Способы полного заполнения ячейки в Microsoft Word

Таблицы MS WORD

Для размещения упорядоченных текстовых, цифровых и гра­фических элементов в документе часто используются таб­лицы. Таб­лицу удобно приме­нять и для других вариантов оформления, напри­мер, для размещения абзацев на одном уровне (например, для двух согласующихся подписей).

Таблица состоит из горизонтальных строк и вертикаль­ных столбцов . На пересечении каждой строки и столбца нахо­дятся ячейки . В каждой ячейке таб­лицы можно разместить как текст, так и графику. Размер ячейки по вертикали обычно ав­томатически уве­личивается, чтобы вместить весь текст (графику). Практически каж­дая ячейка таблицы представляет собой маленькую «страницу» тек­ста, на которой обычным спо­собом можно оформлять текст: ме­нять выключку абзацев, уста­навливать для них отступы слева/справа, форма­тировать текст, импортировать графику и т. п.

Таблицы помогают не только упорядочивать информа­цию, но и состав­лять формулы для расчетов.

Если Вы используете электронную таблицу MS Excel, то она может быть помещена в документ и отредактирована в нем.

К элементам таблицы легко применить формулы (например, для сумми­рования величин в столбце); использовать несколько вари­антов типового оформления таблиц (с помощью различного фонового заполнения столбцов и строк). Если таб­лица переходит на новую страницу, то возможно автоматиче­ское повторение заголовка (шапки) таблицы на каждой стра­нице. При желании строку (несколько строк) таблицы можно перенести в кадр и обеспечить таким образом их точное разме­щение на странице.

Скачать лабораторные работы «Таблицы в MS Word»

Создание таблицы

Создать таблицу в WinWord можно двумя способами:

1) вставкой новой пустой таблицы или 2) преобразованием уже набранного текста в табличную форму.

1) Пустую таблицу удобно создавать, используя кнопку Вставка Таблицы стандартной панели инструментов. Под кнопкой появится сетка, символизирующая таблицу. Протяните курсор по ней до получе­ния требуемого размера таблицы (графически он будет затемнен, а в строке снизу выведется число строк и столбцов таблицы; если предпо­лагаемый размер таблицы больше условной сетки, то при дальнейшем продвижении курсора она увеличится на необходимую величину). При этом в документ будет вставлена пустая таблица на ширину всей ко­лонки со столбцами одинаковой ширины. Таблица ус­ловно будет ото­бражена тонкими пунктирными линиями сетки, состав­ляющей таблицу (опция определяется установками Таблица → Линии сетки).

Если необходимо вставить таблицу не на всю ширину колонки, то нужно за­дать начальные размеры столбцов, выполнив команду меню Таблица → Вставить таблицу.

2) Чтобы создать таблицу на основе уже набранного текста, опре­де­лите какой элемент в тексте можно использовать в качестве раздели­те­лей столбцов. Обычно применяется знак табуляции: каждая строка таб­лицы набирается в один абзац, а столбец от столбца отделяется знаком табуляции. Если предполагается пустая ячейка, то на этом месте ста­вится два знака табуляции; если последние ячейки в строке пустые, то для них можно знак табуляции не ставить. При преобразо­вании текста в таблицу число столбцов в таблице определится по мак­симальному числу столбцов в какой-либо строке.

Можно использовать и другой разделитель, но необходимо сле­дить, чтобы он не встретился в качестве элемента основного текста.

Часто используется в качестве разделителя столбцов запя­тая с последующим пробелом. Но принципиально, программа позво­ляет описать в качестве разделителя любой сим­вол.

После этого выполните операцию Таблица → Преобразовать текст, уточните — при необходимости — тип разделителя, проверьте ко­личество столбцов, которое предполагается создать и подтвердите опе­рацию. Если таблица получается с ошибками, то удобно сразу же вы­полнить операцию отмены, исправить текст добавлением/удалением разделителей и вновь попытаться преобразовать текст в таблицу.

Заполнение таблицы

Чтобы заполнить таблицу, поместите курсор в ячейку и наберите нужный текст. При наборе текста высота ячейки ав­томатически будет увеличи­ваться, чтобы вместить весь набран­ный текст. В одной ячейке может быть размещено несколько абзацев, каждый из которых форма­тируется таким же образом, как и обычный текст.

Если курсор стоит в последней ячейке таблицы, то на­жатие клавиши ТАВ приводит к добавлению еще одной строки в таблицу.

В ячейку таблицы можно импортировать графику обычным для работы с текстом способом.

