроется меню фильтрации.
Мы собираемся помогать только своим одноклассникам, сделаем так, чтобы видеть только их. Для этого нажмем на кнопку возле слова “Класс” и выделим наш.
Теперь мы будем видеть только наших одноклассников:
Но можно ускорить процесс еще сильнее: воспользуемся функцией сортировки, чтобы люди выводились в порядке возрастания оценки — от самой маленькой к самой большой.
Снова выделяем все данные и нажимаем кнопку “Сортировка”.
Выплывет окно, в котором мы сможем настроить сортировку — по нужному нам параметру и в нужном нам порядке.
Наконец мы имеем список только наших одноклассников, который выведен в порядке возрастания оценок.
Поиск в тексте. Файл Word
Microsoft Word — программа для создания, редактирования и хранения данных в текстовом виде. Формат файла Word — docx или doc.
Как и электронная таблица, текст, набранный в данной программе, может быть сколь угодно большим. В огромном массиве текстовой информации важно найти конкретные данные, для чего в Word есть функция поиска по файлу. Ее можно включить сочетанием клавиш ctrl + F или нажатием соответствующей кнопки в разделе “Главное” основной панели.
В результате будет открыто окно навигации, в котором изначально будет только поле для ввода искомой информации с выпадающим меню настроек.
Если выбрать в выпавшем меню “Параметры”, откроется окно настройки поиска текстовой информации.
Например, нам надо в произведении И. С. Тургенева найти слово “окно”, причем именно с маленькой буквы. Тогда применяем настройки “Учитывать регистр”, а также “Только слово целиком”.
Выставив все настройки и введя в строку поиска слово “окно”, мы получим:
- информацию о количестве подходящих значений сразу под строкой поиска;
- раздел “Заголовки” — он выделит по заголовкам фрагменты текста, в которых содержится интересующая нас информация;
- раздел “Страницы” — покажет, на каких страницах находится информация;
- раздел “Результаты” — продемонстрирует небольшой фрагмент текста, где находится информация.
В самом тексте искомая информация будет выделена цветом.
Фактчек
- Для обработки данных в электронных таблицах Microsoft Excel используются формулы. Помимо стандартных математических операций, также используются функции для более сложных вычислений и поиска информации.
- Фильтрация электронной таблицы позволяет вывести не все данные, а только необходимые.
- Сортировка электронной таблицы позволяет вывести все данные в определенном порядке.
- Для поиска информации по текстовому документу Microsoft Word используется навигационная панель, открывающаяся сочетанием клавиш ctrl + F или из раздела “Главное” главной панели. Расширенные настройки поиска находятся в разделе “Параметры” всплывающего меню, находящегося в строке поиска навигационной панели.
Проверь себя
Задание 1.Какова логика работы функции =ЕСЛИ(А1+В1>C1; A1+B1; C1)?
- Если А1+В1 больше С1, то в ячейку будет записано А1+В1, иначе — С1
- Если А1+В1 больше С1, то в ячейку будет записано С1, иначе — А1+В1
- А1+В1 точно будет записано в ячейку, но если А1+В1 больше С1, то в ячейке будет и второе значение — С1
- А1+В1 точно будет записано в ячейку, но если А1+В1 больше С1, то к этому значению будет еще и прибавлено С1
Задание 2.За подсчет значений в электронной таблице, удовлетворяющих определенному критерию, отвечает функция…
Задание 3.Для чего в Excel используется фильтрация?
- Для вывода информации в определенном порядке
- Для изменения большого объема информации
- Для удаления информации.
- Для вывода только определенной информации.
Задание 4.Выберите все слова, которые выдаст навигатор Word при поиске слова “часть” с указанием настройки “Только слово целиком” и без указания настройки “Учитывать регистр”.
- “часть”
- “Часть”
- “чАсТь”
- “матчасть”
- “МаТчАсТь”
Ответы: 1. — 1; 2. — 2; 3. — 4; 4. — 123
Выполнение вычислений в Word
В таблицах часто требуется выполнять различные вычислительные операции, например, определить сумму чисел в столбце, вычислить среднее, найти наибольшее, наименьшее, количество данных и т.п. Для этого в Word предусмотрено 18 формул, в которых вместо аргумента функции указывается одно из направлений – слева, справа, выше, ниже, т.е. направление, в котором расположены ячейки с данными для вычислений. Например, формула SUM(BELOW) вычисляет сумму чисел в нижележащих ячейках, PRODUCT(RIGHT) – произведение чисел в ячейках справа.
