Каждый, кто иногда обращается к персональному компьютеру, неизбежно сталкивался с текстовыми документами. Мы читаем, пишем и редактируем тексты – трудно представить современную жизнь без рассказов, стихотворений, инструкций, рефератов или заметок. Даже список покупок все чаще фиксируется на экране смартфона или планшета. Ручной текст становится подлинным артефактом.
Умение работать с программами для обработки текстов должно развиваться у детей с первых лет обучения. Эти навыки облегчают жизнь школьникам, студентам и преподавателям, делая ее более увлекательной.
Структура занятия:
Увлекательный мир редакторов текстовых документов
Одним из самых часто используемых приложений в школе, можно назвать текстовый редактор. Написание рефератов, сочинений, конспектов уроков, лекций – все это давно уже набирается при помощи блокнота, Microsoft Word или аналогичной программы.
Главной структурной единицей редактора является не только буква, но и все остальные клавиатурные символы, такие как цифры и специальные знаки. Объектами текстового документа могут выступать как символы, так и изображения, графики или блок-схемы.
Безграничные возможности текстовых процессоров
Какой бы текстовый редактор ни был выбран, его главная функция заключается в создании и редактировании текстовой информации, а В форматировании, сохранении и последующем использовании файла. Однако инструменты для выполнения различных операций будут различаться в каждом случае.
Редактирование данных включает манипуляции с частями текста (копирование, удаление, вставку, другое). Форматирование предполагает изменение внешнего вида текста, оформление части или всего документа.
С помощью современных текстовых редакторов можно одновременно открывать несколько файлов, осуществлять поиск конкретных слов или строк в документе, а также объединять два файла посредством слияния. При этом обязательно учитываются количественные характеристики текстовых документов, такие как общее число страниц, количество символов, размер файла и другие параметры.
Интуитивно понятные настройки печати позволяют легко выполнять одно- и двустороннюю печать, создавать брошюры, изменять ориентацию страниц, настраивать поля и многое другое. Печать возможно на стандартном формате A4 или любых других, включая конверты.
Обычные текстовые редакторы, такие как Блокнот в Windows или WordPad, предназначены для разработки простых текстовых файлов и предлагают базовые функции редактирования и форматирования текста:
Современные процессоры предлагают огромный выбор операций, позволяющих создавать полноценные документы с рисунками, цветным фоном, диаграммами, таблицами и схемами.Есть проверка орфографии, вставка примечаний, сохранение исправлений,плюс многое другое. Такими популярными и совершенными приложениями являются Microsoft Word и Star Office Writer.
Еще более прогрессивные редакторы, такие как Microsoft Office Publisher, Adobe Page Maker, позволяют верстать (комбинировать разнотипные участки материала на странице), создавать макеты для изготовления книг, журналов, брошюр. Фактически это – настольные издательские приложения.
Для работы в сети (загрузка записей в блоги или заполнение текстом веб-страниц) используется Microsoft Front Page.
Краткий обзор Microsoft Word
Особенность данного редактора, как и остальных продуктов Microsoft – возможность выполнять одну операцию разными способами (при помощи текстовых, графических команд, панели инструментов или контекстного меню). Это позволяет каждому пользователю выбирать наиболее комфортный и легкий для него вариант.
Создание документов
Создавать документы в Microsoft Word можно такими способами:
Обратите внимание, как многоразличных файлов позволяет создать это приложение, какие полезные шаблоны разработаны и готовы к использованию.
Открытие документов текстового редактора
Чтобы открыть текстовый документ следует выбрать один из вариантов:
через меню «Файл»:
По умолчанию будет выбрана программа для открытия текстового файла. Если она не установлена, следует воспользоваться командой «Открыть с помощью» и выбрать нужное приложение:
Структура документа Word
Окно текстового редактора состоит из:
Настроить ленту команд, панель быстрого доступа, строку состояния можно, вызвав на них контекстное меню:
Все это позволяет полноценно работать в окне приложения, видоизменять текстовый объект любым удобным способом (при помощи значков, команд меню, комбинации кнопок клавиатуры или манипулятора «мышки»).
