Индексация и нумерация страниц — важные составляющие структуры большинства документов, будь то книга, брошюра, бизнес-план, отчет, реферат или диплом. Эти элементы значительно упрощают навигацию по содержимому, позволяя читателю оперативно находить нужные разделы и осознавать объем представленного материала. Программа Word предлагает все необходимые инструменты для создания оглавлений и колонтитулов с номерами страниц. Рассмотрим все тонкости оформления этих элементов.
Подготовка структуры документа
Перед тем как составлять оглавление, необходимо тщательно обдумать логическую организацию документа и разделить его на секции с заголовками и подзаголовками. Это имеет значение не только для удобства читателей, но и является гарантией правильного формирования оглавления.
Рекомендуемая структура выглядит следующим образом:
- Разделы первого уровня (главы)
- Разделы второго уровня (параграфы в главах)
- При необходимости — подпараграфы (третий уровень)
Количество уровней зависит от объема и сложности информации. Для небольшой брошюры достаточно двух, для монографии может потребоваться и четыре-пять. Главное — чтобы текст логически распадался на разделы, а заголовки точно отражали их суть и были понятные.
Стили заголовков и подзаголовков
После того как структура завершена, переходим к созданию заголовков. Для автоматического формирования оглавления в Word необходимо использовать стили. Это важное условие, иначе оглавление не будет создано.
Стили в Word представляют собой именованные группы форматирования, которые включают в себя шрифт, начертание, размер, выравнивание, отступы и интервалы. Стили помогают быстро и последовательно оформлять схожие элементы документа.
Создание заголовков
Приступаем к созданию заголовков в тексте. Сами заголовки пишем обычным текстом в нужных местах документа. Это могут быть названия глав, разделов, параграфов. Например, первая глава называется «История вопроса». После нее идет вторая глава — «Актуальные проблемы». Пока Word воспринимает их как обычные абзацы текста.
Для того чтобы абзацы стали заголовками, необходимо использовать определённые стили.
Разметка заголовков стилями
Для того чтобы Word смог идентифицировать текст в качестве заголовков, необходимо применить к ним стили:
Обзор стилей заголовков в Word
В дальнейшем обсудим стили, которые предлагает Word, а также их характеристики и способы применения для организации документа.
Вставка оглавления
Когда весь документ готов, а заголовки размечены, можно приступать к созданию оглавления. Word сгенерирует его автоматически.
Где разместить оглавление?
Решите, в каком месте документа будет оглавление. Логичнее всего сделать это сразу после титульного листа. Иногда его размещают в конце, после основного текста, но это удобно только в небольших работах.
Как добавить оглавление
Поместите курсор туда, где должно быть оглавление. На вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление» и выберите нужный автоматический вариант — сразу после заголовка или на отдельной странице. Как правило, используют первый вариант. Word мгновенно сгенерирует оглавление, в котором будут точно так же, как в тексте, отражены все заголовки с указанием страниц.
Можно сразу переходить к форматированию или на этом остановиться. Уже на данном этапе оглавление полностью рабочее.
Форматирование оглавления
По умолчанию оглавление оформлено стандартно: шрифтом Times New Roman размером 12 пунктов. Но его можно изменить под нужный стиль. Например, сделать шрифт более крупным и читабельным. Для этого выделяем весь текст оглавления, заходим на вкладку «Главная» и выбираем подходящий размер, например, 14 пунктов. Также по желанию можно менять тип начертание, межстрочный интервал и другие параметры.
Варианты дизайна оглавления
Также на вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» есть готовые варианты оформления. Нажмите стрелочку справа от кнопки «Оглавление». Здесь можно выбрать цветные, черно-белые стили с разными шрифтами, интервалами, фоном. П осле выбора любого оформления можно дополнительно отредактировать параметры вручную на вкладке «Главная».
Работа с оглавлением
Оглавление готово, но на этом работа с ним не заканчивается. В процессе редактирования документа содержимое и структура могут меняться, будут добавляться или удаляться целые разделы. Эти изменения должны корректно отражаться в оглавлении. Рассмотрим основные сценарии.
Обновление оглавления
Если в основной части документа пользователь внес изменения, добавил или удалил целые главы, нужно обновить оглавление, чтобы изменения вступили в силу. Для этого щелкните левой кнопкой мыши в любом месте оглавления. Затем нажмите правой кнопкой и в открывшимся контекстном меню выберите команду «Обновить поле». Word сравнит текущее состояние документа с существующим оглавлением и внесет все необходимые иборьбы. Эту операцию рекомендуется выполнять каждый раз после серьезных правок документа, чтобы информация в оглавлении соответствовала действительности.
Изменение уровней оглавления
Бывает ситуация, когда определенные пункты оглавления «зависают» на неправильном уровне, например, глава отображается как параграф или наоборот. Чтобы исправить это, меняйте уровни прямо в оглавлении, а не в основном тексте.
Выберите элемент оглавления, который необходимо переместить на один уровень вверх или вниз. На вкладке «Ссылки» в разделе «Оглавление» нажмите кнопку «Повысить уровень» или «Понизить уровень» столько раз, сколько потребуется. Элемент аккуратно переместится на нужное место в иерархии. Обновите оглавление, чтобы изменения вступили в силу.
