На компьютерных курсах Microsoft Word мне часто приходилось сталкиваться с вопросом: "Как вывести документ на печать?". Сейчас я рассмотрю общие принципы печати документов, а также как это делается в Microsoft Word и Excel.
Также обязательно прочитайте похожую по теме статью о печати плакатов.
Смотрите видео после статьи
видео может дополнять статью или содержать её полностью
В каких программах есть функция печати
Следует запомнить, что в любой программе, предназначенной для создания текстовых или графических документов, всегда есть функция печати. И в самом деле — если вы создали документ, но не можете вывести его на принтер, то зачем такой документ тогда вообще нужен?
Кстати говоря, сразу стоит уточнить понятие документа. Очень часто пользователи под документом подразумевают нечто, напоминающее обычные бумажные документы. Например, договор. На самом же деле в компьютерной терминологии под документом подразумевается то, что вы создаёте в программе. Это может быть не только текст, но и текст с картинками, отдельные картинки в графическом редакторе, чертежи и прочее.
Если вы сами ничего в программе (любой!) не создавали, то это вовсе не значит, что нет функции печати. Например, если вы просматриваете свои фотографии, то также можете их вывести на печать прямо из той программы, которую используете для просмотра. То же самое касается и веб страниц, просматриваемых через браузер — их также можно вывести на принтер.
И, напротив, есть программы, в которых нет вывода на печать. Это программы, в которых нечего печатать. Например, в калькуляторе Windows кнопку печати можно не искать, поскольку очевидно, что выводить на принтер тут нечего.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Как напечатать документ — общие сведения
Теперь займёмся, собственно, выводом документов на печать. И для начала посмотрим, где вообще обычно находится функция печати в программах. В процессе проведения компьютерных курсов для начинающих пользователей Windows мне часто приходилось наблюдать, как люди очень долго ищут кнопку печати. Давайте с этим вопросом разберёмся.
Запомните: если вы не можете найти, где в программе печать документа, то просто нажмите сочетание клавиш Crtl + P (P — английская; на английский язык переключаться не нужно). Это справедливо для любой программы, позволяющей печатать просматриваемые данные. Если в программе есть печать, то появится диалог печати. Например, вот такой.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Внешний вид диалога печати может отличаться в зависимости от программы, с которой вы работаете. Как правило, независимо от вида окна печати, в нём присутствуют следующие пункты:
- Выбор принтера
- Настройки выбранного принтера
- Диапазон печати (имеет смысл для многостраничных документов)
- Количество копий
- Кнопка OK / Печать или аналогичная по смыслу, а также кнопка отмены.
Могут присутствовать и другие элементы в зависимости от программы, с которой работаете. Однако в любом случае смысл диалога печати одинаков — указать принтер, на котором будете печатать, а также настройки печати.
Нажмите Crtl + P
Если диалог печати не появился, то значит в программе функции печати скорее всего нет.
Помимо сочетания клавиш Ctrl + P, вывести документ на печать можно и другими способами. Например, это может быть кнопка печати на панели инструментов программы. Обычно такая кнопка имеет стандартный значок в виде принтера.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Также очень часто пункт Печать есть в меню Файл программы.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Особенности диалога печати в Word и Excel
В новом Microsoft Office диалог печати не открывается в отдельном окне, а занимает всю площадь главного окна программы. Также доступна функция предварительного просмотра, позволяющая увидеть, как именно будет выглядеть документ с учетом установленных настроек выбранного принтера.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Стоит отметить, что функция предварительного просмотра доступна далеко не в каждой программе, имеющей функцию печати документов. Предварительный просмотр — это, так сказать, приятный бонус от создателей программы.
Особо хочется отметить установку полей документа при печати. Часто некоторые пользователи, чтобы вместить на один печатный лист больше информации, устанавливают слишком узкие поля или даже делают их равными нулю, т.е. печатают без полей. Делать так не стоит, поскольку большинство принтеров, как лазерных, так и струйных, имеют ограничение на минимальный размер полей. Если установить слишком маленькие поля в документе, то часть документа при печати просто обрежется, то есть не пропечатается вообще. А в случае струйного принтера так ещё и чернила мимо листа лететь будут, что загрязняет принтер.
Будьте аккуратны при установке полей печати в документе: не делайте поля слишком узкими!
Поля в 1 — 1,5 см вполне подойдут. Можно установить и 0,5 см — большинство принтеров их нормально пропечатывает, несмотря на выдачу Word или Excel предупреждения о слишком узких полях. Минимальный размер полей можно узнать в документации к вашему принтеру или выяснить опытным путём.