Если Вы хотите использовать в таблице табуляцию, то вместо кла­виши TAB следует нажимать клавиши Сtrl + TAB

В таблицу можно вставлять формулы для подсчета, напри­мер, суммы значений по какому-либо столбцу. Делается это вставкой поля формулы. Установите курсор в ячейку таблицы, в которую предпола­гаете вставить формулу, и выполните команду Таблица → Формула …

Будьте осторожны при изменении числа ячеек в строке (объеди­нение ячеек, добавление новых и т.д.) в случае использо­вания формулы. В формуле указываются адреса ячеек, которые модифицируются при из­менении числа ячеек в строке, но в поле останутся их старые имена. То есть, если в ячейке стоит сумма чисел столбца, то при добавлении (удалении) ячеек в не­которой строке сумма изменится, но ошибку Вы заметите не сразу, а только после операции обновления поля!

Модификация таблицы

В созданной таблице можно добавлять и удалять ячейки, строки, столбцы, можно изменять ширину столбцов, разбивать таблицу на две самостоятельные, сдвигать строки таблицы в не­обходимое место. Можно легко перемещать текст из ячейки в ячейку, из строки в строку.

Чтобы оформить текст, необходимо сначала выделить нуж­ный участок. Можно выделить текст обычными операциями по выде­лению текстовых элементов, но можно использовать и спе­циаль­ные варианты выделения текста в таблице. Слева от ка­ждой ячейки также находится столбец выделений. Щелчок мышью по этим столбцам выделений активизирует соответст­вующую ячейку.

Если щелкнуть в столбце выделений доку­мента (слева от всей таблицы), то будет выделена одна строка таблицы. Чтобы выде­лить столбец таблицы, нужно щелкнуть на верхней линии сетки, показывающей таблицу (при нахожде­нии курсора на верхней ли­нии сетки он принимает вид жирной стрелки, направленной вниз).

Выделение можно расширить, если перемещать курсор мыши при нажатой клавише.

При переходе из ячейки в ячейку с использованием клавиши tab содержимое ячейки в первый момент после перехода является выделен­ным.

Копирование ячеек, строк и столбцов

Выполняется как при работе с обычным текстом документа. Нужно выделить текст, скопировать его в буфер (или выре­зать) и вставить в новом месте. Быстрые клавиши и методы работы мышью совпадают с обычными.

Обратите только внимание, что если вы переносите содер­жи­мое ячейки вместе с символом конца ячейки, то такая опера­ция приведет к замене содержимого всей ячейки на новые значения, независимо от того, выделили ли Вы часть ячейки для замены, или всю. Поэтому, чтобы добавить в ячейку таб­лицы текст из другой ячейки при выделении этого текста ста­райтесь не захва­тывать символ конца ячейки.

Добавление строк (столбцов)

Чтобы добавить строки (столбцы) в таблицу, выделите всю строку (столбец) ниже (правее) места вставки новой строки. Выполните команду Вставить строки (Вставить столбцы). Будет вставлена пустая строка с форматом абзацев, совпадающем с форматом абзацев выделенной строки. Чтобы вставить несколько строк (столбцов), выделите столько строк, сколько нужно их вставить и выполните команду Вставить строки.

Нажатие клавиши tab или Enter при нахождении курсора перед маркером конца строки в таблице приводит к созданию новой строки после этой строки таблицы.

Чтобы вставить столбец правее самого последнего столбца таблицы, выделите все маркеры конца строк таблицы ( установите курсор перед маркером конца первой строки, нажмите клавишу Shift и переместите курсор клавишей → до последней строки) и выполните команду Таблица → Вставить столбцы.

Удаление строк (столбцов)

Чтобы удалить строки (столбцы), необходимо выделить их и выполнить команды Таблица → Удалить строки (столбцы).

Если нажать клавишу Del при выделенном тексте ячеек, то будет удалён только текст, а структура таблицы останется без изменений.

Удаление ячеек

Удаление ячеек отличается от удаления полных строк или столбцов тем, что удаляя отдельные ячейки Вы меняете струк­туру таблицы: надо дополнительно указать, куда сдвигать ос­тающиеся ячейки (вверх или влево).

В остальном выполнение команды полностью аналогично: нужно выделить ячейку, выполнить команду Удалить ячейки и указать, куда сдвигать остающиеся ячейки установкой соответ­ствующего переключателя.

Изменение ширины столбца

Можно непосредственно установить ширину столбца таб­лицы, вводя нужное значение в поля диалогового окна Высота и ширина ячейки при нахождении курсора в нужном столбце.

Увидеть численные значения ширины столбца на горизон­тальной линейке можно, если установить курсор мыши на любую вертикальную линию сетки таблицы, нажать на курсор мыши и нажать затем на клавишу Alt. На линейке появятся значения ши­рины каждого столбца таблицы.

