Способы переноса графиков из Word в Excel: пошаговое руководство

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

МЕНЮ САЙТА
Информация о сайте
Развите сайта
Excel
Приемы работы
Инструменты и настройки
Интеграция
Готовые решения
Excel
Форумы

Вопросы и решения
Работа и общение
Работа форума и сайта
Библиотека
Книги по Excel
Книги по VBA
Разное
Видеосалон

Справочники
Разработчик
КАТЕГОРИИ РАЗДЕЛА

Связывание и внедрение таблиц и диаграмм MS Excel в документы MS Word

Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в документе таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом в документ помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью документа Word и уже никак не связан с источником данных. Размер файла документа при этом, естественно, увеличивается.

Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом в документ помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные в документе также изменятся.

Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.
ВНЕДРЕНИЕ

1 способ. Через буфер обменаЭто самый простой и очевидный способ. Выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, любым способом выполняем команду Копировать, переходим в документ Word и выполняем команду Вставить. При этом таблица вставляется как таблица Word с возможностью редактирования средствами Word, а диаграмма в версиях до Word 2007 включительно вставляется как внедрённый объект (см. ниже) , а начиная с Word 2010 — как рисунок . Чтобы диаграмма начиная с Word 2010 вставилась как внедренный объект, следует использовать Параметры вставки

2 способ. Создание нового объекта
Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,

для версий старше Word 2007 меню Вставка — Объект

и в раскрывшемся диалоговом окне на вкладке Создание ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК

После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel.

В версиях до Word 2003 включительно можно использовать кнопку Добавить таблицу Excel на Стандартной панели инструментов.

Таким образом, мы можем создавать таблицу Excel, используя все возможности этой программы, прямо в документе.

Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

Примечание. Если у Вас параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, а заливка ячеек отсутствует, то таблица будет затенена. На печать, естественно, она будет выводиться без заливки.

3 способ. Создание объекта из файла

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне переходим на вкладку Создание из файла. С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel и нажимаем ОК.

При этом в документ вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги. Но войдя в режим редактирования объекта, можно перейти на любой другой лист.

Изначально лист Excel вставляется в масштабе 100%, из-за этого большая таблица или диаграмма может выйти за край страницы документа. В этом случае размером вставленного объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования объекта.

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

Было

Стало

Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок

Было

Стало

Создать внедрённый объект из файла можно также, перетащив мышкой значок файла Excel на страницу документа Word

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

Примечание. Иногда после редактирования таблицы и возвращения в Word, мы видим, что таблица отображается не полностью, она как бы "уехала" вверх или влево.

В этом случае следует вернуться в режим редактирования и обратить внимание, какая ячейка осталась активной.

Рекомендуется оставлять активной ячейку в левом верхнем углу Вашей таблички.
СВЯЗЫВАНИЕ
1 способ. Через буфер обмена с помощью Специальной вставки

Выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим в документ Word и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии Word.

В версиях до Word 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с Word 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная. Начиная с Word 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты связывания.

2 способ. Создание объекта из файла.

Для установления связи с файлом источником при создании объекта из файла достаточно в диалоговом окне Вставка объекта поставить флажок Связь с файлом

При этом в документ вставляется уже не сама таблица, а ссылка на неё.
При последующем открытии такого файла появляется окно

Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Нет.

Если выбран вариант Да, то данные в таблице документа обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.

Если во время изменения данных в электронной таблице документ Word открыт, то связанная таблица обновляется автоматически (по умолчанию).

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи из контекстного меню связанной таблицы.

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Сменить источник , а также Разорвать связь , если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или по запросу .

В версии до Word 2007 это диалоговое окно также открывается при выполнении команды меню Правка — Связи.

В Word 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы.

Начиная с Word 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.

Как перенести таблицу из Word в Excel и сохранить данные

Всем привет. В сегодняшнем коротком уроке мы посмотрим, как перенести таблицу из Ворда в Эксель с сохранением данных и правильным преобразованием формата исходной информации. У нас есть два способа. Первый более простой. Второй сложнее, но про него также нужно знать.

Способ 1: Обычное копирование

Давайте посмотрим, как проще всего перенести таблицу из Word в Excel. Для этого мы воспользуемся стандартным методом копирования и вставки.

1. Открываем Ворд файл с табличкой и полностью её выделяем – для этого кликаем по значку в левом верхнем углу сетки. На самом деле вы можете выделить только часть таблицы, если вам так нужно.
2. Теперь нам нужно её скопировать в буфер обмена – для этого зажимаем клавиши на клавиатуре:

Ctrl + C

1. Второй способ копирования – просто кликаем по ней правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбираем команду «Копировать».

1. Откройте Excel файл и выделите верхнюю ячейку.

1. Чтобы вставить табличку, используем другие кнопки:

Ctrl + V

Способ 2: Использование текстового файла

Есть еще один вариант скопировать и вставить таблицу из Ворда в Эксель. Данный способ чуть сложнее, но про него тоже нужно знать. Сначала мы сохраним табличку в просто текстовом формате. Далее мы импортируем этот файл в таблицу Excel.

1. Полностью выделите таблицу, как мы это делали в прошлой главе.
2. Наша задача убрать границы и оставить только текст. Переходим в последнюю вкладку «Макет» и в разделе «Данные» жмем по кнопке «Преобразовать в текст».

1. Выбираем «Знак табуляции» и жмем «ОК».

1. Все лишнее мы убрали. Теперь в самом верху заходим во вкладку «Файл».

1. Слева выбираем «Сохранить как» – «Обзор».

1. Выберите место сохранения. Самое главное перед сохранением установить «Тип файла» – «Обычный текст».

1. Установите такие же параметры как у меня – смотрите на скриншот ниже.

1. Теперь создаем новый пустой Эксель файлик. Переходим во вкладку «Данные».
2. Нажмите по функции «Получить данные» – «Из файла» – «Из текстового/CSV-файла».

1. Найдите наш текстовый файл и импортируйте его.

1. Если у вас новая версия Office, программа автоматом подберет нужный формат. В более старых версиях подбор можно сделать вручную, но я все же предпочитаю работать с таблицей напрямую. Перед загрузкой файла укажите «Источник файла» – «1251: Кириллическая (Windows)» и «Разделитель» – «Табуляция».

1. Далее таблица будет загружена.

Если по каким-то причинам программа неправильно выбрала форматы ячеек – измените их вручную через «Формат ячеек». Про это я уже более подробно писал отдельный урок – вы с ним можете ознакомиться по ссылке ниже.

Урок подошел к концу. Если у вас остались какие-то вопросы или возникли трудности – пишите в комментариях. Я или кто-то из специалистов портала WiFiGiD.RU, вам помогут.

Видео