Как печатать, если нет принтера — печать в файл
А если на компьютере, на котором вы создаёте документ, нет установленного и подключенного принтера? В этом случае можно выполнить печать документа в файл.
Печать в файл — это очень просто. В результате такой "печати" образуется файл определённого формата. Windows имеет встроенный виртуальный принтер, реализующий функцию печати в файл, при этом обычный принтер подключать не нужно. Чтобы выполнить печать в файл, следует в диалоге печати выбрать виртуальный принтер Microsoft XPS Document Writer.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
При печати в файл с помощью указанного виртуального принтера образуется файл с расширением *.xps или *.xpsx. В процессе "печати" сохраните файл на диске, как при обычном сохранении документа. Далее этот файл можно перенести на любой компьютер, у которого подключен принтер, и запустить. При этом появится диалог печати.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Также существуют и другие виртуальные принтеры, устанавливаемые в виде отдельных программ. Кроме того, функция сохранения документа в файл уже есть по-умолчанию в некоторых программах. К примеру, это веб браузер Google Chrome, позволяющий сохранять веб страницы в файлы формата PDF.
Ещё обращу ваше внимание на то, что документ, отпечатанный в файл, не предназначен для редактирования!
Подведём итоги
В большинстве программ, работающих с документами, есть функция печати. Чтобы быстро отпечатать документ Word или Excel на принтере или сохранить в файл виртуального принтера XPS нажмите сочетание клавиш Ctrl + P.
Другие особенности печати документов Word и Excel вы можете изучить на онлайн курсах Microsoft Office.
Уникальная метка публикации: 68D61087-B7D0-0F60-AE0D-28C158018E1B Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/word-pechat-dokumentov-v-fajl-i-na-printere/
Печать документов в Microsoft Word
Современный документооборот все больше осуществляется в цифровом пространстве. Иметь дело с бумагой нам приходится значительно реже, но время от времени необходимость печати документа на принтере все же возникает. Сегодня мы расскажем о том, как это сделать в Microsoft Word.
Печать документов в Ворде
Процесс распечатки текстовых документов в редакторе от Microsoft мало чем отличается от такового в любых других программах, предоставляющих аналогичную возможность. Нюансы заключаются разве что в предварительном оформлении, подготовке и некоторых настройках. Забегая вперед, отметим, что Word позволяет печатать не только стандартные страницы A4, но и ряд других форматов.
Печать стандартных документов
Если вы имеете дело с обычным текстовым файлом, распечатать его не составит труда. Аналогичным образом обстоят дела и с документами, в которых есть графические объекты.
- Прежде всего убедитесь в корректности оформления файла, который требуется отправить на печать. Содержащиеся в нем текстовые и/или графические данные, не должны выходить за пределы области печати, сам же текст должен иметь именно тот вид, который вы хотите в дальнейшем получить на бумаге. Избежать возможных проблем с разметкой или устранить их в случае обнаружения поможет следующая статья:
Подробнее: Настройка полей в Microsoft Word - Откройте меню «Файл», нажав по наименованию соответствующей вкладки на панели быстрого доступа.
Примечание: В версиях Ворд до 2007 года включительно кнопка, которую необходимо нажать для перехода в меню программы, выполнена в стиле старого логотипа офисного пакета от Майкрософт.
В списке доступных параметров выберите пункт «Печать». 
При необходимости включите предварительный просмотр документа – это поможет еще раз перепроверить правильность оформления. 
Подробнее: Предварительный просмотр документов в Word
Примечание: Перейти к разделу «Печать» рассматриваемого текстового редактора можно и значительно проще – достаточно нажать клавиши «CTRL+P», которые являются универсальными для большинства программ, наделенных аналогичной функциональностью.
Примечание: Возле кнопки «Печать» можно также указать желаемое количество копий документа.
