Способы переноса таблицы из Excel в Word: пошаговая инструкция

Известный табличный процессор Excel – всего лишь одно из множества приложений, которые входят в офисный пакет Microsoft Office. Все эти компоненты имеют взаимосвязь и общие функции. Например, текстовый редактор Word также предоставляет возможность работы с таблицами, их создания и редактирования. Однако время от времени возникает необходимость переноса таких элементов из одной программы в другую. Сегодня мы расскажем, как это можно сделать.

Перенос таблицы из Эксель в Ворд

Как упоминалось ранее, приложения Excel и Word обладают высокой степенью интеграции. Это открывает возможности для легкого импорта и экспорта совместимых файлов и объектов, а также для их обмена и использования функционала одной программы в другой. Перенос таблицы из приложения, созданного для работы с таблицами, в текстовое приложение – одна из задач, которую можно решить различными способами. Каждый из них мы подробно обсудим в дальнейшем.

Способ 1: Копирование и вставка

Наиболее эффективным и логичным вариантом станет создание копии таблицы из Excel в Word.

Выделите с помощью мышки таблицу, которую необходимо перенести в текстовый редактор.

Замечание: Прежде чем начинать перемещение таблицы, необходимо определиться с ее габаритами, а именно убедиться, что она укладывается в заданные поля текстового документа. Если будет такая необходимость, вы можете не только изменить размер таблицы прямо в Excel, но также настроить поля в Word или даже изменить ориентацию страницы с известной книжной на альбомную.

Подробнее: Как изменить размер таблицы в ЭксельНастройка полей в ВордеКак в Ворде сделать альбомный лист

Скопируйте подготовленную таблицу, воспользовавшись для этого кнопками на ленте, контекстным меню или горячими клавишами «CTRL+C».

Скопированная из Эксель таблица будет вставлена в Ворд в своем изначальном виде, после чего вы сможете продолжить работать с ней – заполнять, оформлять, редактировать.

Как вам, вероятно, уже известно, в разделе вставки текстового редактора доступны и другие опции. Давайте кратко проанализируем каждую из них.

Способ 2: Копирование и специальная вставка

В приложениях из набора Майкрософт Офис имеется функция «Специальная вставка», которая дает возможность перенести таблицу как единый объект, при этом сохраняя её связь с Excel (как программой, так и конкретным исходным файлом). Этот метод частично решает недостатки предыдущего подхода, позволяя вставлять даже крупные (широкие или высокие) таблицы в текстовый документ, однако в самом Word они могут отображаться некорректно.

1. Выделите и скопируйте таблицу из Эксель так, как мы это делали в первом шаге предыдущего способа.
2. Перейдите к текстовому редактору и в его «Главной» вкладке нажмите по кнопке «Вставить». Выберите из выпадающего списка пункт «Специальная вставка».
3. В открывшемся окне «Специальная вставка» выберите первый пункт «Лист Microsoft Excel (объект)», а сбоку от этого списка установите маркер напротив одного из двух пунктов: >
4. «Вставить» — добавленная таким образом таблица при попытке ее редактирования (двойное нажатие ЛКМ) будет запускать панель инструментов Excel прямо в среде Word, что позволяет использовать всю основную функциональность табличного процессора, не покидая при этом среды текстового редактора.
5. «Связать» — таблица вставляется ровно в том же виде, как и в предыдущем случае, но все ее редактирование (возможное по двойному нажатию ЛКМ) будет производиться в исходном файле Эксель, из которого и осуществляется перенос. Плюс ко всему, если вы внесете в нее какие-либо изменения в табличном процессоре, они будут отображены и в текстовом редакторе. По сути это то же, что и вариант вставки «Связать и сохранить исходное форматирование», рассмотренный в предыдущем способе.

Определившись с выбором, нажмите «ОК» для подтверждения, после чего скопированный объект появится на странице документа Word. Для редактирования достаточно просто дважды нажать ЛКМ по таблице, а для выхода из этого режима – кликнуть за пределами таблицы.

Перейти к правке можно и через контекстное меню Этот метод переноса таблиц из Эксель в Ворд по некоторым параметрам превосходит рассмотренный выше. Он позволяет использовать для работы все возможности табличного процессора, которые существенно превосходят таковые в текстовом редакторе.

Способ 3: Вставка из файла

Есть способ переместить таблицу из Excel в Word, не открывая сам Excel. Важно лишь знать местоположение необходимого файла. Также следует учесть, что в нем не должно быть ненужных элементов.

Установите указатель в том месте документа Ворд, в которое вы хотите поместить таблицу из Эксель, и перейдите во вкладку «Вставка».

В группе инструментов «Текст» нажмите по кнопке «Объект» (или выберите одноименный пункт из ее выпадающего списка).

В открывшемся окне «Вставка файла» перейдите во вкладку «Создание файла». Нажмите на кнопку «Обзор» и перейдите с помощью системного «Проводника» в папку, в которой хранится файл с электронной таблицей. Выделите его и нажмите «Вставить».

Просто нажать «ОК». Таблица будет вставлена в виде объекта, размеры которого можно изменять, но содержимое нельзя будет отредактировать.

Установить галочку напротив пункта «Связь с файлом» — вставленная таблица будет связана с Excel и пригодна для редактирования как в нем, так и в Word. Изменения, внесенные в одной программе, сразу же будут отображаться в другой (после обновления связей).