Формулы для вычислений вводятся следующим образом:
1 Поставьте курсор в ячейку, в которой нужно выполнить вычисление.
2 Выберите команду вкладки ВставкаМакет ДанныеФормула — рисунок 43.
Рисунок 43 – Вставка формулы
Откроется окно Формула, в котором можно задать формат чисел и вид одной из формул — рисунок 44. По умолчанию Word предлагает функцию =SUM(ABOVE) —
Рисунок 44 – Окно Формула
3 Любая формула должна начинаться со знака "=", после формулы в скобках указывается направление, в котором расположены ячейки с аргументами формулы (например, =SUM(LEFT) – суммировать элементы в ячейках слева от ячейки с формулой, below – ниже, аbove – выше, right – справа). Если функция по умолчанию =SUM(ABOVE) не подходит, удалите её из поля Формула, в списке Вставить функцию выберите нужную формулу, в скобках укажите, где расположен аргумент и нажмите ОК.
Список формул, входящих в состав Word, содержит функции:
=ABS(x) Абсолютное значение числа или формулы (без знака).
=AND( x;y )1 (истина), если оба логические выражения x и y ис-
тинны, или 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.
=AVERAGE( )Среднее значений, включенных в список.
=COUNT( ) Число элементов в списке.
=DEFINED(x)1 (истина), если выражение x допустимо, или 0
(ложь), если оно не может быть вычислено.
=FALSE 0 (нуль).
=IF(x;y;z) y, если условие x истинно, или z, если оно ложно.
Значения у и z могут быть числами или строками.
=INT(x) Целая часть числа или значения формулы x.
=MIN( ) Наименьшее значение в списке.
=MAX( ) Наибольшее значение в списке.
=MOD(x;y) Остаток от деления x на y.
=NOT(x) 0 (ложь), если логическое выражение x истинно, или
1 (истина), если оно ложно.
=OR(x;y) 1 (истина), если хотя бы одно из двух логических
выражений x и y истинно, или 0 (ложь), если оба они
=PRODUCT( )Произведение значений, включенных в список. На-
щает значение 189.
=ROUND(x;y)Значение x, округленное до указанного десятично-
го разряда (y), x может быть числом или значением
=SIGN(x) Знак числа: 1 (если x > 0) или –1 (если x < 0).
=SUM( ) Сумма значений или формул, включенных в список.
=TRUE 1(единица).
Контрольные вопросы
1 Способы размещения таблиц в документе.
2 Что входит в понятие формата таблицы?
3 Способы форматирования таблицы.
4 Как построить по таблице график или диаграмму?
5 Как поместить в таблицу формулу, правила её записи.
6 Как выделить ячейку, строку, столбец таблицы?
7 Как добавить в таблицу строку или столбец?
8 Как удалить содержимое ячейки, столбца, строки?
9 Как удалить ячейку, строку, столбец с их содержимым?
Задание
1 Ввести в документ три таблицы размером не менее 3×4 способами 1, 2 и 3.
2 Заполнить таблицы произвольными данными (например, ежемесячная температура в регионе, удои молока по фермам, продажа товаров и т.д.).
3 Ввести в одну из ячеек первой таблицы формулу, вычисляющую сумму чисел в ячейках, расположенных слева от ячейки с формулой, во вторую таблицу – формулу, вычисляющую произведение чисел в нижележащих ячейках и в третью таблицу — формулу, вычисляющую среднее значение чисел в вышележащих ячейках.
4 Построить диаграммы по данным всех трёх таблиц с помощью функции Диаграмма, затем для таблицы 2 заменить диаграмму на график, для таблицы 3 – заменить диаграмму на гистограмму.
5 Вставить таблицу Excel способом 4, заполнить её данными и построить круговую диаграмму с помощью программы Мастер диаграммпроцессора Excel (вкладка Вставка, раздел Диаграммы).
6 Сохранить документ с таблицами и диаграммами на своем носителе.
Содержание отчета
3 Результаты выполнения работы (сохранить на носителе)
4 Письменные ответы на контрольные вопросы.