Также уровни можно поменять, если нажать на маркер у пункта правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираете нужный уровень вручную — «Уровень 1», «Уровень 2» и т.д.
Исправление ошибок в оглавлении
Иногда в оглавлении могут возникать ошибки в виде дублирующихся или неправильных пунктов. Не нужно править эти элементы вручную. Лучшее решение — полностью удалить испорченное оглавление и создать новое с нуля, следуя вышеописанным шагам.
Нумерация страниц
Ни одна печатная работа не обходится без нумерации страниц. Добавить колонтитулы с номерами в Word не составит труда.
Где размещают номера страниц
По умолчанию номера страниц располагаются внизу страницы или в колонтитуле. Колонтитул — это специальная область вверху или внизу листа, где кроме номеров можно разместить автора, название, дату, логотип. Чаще всего номера добавляют в нижний колонтитул слева или справа. Также допустим вариант с размещением их в центре.
Способы добавления номеров
Автоматический вариант удобен тем, что Word самостоятельно проставит номера на всех листах без участия пользователя в соответствии с настройками. Для автонумерации на вкладке «Вставка» в группе «Колонтитулы» нажимаем кнопку «Номер страницы» и выбираем формат.
Ручная вставка подходит в случае, если нужна нумерация нестандартного вида или отдельные номера на титульном листе. Щелкаем в колонтитуле, где будут номера, затем на вкладке «Вставка» выбираем «Номер страницы».
Настройка параметров нумерации
При любом способе нумерации можно изменить настройки: вид колонтитула, формат и положение номера на странице. После добавления нумерации нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите команду «Формат номера страниц». Другой способ: через вкладку «Вставка» в группе «Колонтитулы» → «Номер страницы» → «Формат номера страницы». Откроется окно параметров.
Положение номера на странице
Здесь можно указать точное положение на листе: вверху, внизу, в углу, в центре страницы. Также есть различные варианты колонтитула: простой нижний, верхний, оба вместе или первый вид на четных, второй на нечетных. Выравнивание номера тоже можно настроить: по левому краю, центру, ширине.
Формат номера страницы
Важная настройка — нужное отображение номера:
Возможно включить текст (например, слово «страница»), разделитель перед номером или после него.
Проблемы с нумерацией страниц
Номера на титульной странице
Если не нужна нумерация на титульном листе или она должна отличаться, уберите ее вручную. Для этого дважды щелкните в колонтитуле этой страницы и нажмите клавишу Delete на клавиатуре.
3 способа пакетного повышения или понижения уровня заголовков в документе Word
Правильное использование заголовков создает хорошую структуру документа. И говоря о собственности, время от времени менять уровни заголовков неизбежно. Например, при объединении нескольких отдельных документов в один вам придется повышать или понижать некоторые уровни заголовков.По общему признанию, это не высшая математика, чтобы повысить или понизить один уровень заголовка за один раз. Но, когда дело доходит до пакетной обработки, вы должны найти правильный путь к ней. Читайте дальше, чтобы узнать, что вы можете использовать.
Способ 1: повысить или понизить уровень всех заголовков одного уровня
В частности, в длинном документе может быть несколько заголовков одного уровня. Вот способ их группового продвижения или понижения с помощью функции «Найти и заменить».
Примечание:
Способ 2: повысить или понизить уровень всех заголовков
Кроме того, вы также можете запомнить ярлыки, чтобы сделать это быстро.
Способ 3: запустить макрос
Как видите, метод 2 может отлично сработать, чтобы получить то, что вы хотите. Но для этого требуется пара кликов и переключение между режимами «Контур» и «Макет печати». И даже с ярлыком сначала нужно запомнить комбинацию клавиш.
Впрочем, с макро-способом таких заморочек бы не было. Вы можете указать повышение или понижение в должности одной буквой.
Sub ПовыситьИлиПонизитьАбзац() Dim strПравило As String Selection.WholeStory strПравило = InputBox("Для повышения уровня заголовка введите p" "Для понижения уровня заголовка введите d") Если strПравило = "p", Тогда Selection.Paragraphs.OutlinePromote Else Selection.Paragraphs.OutlineDemote End If Selection.Collapse wdCollapseStart End Sub
- Затем нажмите кнопку «Выполнить».
- Теперь будет поле ввода. Буква «p» означает продвижение по службе, а «d» — понижение в должности. Введите букву в текстовое поле и нажмите «ОК», чтобы продолжить.
Однократный запуск макроса означает понижение или повышение на один уровень за раз. Итак, повторяйте это, как вам нужно.
Будьте готовы все время
Что касается подготовки к повреждению документа, первое, о чем мы должны подумать, — это создать план регулярного резервного копирования. Он предоставляет нам копию файла, поэтому мы не сильно пострадаем от потери данных. Тем не менее, мost эффективным способом является получение инструмента для восстановить слово, для этого предлагает нам последнюю версию документа.
