Как перенести таблицу из Excel в Word без потери времени и нервов
Как перенести таблицу из Excel в Word? Воспользуйтесь опцией копирования и вставки (обычной или специальной), вставьте данные из файла или пустой таблицы. Ниже рассмотрим, какие методы существуют, в чем их особенности, и как их применить на практике.
Как перенести таблицу из Эксель в Ворд: все способы
Программа Excel — лишь один из элементов, входящий в состав Майкрософт Офис. Все компоненты софта тесно взаимодействуют друг с другом, поэтому копирование и перенос информации не составляет труда. В частности, вставить таблицу Excel в Word можно одним из четырех способов, после чего редактировать данные или выполнять иные шаги. Кратко рассмотрим каждый из вариантов.
Копировать / вставить
Наиболее простой способ, как из Экселя перенести таблицу в Ворд — сделать это с помощью стандартных инструментов. Алгоритм действий следующий:
- Воспользуйтесь мышью для выделения интересующий таблицы в Excel. Предварительно убедитесь, что размеры вам подходят, и графический элемент не выйдет за пределы текстового поля в Word. В случае потребности можно уменьшить / увеличить документ в Эксель, настроить поля и изменить ориентацию.
- Копируйте таблицу с помощью встроенных кнопок, меню приложения или горячих кнопок Ctrl+C.
- Войдите в документ Ворду, куда нужно перенести документ, и поместите указатель в нужное место.
- Жмите на кнопку «Вставить» в разделе «Главная» и жмите по пункту «Сохранить исходное форматирование». Как вариант, жмите на ПКМ в месте установки таблицы и выберите кнопку с кисточкой или планшетом. Также, чтобы вставить таблицу Эксель в Ворд можно с помощью кнопок Ctrl+V или Shift+Insert.
- Отредактируйте документ, который перенесен из Excel в Word, и оформите ее.
В разделе добавления документа можно использовать и другие способы:
- применение стилей конечного документа — копирование без форматирования с сохранением шрифта и других данных;
- связывание и сохранение форматирование — добавление в том же формате и виде, сохранение связи с процессором таблицы и параллельном внесении изменений;
- рисунок — позволяет перенести данные из Excel в Word в виде изображения без возможности редактирования;
- связывание и применение конечных стилей — совмещение первых двух вариантов;
- сохранение только текста — вставка табличных данных в текстовом виде.
При поиске вариантов, как вставить таблицу Эксель в Ворд, это одно из лучших решений. Оно удобно, простое в реализации и дает несколько путей для добавления.
Копирование / специальная вставка
В наборе программ Майкрософт Офис предусмотрена опция «Специальной вставки». С ее помощью легко перенести данные в качестве целостного объекта и сохранить связь с Excel в Word. Такой метод позволяет внедрить даже большие файлы, но нужно помнить о риске неправильного отображения. Вот почему метод реализуется путем проб и ошибок.
Алгоритм действий такой:
- Выделите табличные данные в Excel.
- Войдите в текстовый редактор и перейдите в раздел «Главная».
- Жмите по клавише «Вставить».
- Выберите «Специальная вставка».
- Кликните на «Лист Microsoft Excel (объект)».
- Выберите вариант «Вставить» или «Связать». В первом случае, если таблица Excel не помещается в Word, ее можно будет редактировать с помощью панели инструментов исходника прямо в Эксель. Во второй ситуации данные вставляются в таком же виде, но редактирование производится в исходном файле.
- Жмите «ОК», а после редактируйте объект. Для этого кликните ЛКМ по табличным данным, а для выхода из меню жмите за пределами перенесенного элемента.
Этот способ более эффективный, ведь позволяет перенести таблицу Excel в Word и использовать все доступные инструменты.
Вставка имеющегося элемента
При желании можно с легкостью перенести документ в Word без входа в Excel. Для этого нужно знать о расположении интересующего файла. Обязательно, чтобы в нем не было посторонних элементов. Алгоритм такой:
- Откройте документ Word, куда нужно перенести данные.
- Поставьте указатель в нужной точке.
- Войдите во вкладку «Вставка».
- В наборе инструментов «Текст» жмите по клавише «Объект».
- В разделе «Вставка файла» зайдите в секцию «Создание …».
- Кликните на «Обзор» и войдите с помощью проводника в файл, где находится нужная таблица.
- Выделите его и кликните «Вставить».
- Жмите на «ОК», поставьте отметку «В виде значка». В первом случае софт вставляет с размерами, которые можно менять, но без возможности редактирования. Во второй ситуации вставленные данные могут редактироваться в Word или Эксель.
- Подтвердите действие в графе «Вставка файла».
Дальнейшие шаги по редактированию стандартны и такие же, как в рассмотренных выше случаях.