Документ в текстовом процессоре Word представляет собой чистый лист, на котором можно набирать текст. По умолчанию файл так и называется, «Документ 1», или же при сохранении ему присваивается имя, которое говорит о содержимом («Реферат по истории», « мои стихи», прочее).
В набранном тексте можно выделить основные структурные элементы: символ, слово, строку, абзац.
Символом в Ворд является любой знак, буква, цифра, даже пробел.
Кроме букв, цифр и знаков препинания, в текст можно вставлять специальные символы:
Из предложенных вариантов нужно выбрать подходящий символ и вставить:
В текстовый документ можно вставлять различные объекты: картинки, диаграммы, гиперссылки и многое другое:
Редактирование и форматирование документов Word
Корректировка текста включает в себя трансформацию введенной информации (замену отдельных фрагментов, их удаление или добавление новых слов и предложений). В то время как форматирование относится к изменению самого текста и его визуального представления. Это включает в себя настройку шрифта, изменение фона страницы, установку полей, ориентацию листа, а также множество других функций, доступных на ленте инструментов.
Выделение символов
Чтобы с объектом провести любые манипуляции, текст, как любой другой объект на компьютере, следует выделить. Для этого ставят курсор, нажимают кнопку «Shift» при помощи мышки или стрелок на клавиатуре выделяют нужное количество знаков. Когда он будет выделен сероватым фоном, его можно изменять:
Если сделанное изменение не подошло, его можно отменить. Проще всего это сделать при помощи команды на панели быстрого доступа, которая выглядит как значок обратной стрелки (отмена последнего действия):
Копирование и перемещение
Выделив нужный участок текста (независимо, это один символ или несколько абзацев), его можно переместить в другое место или копировать (вставить такой же), держа нажатой кнопку «Ctrl». Выполнять такие операции можно как в одном документе, так и между несколькими открытыми страницами.
Чтобы переместить выделенный участок, следует зажать левую кнопку мыши потащить в нужное место. Для удобства перемещаемый блок будет выглядеть как небольшой пунктирный прямоугольник у курсора.
Можно вырезать текст и потом вставить.
Вырезать выделенный объект можно:
Когда текст вырезан, он исчезает с листа документа и временно хранится в буфере обмена. Если его не вставить, а выполнять другие операции, он просто исчезнет, то есть будет удален.
Вставлять скопированный или вырезанный участок можно:
Работа со шрифтами
Чаще всего операции форматирования касаются самих символов. Нужно привести текст во всем документе к единому стилю, повторить форматирование, как в других документах данной серии или просто сделать набранную информацию более читабельной и приятной для восприятия. Для этого меняют шрифт, его размер или другие параметры. Сюда относятся все операции с ленты меню «Главная», блок «Шрифт»:
Забавно. Шрифт Wingdings включает в себя 223 символа, которые можно использовать для оформления текста ((
Можно воспользоваться предложенным списком шрифтов:
Или загрузить собственный или скачанный на специальных интернет ресурсах. Одни типы шрифта строго регламентированные и применяются в деловой переписке, оформлении различных научных и учебных работах ((Times New Roman или Arial). Другие отлично подходят для оформления писем или презентаций. Большинство шрифтов на английские буквы, а на кириллицу влияют ограничено:
Кириллица (латиница) – название шрифта
Можно изменить размер, цвет символов, сделать текст полужирным, курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть . Сделать набранные символы нижним или верхним регистром плюс многое другое.
Очень удобно использовать контекстное меню. Просто выделить участок и выбрать из меню правой кнопки мыши:
Форматирование страниц
Кратко ознакомимся с различными способами изменения внешнего вида документа на станице.
