Способы переноса данных из Word в Excel: пошаговая инструкция

Пользователям часто приходится переносить часть информации из документа Microsoft Word в формат Excel, чтобы затем выполнять с этими данными определенные операции. К сожалению, эта задача требует определенных трудовых ресурсов, слава богу, не очень больших, если следовать рекомендациям, приведенным в этой статье. Что потребуется? В первую очередь само приложение Microsoft Excel, а также специализированные онлайн-сервисы, делающие перевод легким и быстрым. Рассмотрим подробнее все возможные способы преобразования файла из формата doc(x) в xls(x).

Конвертация документа Word в Excel

Некоторые из описанных способов нельзя назвать полной конверсией, некоторые из них вполне достойные. Следует отметить, что идеального способа реализации поставленной задачи не существует, пользователь должен выбрать тот, который для него оптимален.

Конвертация Word в Excel с использованием онлайн-сервисов

Большим преимуществом онлайн-сервисов является то, что конвертировать можно всего за несколько минут, и для этого не требуется установка на компьютер сложного программного обеспечения. Также это можно сделать на абсолютно любом смарт-устройстве, от стандартного компьютера до смартфонов и планшетов под управлением любой операционной системы. Есть много разных сервисов. Каждый из них имеет схожий функционал. Мы будем описывать механику действий с помощью инструмента Convertio, но вы можете использовать любой аналогичный. Последовательность действий следующая:

1. Откройте браузер. Оптимально использовать тот, который работает на основе движка Chromium.
2. Войдите на страницу https://convertio.co/en/
3. Перенесите файл в программу. Это можно сделать несколькими способами:

1. Нажмите прямо на кнопку «С компьютера» и выберите файл так же, как и в любой другой программе.
2. Перетащите файл из папки в программу стандартным движением мыши.
3. Получите файлы из службы Google Диска или Dropbox.
4. Воспользуйтесь прямой ссылкой для скачивания файла.

Остается только скачать этот файл так же, как и любую другую загрузку из интернета.

Конвертация Word в Excel через сторонние приложения

Как правило, такие онлайн-сервисы имеют ограничения на количество файлов, которые могут быть обработаны за заданное время. Если вам регулярно требуется конвертировать файлы в формат электронных таблиц, рекомендуется установить на компьютер специализированное программное обеспечение. Одним из таких инструментов является конвертер Abex Word в Excel. Его интерфейс интуитивно понятен.

Поэтому эта программа проста в освоении. После того, как мы его откроем, перед нами появится вот такое окно.

Нам нужно нажать кнопку «Добавить файлы», и перед нами откроется то же окно, что и в предыдущем способе. После выбора файла нам нужно установить формат выходного файла в нижней части окна. При желании вы также можете настроить папку, в которой он будет сохранен. Доступно преобразование в старый и новый тип файла. После указания настроек нажмите «Конвертировать».

Остается только открыть файл после завершения конвертации.

Конвертация Word в Excel через расширенное копирование

Этот метод позволяет вручную конвертировать из формата Word в формат Excel и в то же время предварительно настроить окончательное отображение данных. Последовательность действий следующая:

1. Откройте необходимый файл.
2. Нажмите кнопку, чтобы отобразить непечатаемые символы.
3. Удалить пустые абзацы. Их хорошо видно после включения отображения непечатаемых символов.
4. Сохраните файл как обычный текст.
5. В появившемся окне нажмите ОК и откройте Excel.
6. После этого через меню «Файл» Excel откройте сохраненный текстовый файл.
7. Далее с помощью мастера импорта текста выполняем действия, предлагаемые программой. Пользователь может просмотреть таблицу. После внесения необходимых настроек нажмите кнопку «Готово».

Текстовый файл теперь в формате электронной таблицы.