Добавление пустого файла
Еще один способ, как скопировать таблицу из Экселя в Ворд — перенести незаполненный вариант. Для выполнения работы достаточно пройти следующие этапы:
- Определите в документе место для будущей таблицы.
- Войдите в раздел «Вставка».
- Кликните по кнопке «Объект» для открытия окна «Вставка файла».
- Во вкладке «Создание» выделите раздел «Microsoft Excel Worksheet».
- Жмите «ОК».
Как видно, перенести файл таким способом не составляет труда. После выполнения этих шагов в Word вставляется Excel-документ, где можно сделать новый графический элемент с применением имеющихся инструментов. Для выхода из опции редактирования достаточно нажать левую кнопку мышки.
Создание нового файла
Если не удается таблицу в Экселе перенести в Ворд, можно создать новый графический документ. Сделайте следующее:
- Откройте лист Word.
- Поставьте курсор в нужном месте.
- Жмите на кнопку «Вставка».
- Войдите в меню «Таблица», а далее «Таблица Excel».
- Создайте интересующий документ по стандартной схеме.
Это альтернативный вариант, когда не удалось перенести данные из Word в Excel, или нет необходимости в сохранении имеющейся в ячейках информации.
В комментариях расскажите, какой из способов вам подошел, и какие еще варианты вы применяете на практике.
Связывание таблиц Word и Excel
Этот метод можно рекомендовать, когда возникает необходимость переноса данных из таблиц Еxcel для вставки в текстовый документ.
Ранее описанный способ вставки таблицы как графического объекта имеет определенные ограничения, такие, как: невозможность изменения данных, искажения при масштабировании, нечитаемость мелкого шрифта и т.д.
Второй предложенный способ — вставлять листы Excel непосредственно в документ, — приводит к неоправданному "раздуванию" файла, кроме того, внедренные объекты иногда ведут себя непредсказуемо.
Однако, используя технологию Automation, объекты можно не только внедрять, но и связывать.
Сейчас мы свяжем между собой таблицы Еxcel и Word, причем так, чтобы изменения в исходной таблице приводили к изменениям в таблице документа. Итак, у нас есть исходная таблица с расчетами:
Создаем в Word точно такую же, но пустую таблицу:
Заголовки не набираем, а специально оставляем пустые строки.
После проделанных операций, на экране должно быть открыты оба окна: окно MS Word с заготовкой и окно MS Excel с расчетной таблицей. Можем приступать к связыванию. Суть его состоит в том, чтобы последовательно, одна за другой, связать ячейки таблицы с необходимыми позициями в текстовом документе.
Таким образом мы установили связь между текстовой позицией в документе и ячейкой в рабочем листе. Необходимо сразу отметить, что с объединенными ячейками связывание работает не совсем корректно. Аналогично необходимо связать оставшиеся ячейки. Окончательно документ должен выглядеть так:
Теперь мы имеем возможность форматировать таблицу, как нам удобно, при этом изменение данных будет происходить автоматически. Также можно отметить, что таблицу в Word можно использовать как сводную, занося в нее значения из разных листов и даже книг Еxcel.
Режим обновления также можно настраивать. Для этого необходимо:
Способ обновления можно изменять для каждой связи по отдельности, а можно выделить изменить для всех значений или для нескольких сразу.
Данный способ при разовом использовании подходит мало, так как он достаточно трудоемкий на начальном этапе. Однако при частых вычислениях (курсовые, дипломные работы, финансовые отчеты и т.д.) он окупается. Также при изменении структуры таблицы в Excel происходит нарушение связей, что влечет за собой разрушение целостности таблицы в документе. Поэтому связывание лучше выполнять после окончательного формирования расчетных таблиц.
Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:
- Word 2007: полотно, рисунки, линии
- Word 97. Слияние документов как один из способов упростить свою работу
- Абзац с цветным фоном
- Автозаполняемые колонтитулы
- Автоматическая нумерация билетов
- Автоматическое обновление полей при открытии документа
- Автотекст с последовательной нумерацией
- Автоформат документов
- Буквица
- Быстрая смена ориентации страниц документа
- Быстрое изменение стиля форматирования текста
- Быстрое удаление границ у таблицы
- Быстрый поиск форматированного текста
- В чем различие между Автозаменой и Автотекстом
- В чем различие между стилями Обычный (Normal) и Основной текст (Body Text)?
- Ввод повторяющихся фрагментов текста в Word 2007
- Вставка документа с книжной ориентацией в документ с альбомной ориентацией
- Вставка неформатированного текста
- Вставка скопированного текста в предопределенном формате
- Вставка текста с полями в нижний колонтитул
- Выравнивание номеров страниц в буклете
- Выравнивание текста на странице
- Где брать красивые шрифты для работы
- Двойная нумерация страниц в документе
- Дизайн границ у таблиц в редакторе Word