Разметка страницы – включает в себя изменение размера полей, ориентацию листа,отступы, межстрочные интервалы и многое другое:
Готовые цветовые схемы позволяют оформлять текстовый документ выбором шаблона темы:
Удобно и правильно нумеровать страницы, тогда на печати документ не превратиться в стопку листов, их можно будет разложить и прочитать в нужном порядке. Для установки номера страницы используют арабские цифры, а для перечисления разделов в плане – римские.
Существует несколько способов достижения этого.
Способ 1 – лента инструментов, команды меню «Вставка»:
Способ 2 – двойной щелчок на нижней части листа откроет поле колонтитулов, а уже в нем можно вставлять нужную информацию, которая будет повторяться на всех листах:
Колонтитулы – информация на верхней или нижней части листа, которая повторяется на каждой странице. Обычно это номера страниц, название документа, дата/время печати, ФИО разработчика, логотип компании, другое.
Они отображаются серым цветом, не мешают набирать основной текст, но форматировать их нужно отдельно,двойным щелчком, открывая конструктор колонтитулов.
Для удобства восприятия или чтобы разделить различные части документа вставляют разрыв страницы. Дальше текст будет идти на следующем листе, даже если предыдущий полностью пустой.
Форматирование абзаца документа
Сюда относятся следующие операции:
Интересно. Часто в письмах или литературных произведениях первый символ абзаца делают большим и вычурным. Чтобы сделать такую букву в Word, необходимо выбрать меню «Вставка», пункт «Буквица»:
Важно! Чтобы не подбирать форматирование шрифта по аналогии с примером, особенно, если используется несколько шрифтов, можно воспользоваться удобным инструментом.
Для этого нужно выделить образец с правильным форматом, выбрать значок меню «Формат по образцу» (кисточка):
Теперь выделите тот фрагмент, который необходимо преобразовать в такой же формат, как у образца:
Получается одинаковый формат:
Изучение возможностей Word позволяет с легкостью оформлять любые типы документов для учебной или научной деятельности, писать красочные письма, приглашения или подписывать открытки, создавать календари, напоминания и ежедневники, а также многое другое.
Форматы текстовых файлов
Существуют расширения текстовых документов, в которых документы сохраняются редакторами по умолчанию. Но практически все текстовые процессоры позволяют изменить текстовой формат, выбрав подходящий, который не является «фирменным» для него.
Часто встречаемые форматы текстовых файлов
Как видим, открывать новые возможности текстового процессора можно и на первом и на десятом году изучения приложения. А разнообразие инструментов позволяет организовать документооборот не только для школьных нужд, но и вести полноценный документооборот в компании, не учитывая потребности в таблицах или специфические документы (бухгалтерские, планы, схемы строений).
Задания:
Документ сохраните под названием «Курочка».
Возможности текстового процессора MS Word
Поиск и замена текста используется для ускорения процесса правки, для поиска и замены определенных параметров форматирования, специальных символов и т.п.
Поиск Для выполнения поиска на вкладке Главная в группе Редактирование нужно выбрать пункт Найти или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+F.
Рисунок 1. Группа Редактирование В диалоговом окне Найти и заменить в поле Найти вводят образец для поиска. Для запуска процесса поиска служит кнопка Найти далее. Программа выполняет поиск по документу с того места, где стоял курсор, до конца документа. При нахождении нужного фрагмента текст поиск приостанавливается, а найденный фрагмент выделяется.
Для продолжения поиска также используют кнопку Найти далее. При достижении конца документа Word сообщает об этом и предлагает продолжить поиск с начала документа.
Рисунок 2. Вкладка Найти окна Найти и заменить Также быстрый поиск можно произвести с помощью панели Навигация, которая вызывается теми же способами, что и окно Найти и заменить. В окно поиска вводится текст для поиска, ниже можно просмотреть результаты текущего поиска и быстро перейти к нужному фрагменту текста.
Рисунок 3. Панель "Навигация" Замена Для одновременного поиска и замены текстовых фрагментов необходимо выбрать опцию "Заменить" (или воспользоваться горячими клавишами Ctrl+H).
