В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.
Связь документа MS Word с данными из других файлов
К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе — где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.
А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.
Работает это так — в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные «малые» файлы с данными.
Как это выглядит? Я создаю три файла:
- Основной (DOC файл, сюда будет «собираться» содержимое из других документов)
- Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
- Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).
Структура файлов для демонстрации работы связей в MS Word
Я хочу, чтобы в «основном» файле была только какая-то вводная информация, а вот вся «динамика» подтягивалась из двух других файлов — сперва подключался заголовок из файла «Дополнительный», а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла «Данные». Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только «собрать» готовый финальный документ.
Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами
Первым делом открываю «Основной» файл, и ниже «статичного» текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель «Вставка», и в группе «Текст» нахожу кнопку «Объект». Здесь в выпадающем меню выбираю «Объект«.
Откроется окно «Вставка объекта», здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием «Создание из файла» и осмотреться. Хотя название «создание из файла» как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.
Обратите внимание на флажок «Связь с файлом» — он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться. А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего «общего» документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были — обновит и содержимое общего документа. Так-то!
Итак, щелкаем на кнопку «Обзор» и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл «дополнительный» со списком фамилий). Ставим галочку «Связь с файлом» и нажимаем «Ок.»
Если флажок стоит — связанные файлы будут обновляться, флажка нет — данные вставятся всего один раз
Как видите — текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя — если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.
Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ «Дополнительный».
Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно «Вставка объекта». Указываю в качестве источника свой второй файл — excel-документ «Данные» с таблицей, ставлю флажок «Связь с файлом» и нажимаю «Ок».
Да, все тоже самое — содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.
Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel
Самое время проверить самую «вкусную» часть — обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:
- Если просто открыть файл-донор («Данные» или «Дополнительный») для редактирования, внести изменения и закрыть их — в «Основном» не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова — да, все данные автоматом обновятся.
- Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в «Основном» мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.
Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?
При открытии перемещенных документов со связями, система предложит вам восстановить связи
Ничего особенного не будет — если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: «Документ содержит связи с другими файлами». Если нажать «Ок», система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).
Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его «составляющих» была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет — встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.
Александр Фролов, специально для сайта bussoft.ru
Объекты и рисунки
Рисунок из графического файла можно не просто внедрить в документ, но и вставить с сохранением связи с исходным графическим файлом. В этом случае изменения, произведенные с графическим файлом, будут отображаться в документе Word.
- Установите курсор туда, где будет находиться вставляемый рисунок.
- Во вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Рисунок.
- В окне Вставка рисунка ( рис. 5.27) перейдите в папку с нужным графическим файлом. Щелкните по стрелке кнопки Вставить и выберите способ вставки.
Рис. 5.27. Вставка связанного рисунка
Обновление связанных рисунков
Независимо от способа вставки автоматическое обновление связанного рисунка в документе Word при изменении исходного графического файла не происходит ни в процессе работы с документом, ни при его открытии.
Более того, если рисунок был вставлен с использованием команды Связать с файлом, а исходный графический файл был изменен, то при открытии документа Word вместо рисунка отображается пустой прямоугольник ( рис. 5.28).
увеличить изображениеРис. 5.28. Ошибка отображения связанного рисунка
Для обновления рисунка следует выделить его или фрагмент документа, содержащий рисунок, и нажать функциональную клавишу F9.
После перемещения, переименования или удаления исходного графического файла, при открытии документа Word вместо рисунка, вставленного с использованием команды Связать с файлом, отображается пустой прямоугольник (см. рис. 5.28), но рисунок, вставленный с использованием команды Вставить и связать отображается в документе. Однако при попытке обновления рисунка вместо него также будет отображаться пустой прямоугольник.
Управление связями рисунков
Для связанного рисунка можно изменить способ его хранения в файле или разорвать связь.
- Щелкните по кнопке "Office", выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню — команду Изменить ссылки на файлы ( рис. 5.29).
увеличить изображениеРис. 5.29. Открытие окна Связи
Рис. 5.30. Управление связями рисунка
Работа с коллекцией клипов
Поиск рисунка
При вставке рисунка из коллекции клипов не всегда удается найти нужный клип по его ключевому слову. В этом случае можно воспользоваться Организатором клипов.
- В нижней части области задач Клип (см. рис. 5.4 или рис. 5.5) щелкните ссылку Упорядочить клипы после чего отобразится окно Организатор клипов Microsoft ( рис. 5.31).
увеличить изображениеРис. 5.31. Поиск рисунка с помощью Организатора клипов
Для открытия Организатора клипов можно Воспользоваться Главным меню Windows.
- Откройте Главное меню Windows.
- Выберите команду Все программы.
- В группе программ Microsoft Office выберите команду Средства Microsoft Office.
- Выберите команду Организатора клипов Microsoft ( рис. 5.32).