Конвертация Word в Excel через простое копирование

Основная сложность при конвертации одного формата в другой заключается в существенных различиях в структуре. При попытке скопировать данные из текстового документа в электронную таблицу каждый абзац будет располагаться на отдельной строке, что не всегда удобно. Да и дальнейшее форматирование может потребовать дополнительного времени и усилий. Однако и этот метод возможен. Для реализации этого метода необходимо сделать следующее:

1. Открываем документ, который нам нужно преобразовать в Excel.
2. Выделите весь текст, нажав комбинацию клавиш Ctrl+A.
3. После этого скопируйте этот текст. Это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+C, контекстного меню или поиска специальной кнопки на панели инструментов.
4. Затем откройте новую электронную таблицу Excel и щелкните ячейку, в которую мы вставили этот текст. Это также можно сделать тремя способами: с помощью комбинации клавиш Ctrl+V, большой кнопки в левой части вкладки «Главная» или нажав специальную кнопку в контекстном меню.
5. После этого перевод текста можно считать успешным. Мы видим, что, как и положено, каждый последующий абзац начинается с отдельной строки. Далее вам нужно отредактировать этот текст в соответствии с вашими потребностями.

Конечно, самый удобный способ – воспользоваться специальными онлайн-сервисами. Но каждый продвинутый человек знает все возможные методы и выбирает тот, который подходит для конкретной ситуации.

Преобразование файлов Word в Excel

Самый простой метод перенести данные из документа Microsoft Word в Excel – классическое копирование. В результате этого вся скопированная информация попросту переместится в выбранную ячейку, а уже в таблице Экселя можно придать ему презентабельный вид.

Что касается переноса целых таблиц, тогда лучше воспользоваться более продвинутыми методами, о которых мы написали ниже, но в случае с простыми структурами подойдет и инструкция ниже:

1. Откройте документ Word и полностью скопируйте таблицу в буфер обмена. Чтобы это сделать, наведите на нее курсор – слева вверху появится значок в виде квадрата со стрелками. Кликните по нему, и вся таблица будет выделена.
2. Одновременно нажмите на клавиши «Ctrl + C» либо кликните правой кнопкой мыши по выделенной области, затем из контекстного меню выберите пункт «Копировать».
3. Перейдите в Excel и щелкните по той ячейке, с которой будет начинаться таблица, правой кнопкой мыши. Далее из меню в области «Параметры вставки» выберите опцию «Сохранить исходное форматирование».

На этом простое копирование завершено. Если переносилась таблица, то все строки и столбцы должны быть расположены в таком же виде, что и в документе Ворд. При необходимости можно произвести форматирование таблицы, задать ей стиль и использовать другие инструменты MS Excel.

Если у перенесенной таблицы непрезентабельный вид, следующее, что понадобится сделать, – это отредактировать ее. Например, если переносилось какое-либо текстовое содержимое, состоящее из нескольких предложений, понадобится преобразовать его. Делается это довольно просто с помощью встроенных инструментов Excel:

Например, вы скопировали и вставили какой-то текст обычным способом. Как видно, он растянулся на всю строку. Чтобы перенести его в определенную ячейку, сначала выделите столбец, который нужно преобразовать, затем перейдите на вкладку «Данные» и кликните по кнопке «Текст по столбцам».

• Откроется окно «Мастера распределения текста по столбцам», где в качестве формата данных активируйте пункт «с разделителями» и нажмите на «Далее».
• В области «Символы-разделители» укажите подходящий параметр, в нашем случае это «знак табуляции». Нажмите на кнопку продолжения.
• Теперь укажите формат данных столбца и нажмите «Готово».

Если бы вы выбрали в качестве символа-разделителя запятую, все предложения, которые разделены этим знаком, разместятся по разным строкам. Аналогичным методом работают и другие символы, такие как «пробел» или «точка с запятой».

Способ 2: Импорт данных

Есть более продвинутый метод переноса данных из Word в Excel, а именно функция импорта. Он подойдет для более сложных таблиц, и его использование приведет к точному и корректному результату.