Рисунок 4. Вкладка Заменить окна Найти и заменить В поле Найти вводят фрагмент текста, который нужно заменить, а в поле Заменить на – текст, на который нужно заменить. Дальнейшие действия похожи на действия при поиске текста. Также можно нажать кнопку Заменить все, после чего будут заменены все найденные фрагменты текста и по окончании выполнения замен Word выведет отчет о количестве произведенных замен.
Замечание 1
Необходимо обратить внимание, что при поиске фрагментов текста будут найдены и заменены не только отдельные слова, но и слова, содержащие указанные фрагменты текста. Поэтому необходимо внимательно использовать функцию замены.
Рецензирование документов
Нередко над одним документом выполняются операции несколькими пользователями (например, редактирование и указание на ошибки в работе студента и последующие иборьбы студента). В таком случае удобно использовать вкладку Рецензирование и инструменты, которые на ней находятся.
Рисунок 5. Вкладка Рецензирование
В группе Запись исправлений расположены инструменты, которые позволяют отслеживать изменения в документе, для чего нужно нажать кнопку Иборьбы.
Область проверки открывает дополнительную панель, где будут отображены в хронологическом порядке иборьбы и добавление примечаний.
Рисунок 6. Панель Область исправлений
«Возможности текстового процессора MS Word»
Помощь специалиста в области трудовой деятельности
Решение проблем с помощью ИИ за 120 секунд
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Чтобы скрыть правки, добавленные в документ, необходимо убрать соответствующие галочки в разделе Показать правки. В группе Изменения находятся кнопки, которые позволяют перемещаться между иборьбыми, внесёнными в документ, а также принимать или отклонять эти изменения.
Рисунок 7. Группа Изменения
Добавление примечаний
Рисунок 8. Группа Примечания
Примечания нужны для пояснения исправлений или внесенных изменений. Добавляется примечание с помощью команды Создать примечание.
Рисунок 9. Пример примечания
Защита документа
Для обеспечения защиты документа от несанкционированного доступа, внесения изменений или удаления выполняют защиту документа с помощью группы Защита. После выбора команды Ограничить редактирование открывается дополнительная вертикальная панель.
Установив флажок Ограничить набор разрешенных стилей в опциях Настройки. , указывают элементы оформления, которые можно будет изменять при дальнейшей работе с документом.
Для ограничения редактирования необходимо установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа и из выпадающего списка выбрать пункт Запись исправлений. Этим самым мы разрешаем добавлять комментарии к документу, удалять, вставлять и перемещать текст. Если же мы хотим другим пользователям разрешить только оставлять примечания, то надо выбрать пункт Примечания.
Для включения защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.
Чтобы снять защиту, необходимо нажать кнопку Защитить документ и в появившемся списке снять флажок Ограничить форматирование и редактирование.
Примечание 2
Этим возможности текстового процессора не ограничиваются. В программе Word имеется широкий набор оформления официальных документов (сноски, оглавления и т.д.), создание макросов, работа с таблицами и т.д.
Основы работы с Microsoft Word
Создание и работа с файлами Word
Для того чтобы сразу создать вордовский документ с нуля, достаточно кликнуть правой кнопкой мышки по Рабочему столу или свободному месту в Проводнике. В открывшемся меню выбрать “Создать” и “Документ Microsoft Word”. Вновь созданному пустому файлу можно присвоить свое имя и сразу начать работать в редакторе.
Чтобы сформировать новый документ в самом приложении, в верхнем меню выберете “Файл” — “Создать”. Откроется окно с готовыми шаблонами Word. Подведя указатель мыши к предустановленному варианту, вы увидите подсказку. Кликаете два раза левой кнопкой мыши (ЛКМ) и выберите нужный шаблон нового документа.