Печать неформатных документов
Если текстовый документ, который вы выводите на печать, имеет стандартный формат A4 и он точно правильно оформлен, проблем с его печатью возникнуть не должно. Но ведь Microsoft Word позволяет создавать и отличные от «стандарта» текстовые файлы, и нередко процесс их распечатки сопряжен с рядом трудностей. Собственно, последние могут возникнуть еще на этапе создания документа того или иного формата. Об основных из них, а также о нюансах печати, мы писали ранее, просто найдите в представленном ниже списке интересующую вас тему, ознакомьтесь с соответствующей инструкцией, и в результате получите уже готовый бумажный документ нужного типа. Подробнее: Создание документов книжного формата Создание брошюр и буклетов Создание форматов, отличных от A4 Изменение фона документа Создание подложки и водяного знака
Правильно оформить текстовый документ перед его печатью на принтере поможет следующая статья: Подробнее: Форматирование текста в документе Ворд
Решение возможных проблем
Иногда при попытке печати текстовых документов можно столкнуться с разного рода проблемами. К счастью, причины большинства из них легко обнаружить и устранить.
Принтер не печатает документы В случае возникновения проблем с печатью первым делом следует проверить оборудование, ответственное за этот нехитрый процесс. Возможно, дело в его неправильной настройке или отсутствии актуального драйвера. Не исключено и механическое повреждение. Установить точную причину и избавиться от нее помогут представленные по ссылкам ниже материалы. Подробнее: Устранение проблем в работе принтеров HP и Epson Печать документов на принтере в Windows
Не печатает только Word Если же в работоспособности и правильной настройке печатающего оборудования вы убедились, и даже проверили его в других программах, остается винить только Ворд. Иногда этот текстовый редактор и сам недвусмысленно дает понять, что он не может распечатывать документы (характерные сбои, ошибки), но бывает и так, что проблема зарыта значительно глубже — в программных или системных компонентах. Выявить ее и наверняка решить поможет наша подробная статья по данной теме. Подробнее: Что делать, если Word не печатает документы
Печатается не все содержимое Бывает и так, что документ печатается, но некоторые из содержащихся на его страницах элементов не выводятся на печать (например, изображения, фигуры или измененный фон страницы). В данном случае нужно просто проверить параметры печати и, если потребуется, активировать в них отключенные пункты.
- Откройте меню «Файл» и перейдите к разделу «Параметры».
- На боковой панели перейдите во вкладку «Отображение» (ранее данный раздел назывался «Экран») и в блоке «Параметры печати» установите галочки напротив тех пунктов, описание которых соответствует тому, что вам требуется распечатать помимо основного содержимого документа.
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить внесенные изменения, и попробуйте повторно инициировать процесс печати.
Как видите, даже самые серьезные проблемы с печатью документов в Ворде всегда можно обнаружить и устранить. Избежать их вовсе поможет четкое следование инструкции, изложенной в первой части статьи.
Печать документов в Word
Как только документ будет готов, Вы можете распечатать его, чтобы посмотреть или возможно поделиться бумажным вариантом с другими людьми. Используя панель «Печать» в Word, Вам не составит большого труда сделать это.
Панель «Печать»
1. Нажмите вкладку «Файл», чтобы открыть меню:
2. Выберите «Печать»:
3. Появится панель «Печать»:
Рассмотрим подробно каждый из элементов панели «Печать»:
1. Копии
Здесь можно выбрать, сколько копий документа Вы хотите напечатать:
2. Печать
Когда Вы будете готовы напечатать документ, нажмите «Печать»:
3. Принтер
Если компьютер подключен к нескольким принтерам, здесь можно выбрать нужный принтер:
4. Диапазон печати / Сведения о документе
Здесь можно выбрать нужно ли печатать все страницы, только текущую страницу или использовать настраиваемую печать:
5. Односторонняя и двусторонняя печать
Здесь можно выбрать как печатать документ: на одной стороне или на двух:
6. Разобрать по копиям
Данное меню позволяет разбирать или не разбирать по копиям печатаемые страницы:
7. Ориентация
Здесь Вы выбираете «Книжную» или «Альбомную» ориентацию:
8. Размер бумаги
Если принтер поддерживает различные форматы бумаги, то здесь можно выбрать нужный формат:
9. Поля
В данном разделе можно настроить размеры полей:
10. Страницы на листе
Word позволяет печатать более одной страницы на листе. Возможность уместить несколько страниц на одном листе может быть очень полезной, но чем больше страниц умещается, тем труднее прочитать текст:
11. Область предварительного просмотра
Здесь можно рассмотреть, как будет выглядеть документ при печати:
12. Выбор страницы
Нажимайте на стрелки, чтобы увидеть другие страницы в «Области предварительного просмотра».
Последовательность вывода документа на печать
- Перейдите в пункт «Печать» и выберите нужный принтер.
- Введите число копий, которые необходимо напечатать.
- При необходимости выберите любые другие параметры.
- Нажмите «Печать».