Но удобнее и быстрее выполнить данную операцию с по­мощью мыши.

Установите курсор на пунктирную линию, обозначающую правую границу столбца таблицы, ширины которого предполага­ется изменить. Курсор примет вид ║ (можно перемещать и маркеры разделителей столбцов на горизонтальной ли­нейке, они имеют вид серых прямоугольников). Нажмите на клавишу мыши и потащите границу столбца в нужном направ­лении.

При изменении размера столбца ширина столбцов, кото­рые расположены правее изменяемого будет меняться пропор­ционально соотношению ширины столбцов таким образом, чтобы вся ширина таблицы осталась неизменной. Если на­жать и удерживать клавишу Shift, то ширина изменяемого столбца будет модифицировать ширину столбца справа так, чтобы ширина всей таблицы осталась без изменений. Если удерживать нажатыми клавиши Ctrl + Shift, то ширина дру­гих столбцов не меняется, а ширина всей таблицы изменится.

При операциях с изменением ширины таблицы обращайте внимание, чтобы ее ширина не превысила ширину полосы набора, иначе это будет выглядеть как неряшливое оформление страницы. При значительном превышении ширины часть таблицы может по­пасть и на не пропечатываемые области бумаги…

Изменение ширины ячейки

Можно изменить ширину одной ячейки (или нескольких ячеек, расположенных друг под другом; для изменения ширины двух, трех и т.д. ячеек описанным способом нужно выделить перед началом операции соответствующее число строк таблицы) в таблице. Выпол­нять эту операцию нужно с помощью мыши.

Выделите строку таблицы, ширину ячейки из которой нужно изменить. Для этого щелкните мышью в столбце выде­лений текста слева от искомой строки. Установите курсор на правую границу ячейки так, чтобы курсор принял вид ║. Измените ширину ячейки способом, описанным выше для изме­нения ширины столбца таблицы.

Настройка параметров ячеек

Если установлена высота ячейки авто (команда Таблица → Высота и ширина ячейки), то при работе с таблицей WinWord автоматически увеличивает и уменьшает высоту ячеек в соответствии с вводимым текстом. Если же таблица используется для создания табличной формы, то высоту ячеек следует установить в абсолютных цифрах исходя из требуемых значений.

Можно автоматически изменить ширину столбца так, чтобы она установилась по максимальной длине текста в какой-либо строке. Для этого дважды щелкните мышью по правой границе соответствующего столбца. Отрегулировать ширину всех столбцов за одну операцию можно, выделив таблицу и выполнив команду Таблица → Высота и ширина ячейки → Столбец → Автоподбор. Будет уменьшена ширина столбцов там, где это возможно, а ширина остальных столбцов пропорционально увеличена. эта операция удобна при создании таблиц с числами разной разрядности.

РАСПОЛОЖЕНИЕ ТАБЛИЦЫ НА ПОЛОСЕ

Если таблица не занимает по ширине всю полосу набора, то её можно расположить на странице с заданными установками. Выделите всю таблицу (Àlt + Shift + 5num) и выполните команду Таблица → Высота и ширина ячейки → Строки. В поле расположения установите опции ( влево, по центру, вправо) и возможные отступы от края полосы (при расположении таблицы с края полосы).

Каждую строку таблицы можно расположить по ширине полосы самостоятельно. То есть одну строку влево, другую с отступом, третью — по центру и т.д. — как изображено на рисунке.

ОБЪЕДИНЕНИЕ И РАЗДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК

Часто возникает необходимость расположения текста «через несколько ячеек» таблицы. Обычно так оформляют заго­ловки ко всей таблице и подзаголовки отдельных её частей. Для этой цели используется операция Объединить ячейки.

Наберите текст заголовка в самой левой ячейке из тех ячеек, в которых предполагается разместить заголовок. Выде­лите ячейки, которые нужно объединить. Выполните команду Таблица → Объединить ячейки. Заметьте, что операция объединения «по вертикали» не может быть выполнена.

Операцией разбиения ячеек можно не только восстановить исходное (до объединения) число ячеек, но и разбить любую ячейку на нужное число столбцов. Эта операция нужна при создании таблиц сложной внутренней структуры. Выделите ячейки и выполните команду Разделить ячейки, указав число столбцов, на которые разбиваются ячейки.

Если разбиваемые ячейки содержат текст, то он переносится по новым ячейкам следующим образом: Если в ячейке один абзац, то он остаётся в левой ячейке, а новые ячейки создаются пус­тыми. Если в ячейке несколько абзацев текста, то они перераспре­деляются по вновь создаваемым ячейкам таблицы.