Вкладка “Последние” предоставит выборочный доступ к недавно открытым файлам. Здесь же вы можете поместить интернет-версию документа в папку OneDrive на диске компьютера для последующей синхронизации с облачным хранилищем. Либо сразу выгрузить файл в облако Microsoft через “Добавление места”. Для выполнения этой операции требуется Учетная запись Microsoft
Активировав вкладку “Печать”, вы получите доступ к настройкам печати документа. Данное меню можно быстро вызвать из самого документа при помощи “горячих клавиш” Ctrl+P.
Если необходимо настроить общий доступ к документу в облаке, отправить по электронной почте, опубликовать в блоге либо преобразовать в онлайн-презентацию, воспользуйтесь функционалом “Общий доступ”.
Инструмент “Экспорт” дает возможность преобразовать файл в документ PDF/XPS, изменить тип файла на альтернативный. Данная операция в чем-то аналогична функционалу “Сохранить как” с выбором расширений, но производит более корректную конвертацию из одного приложения в другое.
Вкладка “Параметры” предоставляет доступ к более сложным настройкам, которые могут быть применены во всех документах приложения Word, либо только в существующем. Поэтому менять некоторые из них следует с определенной осторожностью. Здесь вы можете настроить язык по умолчанию, проверку правописания, режим автосохранения и многое другое.
Важный пользовательский функционал, доступный в “Параметрах” — настройка команд и иконок графического интерфейса “Лента”. Добавляйте полезные функции в меню быстрого доступа и удаляйте ненужные, чтобы ускорить и упростить работу с документами в MS Word.
Создание собственного шаблона документа
Допустим, у вас имеется корпоративный бланк или намечена массовая рассылка типового письма. Чтобы не проводить лишние манипуляции с документом, достаточно разработать уникальный Шаблон.
- >Создайте документ-шаблон для дальнейшего использования в виде исходника.
- Войдите в меню “Файл”, выберете “Сохранить как” или “Экспорт”. Затем кликнете два раза ЛКМ по кнопке “Шаблон (*dotx)”, либо выберете тип файла с таким же расширением. Сохраните документ в удобном месте.
Теперь каждый раз при открытии файла *dotx у вас будет стандартный шаблон под названием “Документ” с порядковым номером 1 / 2 / 3 и т.д., в который можно вносить необходимые изменения. Далее документ сохраняете под новым названием уже с обычным префиксом *docx.
Набор текста, форматирование и редактирование
Печатание текста в редакторе не вызывает сложностей. Прежде всего для удобства работы выбираем масштаб отображения страниц. Для этого в правом нижнем углу экрана передвигаем ползунок между знаками “-” и “+”.
Изначально параметры текста, размер и стиль шрифта устанавливаются разработчиком. Пользователь легко может изменить их несколькими способами — через верхнее меню, либо с помощью правой кнопки мыши при работе с выделенными фрагментами текста. Создание своего шаблона документа сохранит личные настройки. В Windows 10 меню настроек форматирования появляется автоматически при выделении текста.
Здесь выбираем варианты начертания и стиля текста:
Вкладка “Дополнительные” расширяет возможности работы со шрифтами. Чтобы откатить изменения к начальным, достаточно нажать кнопку “По умолчанию” либо “Очистить все форматирование”.
В верхнем меню есть кнопка “Формат по образцу”, которая позволяет быстро переносить стили текста внутри документа и между разными файлами:
Например, я хочу в данном документе применить стиль Заголовка первого уровня к Заголовку 2. Для этого я ставлю курсор на “Основы работы с Microsoft Word”, нажимаю на “кисточку” в верхнем меню, она становится активной, далее выделяю предложение “Создание и работа с файлами Ворд”. Все настройки форматирования первого фрагмента текста автоматически применяются ко второму.
Параметры страницы и форматирование абзацев
Выполняем предварительные настройки параметров станицы:
Настройки могут быть применены ко всему документу, либо к выбранному фрагменту. Во втором случае выделенный текст отобразится на отдельной странице.
Размеры полей можно регулировать с помощью мыши. Для этого просто перетащите край поля на боковой или верхней "Линейке" на необходимое расстояние.
