КЭП директора на смартфоне: какие документы можно подписать и как это сделать
Электронная подпись стала неотъемлемой частью деловой среды. Договоры, акты, отчёты и иная информация подписывается в электронном виде сертификатом квалифицированной электронной подписи генерального директора или индивидуального предпринимателя. Однако бывают ситуации, когда директор и бухгалтер, подготавливающий документы, территориально удалены друг от друга. Это может быть командировка директора или выполнение бухгалтерских услуг сторонней компанией или специалистом, не включённым в рабочий штат компании. В таком случае можно воспользоваться современными решениями в области электронного документооборота и подписать файлы на смартфоне.
Какие документы готовит бухгалтер на аутсорсе
- первичные документы;
- бухгалтерская отчётность;
- отчётность в налоговую инспекцию;
- кассовые документы;
- договоры с поставщиками, клиентами, контрагентами;
- иная документация.
Бухгалтер может готовить документы не только финансового, но и кадрового характера: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы, штатное расписание, табели учёта рабочего времени, графики отпусков, внутренние регламенты и иные локальные акты.
Объём документов, которые готовит бухгалтер и подписывает генеральный директор, немал. Однако можно воспользоваться современными решениями в области подписи документов на мобильных устройствах и облегчить процесс утверждения и подписания электронных документов.
Преимущества использования квалифицированной электронной подписи на мобильном устройстве
- Удобство — смартфон или планшет всегда с директором, что позволяет ему подписывать документы, не встречаясь с бухгалтером лично.
- Гибкость — электронные документы подписываются в любое время и в любом месте, где есть Интернет.
- Безопасность — сертификаты электронной подписи хранятся на специальных защищённых носителях (USB-токенах и смарт-картах), которые не передаются третьим лицам (сотрудникам или бухгалтеру на аутсорсе).
- Экономичность — при использовании электронного документооборота нет необходимости в распечатке, сканировании и отправке оригиналов почтой или курьером.
- Скорость — электронные документы доставляются участнику электронного взаимодействия в течение нескольких секунд после отправки.
- Законность — согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 15.08.2023) электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанных собственноручно. При этом не установлено ограничений по видам устройств (десктоп или смартфон), на которых возможно подписание электронных документов.
Как подписать электронный документ на смартфоне
Для того чтобы подписать электронный документ на мобильном устройстве, необходимо установить приложение для подписи файлов, например КриптоАРМ , и иметь на руках защищённый носитель с сертификатом квалифицированной электронной подписи, например смарт-карту Рутокен ЭЦП 3.0 NFC, которая позволяет подписывать электронные документы на мобильных устройствах Android, iOS (в том числе на iPad, подробнее об этом см. статью «Как на iPad подписать документ с КриптоАРМ») или Aurora.
При использовании КриптоАРМ на телефоне нужно скачать присланные бухгалтером документы на смартфон и подключить к нему защищённый носитель.
Подробнее о том, как подписать электронный документ в КриптоАРМ на смартфоне см. видеоинструкцию на нашем YouTube-канале.
О КриптоАРМ
КриптоАРМ — мобильное приложение для подписи и шифрования файлов. В приложении реализована поддержка российских криптографических стандартов (в том числе ГОСТ Р 34.10-2012) посредством использования криптопровайдера КриптоПро CSP, а также поддержка работы с ключевыми носителями линейки Рутокен.
КриптоАРМ представлен для мобильных операционных систем Android и iOS, а также для российской операционной системы Aurora 4.0 (подробнее о возможностях мобильной версии приложения для подписи документов см. «КриптоАРМ для мобильных устройств», «КриптоАРМ работает на ОС Аврора 4.0»).
С помощью приложения можно:
- подписывать документы;
- проверять действительность электронной подписи;
- шифровать файлы;
- расшифровывать файлы;
- сохранять файлы в специальное хранилище (Архив);
- устанавливать сертификаты электронной подписи различными способами (с помощью QR-кода, импорта из файла, с защищённых носителей);
- создавать запросы на сертификат;
- создавать самоподписанные сертификаты.
Использование КриптоАРМ на телефоне позволяет быстро и безопасно подписать и отправить электронные документы по электронной почте или в мессенджере участнику электронного взаимодействия.
SignEasy – подписывайте PDF и другие файлы 14.2.5
SignEasy — это наиболее простой и быстрый способ поставить свою или получить чужую подпись на документах с помощью телефона или планшета Android. Этому приложению доверяют более 5 млн пользователей.
Технологии, музыка, мемы
Попробуйте БЕСПЛАТНО и
- Подписывайте, заполняйте и отправляйте любые форматы — PDF, Word, Excel, Text, Pages, JPG, PNG и т.д.
- Отправляйте документы на подпись
- Удобная подпись документов из Email, Dropbox, Box, OneDrive, Evernote и Google Drive
- Подписывайте документы прямо из 100+ приложений
- Вы сможете храните все документы в одном месте и будете иметь к ним доступ с помощью учетной записи SignEasy на своем телефоне или планшете Android либо через браузер
SignEasy идеально подходит для подписи и заполнения таких документов, как соглашения о конфиденциальности, налоговые декларации, договора о недвижимости, договора аренды, счета, закупочные документы, финансовые контракты, предложения трудоустройства, разрешения, рабочие наряды.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ (включая бесплатные и платные)
- Собственная подпись, подпись в присутствии, дистанционная подпись
- Подписывайте документы сами пальцем или стилусом
- Получайте подписи клиентов прямо на месте
- Отправляйте документы на подпись коллегам, клиентам, партнерам — по соседству или по всему миру
- Неограниченное число подписантов с опцией Freestyle
- Подпись оффлайн: заполняйте документы, даже если вы не в Сети
- Добавляйте дату, текст, галочки, логотипы, изображения и т.д.
- Сохраняйте подписи и инициалы для повторного использования
- Разные цвета чернил, стили текста, форматы дат
- Сохраняйте оригинальные шаблоны для повторного использования
- Сохраняйте документы в работе как черновики
- Добавляйте часто встречающуюся информацию в настраиваемые поля для ускорения заполнения
- Импорт файлов из других приложений с помощью функции «Открыть в»
ЮРИДИЧЕСКИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА И БЕЗОПАСНОСТЬ
- Полное журналирование для юридических целей, включая email подписанта, IP устройства, временную метку подписи и т.д.
- Соответствие ESIGN Act, международное признание
- Отправка и хранение документов с SSL encryption
- Вы получите дополнительную защиту с помощью пароля и отпечатка пальца для предотвращения несанкционированного доступа