Объединить ячейки по столбцу (верхнюю с нижней) не­возможно. Но при необходимости можно использовать следую­щий способ оформления. Создайте таблицу. Включите сетку линий, которая бы разделяла ячейки таблицы (выделить таб­лицу, включить командой Формат → Обрамление и заливка нужную сетку линий).

Сделайте невидимую линию сетки, раз­деляющей ячейки, которые нужно было объединить (выделить ячейку и командой Формат → Обрамление удалить линию сетки). Зрительно такая таблица будет восприниматься как с ячейками, объединёнными по столбцам, хотя, на самом деле, это самостоятельные ячейки.

РАЗБИЕНИЕ ТАБЛИЦЫ НА СТРАНИЦЫ

При создании таблицы в составе большого документа обычно бывает заранее неизвестно её точное положение. Если на таблицу приходится конец полосы, то обычно таблицу можно разорвать для переноса на следующую страницу. Как правило, на последующих страницах повторяют — для удобства — шапку таблицы. Чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице, выделите все строки, которые нужно включить в за­головок таблицы и выполните команду Таблица → Заголовки.

По умолчанию в программе WinWord разрешено разры­вать строки таблицы для переноса части текста ячейки на но­вую страницу. Такая операция не должна считаться хорошим тоном, но к сожалению, не предусмотрено изменение этой уста­новки по умолчанию. Поэтому при просмотре разметки стра­ницы старайтесь — при попадании таблицы на конец по­лосы — определять для таблицы отказ от разбиения строк для переноса на другую страницу.

РАЗБИЕНИЕ ТАБЛИЦЫ

Если нужно разделить таблицу на две самостоятельные, например, чтобы вставить между частями таблицы какой-либо текст, то выполнить эту операцию можно командой Таблица → Разбить таблицу. Установите курсор в строку, перед которой должна быть разделена таблица и выполните команду разбиения таблицы.

СТАНДАРТНЫЕ ОФОРМЛЕНИЯ ТАБЛИЦЫ

В составе программы WinWord предусмотрено несколько вариантов оформления таблиц с использованием различ­ных начертаний шрифта и различных фоновых решений. Для большинства случаев предложенных вариантов вполне достаточно для красивого оформления таблицы.

Чтобы оформить таблицу по имеющимся вариантам, уста­новите курсор в таблицу и выполните команду Таблица → Автоформат… Появится окно Автоформат таблицы.

В этом окне первоначально нужно определить, какое оформление будет применено к таблице: надо ли выделять заголовок, первый столбец, можно ли использовать цвет, затенение и т.п. Использование этих вариантов определяется, в первую очередь, качеством принтера, на котором будет распечатываться документ, так как некоторые варианты оформления (например, объемное выделение) практически не будут видны при плохом качестве бумажной копии.

После этого нужно остановиться на желаемом формате таблицы; при смене его в окне примеров сразу же будет показан внешний вид условной таблицы. После окончательного выбора и нажатия клавиши ОК оформление будет применено к исходной таблице.

Кроме стандартных вариантов оформления можно использовать и любой свой, задавая для ячеек таблицы необходимый шрифт и варианты для линий сетки и фона заполнения ячейки командой Формат → Обрамление и заливка.

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ

Если выделить содержимое таблицы и вызвать программу Microsoft Graph, то данные таблицы будут использованы в качестве исходных при создании диаграммы.

Форматирование таблицы

Стандартная ширина столбцов не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.

Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:

• ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;
• ширина недостаточна, чтобы показать цифровую информацию (в этом случае ячейку будут заполнять символы # # # #);
• ширина слишком большая для данной таблицы, и ее необходимо сократить.

Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.

Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании команд Формат, Столбец (Format, Column).

Форматирование столбца

1. Выделите столбцы для форматирования.
2. Выберите в меню команду Формат, Столбец (Format, Column) и затем требуемую операцию (табл. 29).

Таблица 29. Форматирование столбца

Изменение ширины столбцов с помощью мыши

1. .Выделите столбцы для изменения ширину.
2. Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.
3. Перетащите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

Для автоподбора ширины столбца щелкните дважды по правой границе столбца.

Высота выбранных строк может быть изменена для того, чтобы обеспечить увеличенное расстояние между линиями.

Высота строк, автоматически присваиваемая Excel, базируется на размере наибольшего шрифта, находящегося в строке. Автоматически рассчитанная высота строки приблизительно на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах (1/72 дюйма).