Галочка напротив «В виде значка» — в текстовый документ будет добавлен ярлык файла Эксель. Если не отмечать «Связь с файлом», по его открытии будет открываться таблица в том виде, который она имела на момент вставки. Если же эту отметку установить, ярлык получит те же свойства, что описаны в предыдущем пункте, с той лишь поправкой, что в Ворд его редактировать не получится.

Обратите внимание: При вставке документа Microsoft Excel в Microsoft Word и его открытии, может возникнуть ошибка, отображаемая на нижеприведённом скриншоте. В этом случае требуется закрыть приложение и повторить ранее указанные шаги.

Как только вы определитесь с выбором и нажмете «ОК» в окне «Вставка файла», на странице документа Word появится объект или таблица Excel, или ее ярлык, в зависимости от того, какой вариант вы выбрали.

Продолжение работы с таблицей происходит аналогично тем ситуациям, которые были описаны ранее, за исключением случаев, когда она была добавлена в качестве объекта, не ассоциированного с исходным файлом.

Способ 4: Вставка пустой таблицы

Аналогично предыдущему методу переноса объекта из файла Эксель в Ворд, можно вставить в последний не только заполненную данными, но и пустую таблицу. Делается это практически так же, непосредственно внутри текстового редактора.

Определите в документе место для будущей таблицы и перейдите во вкладку «Вставка».

Нажмите по кнопке «Объект» для открытия уже знакомого нам окна «Вставка файла».

В его первой вкладке «Создание» выделите пункт «Microsoft Excel Worksheet», после чего нажмите «ОК» для подтверждения. В Word будет вставлен лист Excel, в котором вы сможете создать свою таблицу с нуля, используя для этого все основные инструменты табличного процессора, которые появятся на панели инструментов текстового редактора.

Для выхода из режима редактирования просто кликните ЛКМ за пределами вставленного элемента.

Способ 5: Самостоятельное создание

1. Поместив указатель курсора в то место документа, где планируете расположить будущую таблицу, перейдите во вкладку «Вставка».
2. Разверните меню кнопки «Таблица» и выберите пункт «Таблица Excel».
3. Перед вами появится миниатюра стандартного и пока что пустого листа Excel, аналогичного таковому в способе выше. Дальнейшая работа с ним осуществляется по тому же алгоритму.

Несмотря на то что данная статья посвящена в первую очередь переносу таблиц из Эксель в Ворд, мы все же посчитали нужным рассмотреть и варианты создания их с нуля. При этом в текстовом редакторе от Майкрософт можно создавать и более простые таблицы, которые к тому же независимы от более продвинутого в данном плане собрата по офисному пакету. О том, какие еще есть альтернативные способы решения нашей сегодняшней задачи, вы можете узнать из представленной по ссылке ниже статьи. Подробнее: Как сделать таблицу в Ворде

Как вставить таблицу из Excel в документ Word: подробное руководство

1. Копирование и вставка

Копирование и вставка являются наиболее простым и быстрым способом интеграции таблицы из Excel в документ Word.

1. Откройте таблицу в Excel.

2. Выделите всю таблицу, зажав левую кнопку мыши от левого верхнего угла до правого нижнего.

3. Нажмите Ctrl + C (или выберите «Копировать» в меню).

4. Запустите документ Word и выберите область, в которую планируете поместить таблицу.

5. Нажмите Ctrl + V (или выберите «Вставить» в меню).

Рекомендация Обратите внимание, что данный способ целесообразен для небольших таблиц с простым форматированием. При работе с широкими таблицами информация может быть искажена.

2. Экспорт в формат таблицы Word

Этот метод позволяет сохранить таблицу в формате Word прямо из Excel, сохраняя все форматирование и стили таблицы.

1. Откройте таблицу в Excel.

2. Выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу.

3. Нажмите на «Сохранить как».

5. Нажмите «Сохранить».

3. Экспорт в качестве изображения

Этот метод полезен, если вам нужно вставить таблицу в качестве изображения, сохраняя ее внешний вид.

1. Откройте таблицу в Excel.

2. Сделайте скриншот экрана.

3. В любом графическом редакторе обрежьте скриншот так, чтобы на нем оставалась лишь нужная вам таблица

4. Скопируйте скриншот и вставьте его в документ Word.

Дополнительные методы

Помимо основных способов интеграции таблиц из Excel в документы Word, существуют и другие методы, которые могут быть полезны в различных ситуациях. Рассмотрим некоторые из них.

Связанные объекты

Создание связанных объектов между Excel и Word позволяет создавать динамические связи между таблицами в Excel и их копиями в документах Word. При изменении данных в таблице Excel автоматически обновляется их отображение в соответствующих документах Word, обеспечивая актуальность информации.

Использование инструментов таблиц в Word

Word предоставляет собственные инструменты для создания и редактирования таблиц. Вместо копирования таблиц из Excel вы можете создавать таблицы непосредственно в Word и заполнять их данными из Excel. Это удобно для случаев, когда нужно быстро создать простую таблицу без необходимости переключения между программами.

Экспорт в формат PDF

Для сохранения форматирования и интерактивности таблиц из Excel при вставке в документы Word можно воспользоваться экспортом таблиц в формат PDF. После экспорта таблицы сохраняют свой вид и структуру, что обеспечивает надежное отображение в документе Word.

Эти методы предоставляют дополнительные возможности для интеграции таблиц из Excel в документы Word, позволяя выбрать наиболее подходящий подход в зависимости от конкретных требований и сценариев использования.