Настройка абзацев
В Ворд можно создать индивидуальные настройки для разных абзацев, либо поменять отступы для всего документа:
Чтобы изменить “Отступ первой строки” и “Выступ” для всего текста в файле, выделите его при помощи клавиш Ctrl+A. Быстро применить настройки одного абзаца к другому можно при помощи уже знакомой кнопки “Формат по образцу”.
Также быстро изменить отступ на фиксированный интервал можно кнопками Основного меню “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ”.
Выравнивание текста
В редакторе Word существует четыре варианта горизонтального выравнивания всего текста, либо отдельных абзацев: по левому и правому краю, по центру и ширине. Для этого используйте кнопки Верхнего меню или окно “Абзац”.
Регулирование межстрочного интервала
Выделите весь текст или фрагмент. Воспользуйтесь кнопкой Интерфейсного меню или расширенными настройками в окне “Абзац”, выбрав вариант преднастроек или пользовательский.
Использование инструмента “Вставка”
Для работы с объектами, не относящимися к текстовому контенту, в редакторе Microsoft Word присутствует функционал вставки. Получите к нему доступ, открыв соответствующую вкладку в Интерфейсном меню.
Здесь доступно создание и импорт различных объектов. Рассмотрим некоторые из них подробнее.
В меню “Вставка” предусмотрено большое количество вставки сторонних объектов и интеграции с внешними приложениями, импорт из интернета и с локального компьютера. По сути, его функционал требует написания отдельной методички. Остановимся на трех наиболее популярных и востребованных объектах, используемых в Microsoft Word.
Таблица
Чтобы добавить таблицу, разверните соответствующее подменю и выберите количество строк и колонок. Произойдет автоматический переход в меню “Конструктор” с расширенными возможностями настройки таблицы.
Некоторые ценные рекомендации по облегчению работы с таблицами в Ворде.
- Чтобы выделить всю таблицу, кликните ЛКМ по квадратику со стрелками рядом с левым верхним углом таблицы.
- Для быстрого перехода в следующую ячейку воспользуйтесь клавишей Tab.
- Чтобы создать новую строку внизу таблицы, установите курсор в последнюю ячейку и нажмите Tab.
- Для произвольного добавления разделительных линий воспользуйтесь инструментом “Нарисовать таблицу”.
- Инструмент “Таблица Excel” в меню “Вставка” — “Таблица” дает возможность создать внутри документа внедренный объект таблицы Excel с возможностью использования функционала соответствующего приложения.
- Для дополнительной работы с таблицей удобнее всего использовать всплывающее меню, которые вызывается правой кнопкой мыши.
- Чтобы выделить отдельные ячейки с текстом, разные строки, используйте мышку, одновременно удерживая Ctrl.
Фигуры
Еще один популярный инструмент создания и редактирования встроенных объектов в Ворд, используемый в качестве дополнительного оформления документа.
Работать с фигурами достаточно просто. Они легко меняют размер, перемещаются по страницам. Их можно совмещать с текстом, поворачивать, менять цветовую палитру и линии.
Колонтитулы
Бывает, что в документах необходимо создать статичный контент, повторяющийся на всех страницах. Это могут быть реквизиты, логотип, иная информация или объект. Для этого воспользуйтесь инструментом создания и редактирования колонтитулов.
Для быстрого входа в колонтитул достаточно два раза щелкнуть мышкой внизу страницы. Редактирование в колонтитулах выполняется так же, как и в обычном тексте Ворд.
Создание оглавления
Для быстрой навигации по многостраничному документу используйте “Содержание”. Прежде всего в документе необходимо создать заголовки различного уровня. С этой целью проще всего воспользоваться выбором стилей в Верхнем меню интерфейса.
Использование макросов
Инструментарий макросов в Microsoft Word используется для упрощения работы с индивидуальными настройками часто повторяющихся действий. Это функционал внутреннего программирования логики решения задач, которая не предусмотрена в стандартном наборе управления приложением. Для создания алгоритма используется вкладка “Макросы” в контекстном меню “Вид”.