Форматирование строк

1. Выделите необходимые строки.
2. Выберите Формат, Строка (Format, Row) и требуемые операции (табл. 30).

Таблица 30. Форматирование строки

Высоту строки также можно изменить с помощью мыши. Перетащите нижнюю границу строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

Для автоподбора высоты строки щелкните дважды по нижней границе строки.

Форматирование ячеек

Содержимое ячеек таблицы может быть отформатировано для улучшения внешнего вида таблицы на рабочем листе. Все опции форматирования ячеек могут быть найдены в окне диалога команды Ячейки в меню Формат (Format, Cells). Некоторые кнопки доступны в панели инструментов Форматирование для быстрого применения наиболее общих текстовых и цифровых форматов.

Параметры форматирования диалогового окна Формат ячеек (рис. 90) разделены закладками и представлены в табл. 31.

Таблица 31. Закладки диалогового окна Формат ячеек

Форматирование чисел

Данные в таблицах Excel могут быть представлены в различных числовых форматах, в зависимости от того, какие вычисления требуется произвести (рис.92).

В поле Числовые форматы представлен список форматов. Можно задать нужное число знаков после запятой и выбрать способ представления отрицательных чисел в соответствующих полях.

Существует разница между тем, что ячейка "реально" содержит, и способом показа ее содержимого. Строка формул показывает неформатированное содержимое, в то время как ячейка показывает форматированную версию. Поле Образец показывает выбранное форматирование.

При работе с новой таблицей по Умолчанию установлен цифровой формат Общий (General), который показывает числа без определенного форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).

Ввод некоторых символов автоматически установит нужное форматирование. Например; ввод 40 р. или 5 % в ячейку автоматически установит денежный или процентный формат введенных данных соответственно.

Форматирование может Выполняться при введении значений на рабочий лист.

Рис. 92. Закладка Число

1. Выделите область ячеек для ввода.
2. Нажмите кнопку на панели Форматирование.
3. Введите данные в ячейки. Все последующие значения, введенные в ячейки выделенной области, будут представлены в денежном формате.

Выравнивание данных в ячейке

Для установки новых значений выравнивания или изменения значений принятых по умолчанию могут использоваться опции закладки Выравнивание (Alignment) в окне диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) (рис. 93).

Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа. По умолчанию выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю, а цифры выравниваются вправо.

Опции выравниваний по горизонтали и по вертикали определяют положение текста в ячейке. Для изменения направления текста требуется повернуть стрелку со словом Надпись в поле Ориентация.

Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опито Переносить по словам.

Рис. 93. Закладка Выравнивание

Центрирование текста по столбцам

Содержимое ячейки может быть выровнено по столбцам в выбранной области. Эта возможность используется для центрирования заголовков на рабочем листе. В этом случае текст должен находиться в самой левой ячейке выделенной области.

1. Введите текст заголовка листа.
2. Выделите несколько соседних ячеек (по размеру таблицы).
3. Нажмите кнопку Объединить и поместить в центре — на панели Форматирование.

Установка шрифтов и их атрибутов

Опции закладки Шрифт (Font) окна диалога Формат, Ячейки (Format/ Cells) используются для установки шрифтов и их стилей для выделенных ячеек.

Средства форматирования с использованием шрифтов в Excel аналогичны средствам Word, описанным в предыдущей главе.

Границы и вид ячейки или области

Рамки могут применяться для ячейки или выделенной области. Опции рамок могут быть установлены при использовании закладки Граница (Border) (рис. 94).

Рис. 94. Закладка Граница

Некоторые из доступных стилей рамок представлены в поле Тип линии.

1. Выделите ячейки для форматирования.
2. Откройте панель диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) и выберите закладку Граница (Border).
3. Выберите стороны для ячеек, в которых будет установлена рамка.
4. Выберите Тип и цвет линии.
5. Нажмите ОК.

Внешний вид ячеек может быть улучшен при заполнении их цветом и/или узором. Цвета и узоры (включая цвет узора) могут быть установлены при использовании закладки Вид (Patterns) окна диалога Формат, Ячейки (Format, Cells).

Выбранная заливка и узор показываются в поле Образец.

Защита ячеек

Защита полезна в таблицах, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы. В Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но, если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.

Закладка Защита (Protection) содержит опции Защищаемая ячейка (Locked) и Скрыть формулы (Hidden).

Чтобы запретить изменение ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа.

1. Выделите и разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка (Locked).
2. Скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив опцию Скрыть формулы (Hidden).
3. В меню Сервис выберите команду Защита (Tools, Options), а затем команду Защитить лист (Protect Sheet).

Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, но учтите, что при утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.