Когда надо перенести только текст, Шаги 1-3 можете пропустить и сразу переходите к Шагу 4 инструкции ниже.

В случае переноса текстового содержимого потребуется проделать дополнительную манипуляцию, чтобы избежать некорректного конвертирования. Для этого нужно убрать все пустые абзацы, и в этом поможет разметка. В открытом документе Ворда на вкладке «Главная» нажмите по кнопке «Отобразить все знаки» (она располагается в области «Абзац»).

После этого на страницах появится специальный значок, который обозначает разметку. С ее помощью и удастся быстро определить, где есть пустые абзацы. Если они имеются, удалите их любым удобным способом, после чего переходите к переносу.

Выделите всю таблицу в Ворд-документе и перейдите на вкладку «Макет».

• В блоке «Данные» кликните по «Преобразовать в текст».
• Появится новое окно, где отметьте пункт «знак табуляции» и подтвердите действие, нажав на «ОК».
• Теперь вы снова вернетесь к документу Word — перейдите на вкладку «Файл».
• Из меню выберите пункт «Сохранить как».
• Запустится штатный «Проводник», через который нужно указать место для сохранения будущего файла. Из меню «Тип файла» выберите «Обычный текст», задайте имя новому документу, если потребуется, и нажмите на кнопку подтверждения.
• Отобразится окно с преобразованием файла. Оставьте все параметры по умолчанию, ничего не меняя, но запомните, какая кодировка будет использоваться. Нажмите «ОК».
• Перейдите в Excel и переключитесь на вкладку «Данные». В блоке «Получить и преобразовать данные» щелкните по кнопке «Из текстового/CSV-файла».
• В открывшемся окне штатного файлового менеджера укажите файл, который ранее был сохранен из документа Word, выделив его и нажав «Импорт».
• Запустите встроенный «Мастер текстов», где в блоке формата данных укажите кодировку, в которой файл был сохранен (Шаг 7). Отметьте пункт «Табуляция» в качестве символа-разделителя для таблиц или «Запятая» для текста и нажмите на кнопку «Преобразовать данные».

В новых версиях офисного пакета от Microsoft программа автоматически подберет оптимальные параметры для импорта текстового содержимого, но вы сможете вручную изменить их, если потребуется.

Откроется дополнительный редактор, где можно отформатировать будущую таблицу. Отредактируйте ее при необходимости, затем нажмите на кнопку «Закрыть и загрузить».

Как видно, таблица или данные из текстового редактора будут перенесены в Excel, где теперь можно использовать все встроенные инструменты для форматирования, а также применять различные функции и формулы, изменять внешний вид и стиль вставленной таблицы.

Способ 3: Сторонний софт

В качестве альтернативного метода можно воспользоваться одним из сторонних приложений, которые упрощают перенос документа Word в Excel. Одним из таких решений является простая утилита Abex Word to Excel Converter, большинство функций которой доступны на бесплатной основе.

Скачать Abex Word to Excel Converter с официального сайта

1. Скачайте и инсталлируйте утилиту, следуя подсказкам пошагового мастера.
2. После запуска откроется главное окно. Кликните по «Add Files», чтобы добавить документ MS Word, который вы планируете перенести в Эксель.
3. Через файловый менеджер укажите файл и нажмите «Открыть».
4. Далее внизу из меню «Select output format» выберите нужный формат будущего файла. Также можно изменить место сохранения конвертированных данных. По умолчанию это папка «Output», располагающаяся в корне системного диска, но вы можете выбрать другое месторасположение, нажав по кнопке с тремя точками.
5. Убедитесь, что файл отмечен галочкой в центральной части окна, затем нажмите «Convert» на верхней панели.

После выполненных действий начнется процедура конвертирования. Обратите внимание, что доступна пакетная обработка, если выбрать сразу несколько текстовых документов. Но также следует отметить, что все функции программы открываются после приобретения подписки, а без нее на документах может отображаться водяной знак.