Как сделать слияние документов в Word

С помощью функции слияния в Microsoft Word можно интегрировать данные из внешнего файла Excel в определённые разделы документа. Это особенно удобно для массовых email-рассылок или при печати стандартных материалов, отличающихся лишь в некоторых элементах. При изменении исходной таблицы информация в документе будет обновляться автоматически.

Если вашей задачей является перенос данных из Excel в аналогичную таблицу в Microsoft Word, настоятельно рекомендуем использовать специальную вставку с установленной связью, что значительно упростит выполнение этой задачи. На нашем сайте есть отдельная статья с детальным описанием этого процесса.

Обратите внимание! Все последующие действия будут демонстрироваться на примере программы Microsoft Office 2016. В связи с этим возможно наличие определенных различий в интерфейсе по сравнению с другими версиями текстового редактора. Тем не менее, инструкция остается актуальной, а значительные отличия будут выделены.

Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel

Сначала нужно оформить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было правильно вставить в документ Word. Необходимо удалить все объединенные ячейки, информация должна быть представлена в отдельных столбцах. В противном случае могут возникнуть ошибки при слиянии данных. Если потребуется, вы можете обратиться к другой нашей статье, где подробно объясняется, как разъединить ячейки.

Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.

Когда вы создаете базу данных с начальными значениями в Microsoft Excel, настоятельно рекомендуем использовать функцию «Умная таблица». Это значительно упростит выполнение всех вышеуказанных условий. На нашем сайте вы можете найти статью, в которой подробно объясняется применение этой функции в табличном редакторе.

В конечном итоге таблица с исходными данными должна соответствовать лишь двум критериям — присутствию заголовков для каждого столбца и отсутствию объединенных ячеек в пределах рабочего диапазона. Хотя это не обязательные условия, объединение ячеек возможно и без их соблюдения, выполнение этих требований значительно упростит дальнейшую работу над задачей.

Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word

Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.

На данном этапе процесса слияния нет строгих требований, однако существуют определенные рекомендации. Для упрощения работы можно создать образец документа, в который будет включена вся необходимая информация из базы данных Excel, чтобы он выглядел завершенным. После этого достаточно удалить личные данные, и можно переходить к следующему этапу инструкции. Пример готового образца представлен на изображении ниже.

Настоятельно рекомендуется включить функцию затенения полей для того, чтобы информация, вставленная через слияние, была более заметной в дальнейшем. Это упростит работу с документом на финальных стадиях редактирования.

Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.
На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.
Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.

Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу

Все необходимые инструменты для осуществления слияния располагаются на вкладке «Рассылки». На текущем этапе выполнения задачи ключевыми являются всего два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа с добавлением полей».

Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:

Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.

Обратите внимание! При выборе опции «Конверты» или «Наклейки» в выпадающем меню откроется дополнительное диалоговое окно, где необходимо будет установить начальные параметры. Каждое из действий сопровождается текстовыми подсказками, поэтому не должно возникнуть никаких трудностей. Все остальные действия по слиянию выполняются описанным ниже образом.

Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.

В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».

Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите Внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.

Важно! В случае необходимости замены базы данных с исходными данными в будущем, воспользуйтесь функцией в разделе «Начало слияния», именуемой «Изменить список получателей». При активации данной опции откроется файловый менеджер, где нужно будет выбрать новую таблицу Excel.

Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».

Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.

Обратите внимание! Инструменты, которые находятся в разделе «Составление документа и вставка полей», не требуют активного использования в практической работе, так как их основное назначение — автоматизировать некоторые процессы при обработке значительных объемов информации. К примеру, с помощью функции «Правила» можно установить определенные условия для вставки конкретных полей, а открыв диалоговое окно «Подбор полей», заранее подготовить дополнительные поля для быстрого их добавления через другие возможности.

Шаг 4: Проверка результатов

После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».

Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.

Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».

Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».

Шаг 5: Завершение слияния

После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».

Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:

«Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.

«Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.

На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом. Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word

«Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.

Вариант 2: Microsoft Office 2003

В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.

Обратите внимание! Microsoft Word 2003 не поддерживает современный формат XSLX, поэтому для выполнения слияния базу данных в Excel следует сохранять в формате XLS.

В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.

Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».

В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».

Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».

Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.

В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».

По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».

Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».

Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.

Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».

В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.

Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».

Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».

Завершите слияние, нажав по строке «Печать». После этого откроется новое диалоговое окно, в котором останется выбрать количество печатаемых экземпляров. Также можно отдельно изменить часть писем, воспользовавшись соответствующей опцией на панели Мастера.

Имейте в виду! В зависимости от того, какой тип слияния вы выбрали на втором этапе предыдущей инструкции, в финальной части будут доступны различные действия. В данной ситуации это будет печать документа, однако, если вы выберете «Электронное сообщение», вам будет предложено ввести контактные данные адресатов.

Все способы слияния документов в Word: пошаговое руководство