Использование полей в MS Word
Как известно, большинство людей знают и используют только 10-20% возможностей редактора Microsoft Word. Остальные 80-90% функций в большинстве случаев остаются невостребованными, хотя среди них немало интересных и полезных. Одной из самых "секретных" возможностей Word остаются поля. Ими мы сегодня и займемся.
Формулы и поле EQ
Часто ли вам приходилось работать с редактором формул Microsoft Equation? Если вы когда-нибудь готовили документ с большим количеством формул, то наверняка сражались с недостаточно продуманным интерфейсом этой программы. Пока набираешь формулу, приходится то и дело переключаться между мышью для ввода спецсимволов и клавиатурой для ввода латинских букв и цифр. Панель со спецсимволами (корнями, дробями, интегралами), конечно, очень наглядна, но на практике часто оказывается неудобна.
Однако, кроме отдельного редактора формул, в Word есть особое поле EQ для ввода формул. Если вы хотите вставить это поле в документ, нажмите Ctrl+F9. Появятся фигурные скобки, в которые нужно ввести такой текст: EQ I(1;4;R(x) dx) . Теперь нажатие F9 — и перед вами формула:
Поле всегда начинается символами EQ, за которыми следует собственно текст формулы. Обозначение R(x) означает корень из x, а I(a;b;x) — интеграл x с пределами от a до b. В арсенале поля EQ присутствуют все распространенные математические символы: дробь ( F ), сумма ( ISU ), матрица ( A ), произведение ( IPR ).
Совершенно необязательно запоминать их все. Выберите "Вставка > Поле > Категории: Формулы > EQ" и нажмите кнопку "Параметры". В появившемся окне можно вставлять коды поля и редактировать их. Если выбрать контекстную справку (вопросительный знак рядом с кнопкой закрытия окна), а затем щелкнуть список "Ключи", будет показана полная справка с подробным описанием каждого обозначения и примерами.
Качество прорисовки формул в поле EQ несколько хуже, чем в редакторе формул. Знак интеграла получается немного кривоватый, да и размер шрифта приходится подстраивать вручную. Однако поле EQ нетрудно преобразовать в формат редактора формул — достаточно дважды щелкнуть по нему.
Очевидные достоинства поля EQ — оно не требует установки редактора формул, а doc-файлы с его использованием получаются компактнее.
Сумма прописью
Под таким названием известны макросы для Word и Excel, которые превращают число 123,45 в запись типа "сто двадцать три рубля сорок пять копеек". Подобных макросов создано огромное множество. Неплохую разработку такого рода вы найдете на сайте http://antorlov.euro.ru/, два десятка других программ — на конкурсе офисных дополнений http://www.microsoft.ru/offext.
Но оказывается, что во многих случаях можно обойтись безо всяких макросов. Нажмите Ctrl+F9, введите =1492 * CardText , затем нажмите F9. В итоге, вы увидите число 1492, записанное прописью.
Если число находится в ячейке таблицы Word, можно указать ссылку на нее, которая записывается аналогично ссылкам в Excel. Например, =A2 * CardText означает "вторая ячейка в столбце A". Такое поле можно вставить в соседнюю ячейку таблицы и обновлять его каждый раз, когда изменяется сумма.
У этого способа есть определенные ограничения: число не может быть отрицательным и больше 99999; если число дробное, оно округляется; числительное нельзя поставить в нужный падеж. Так что если вам нужно записывать копейки или суммы больше 100 тысяч рублей, придется отказаться от использования полей и поискать подходящий макрос.
Работа с полями (Занятие №7)
Поля для меня всегда были одним из самых загадочных объектов в WinWord. Что такое поле? Это заключённое в фигурные скобки ключевое слово, возможно с набором аргументов, которое говорит редактору какую информацию нужно вставить в документ. Например, если в тексте документа будет стоять , то Word при его выводе подставит в это поле текущую дату. В табл.
1 приведены основные типы полей (не указаны поля, появившиеся в версии 7.0). Из таблицы видно, что многим своим достоинствам Word обязан полям. (Обратите внимание, что язык HTML устроен очень похожим способом. Совокупность полей WinWord также можно рассматривать как некоторый вспомогательный язык разметки документа.) Естественно нас интересует, как работать с Word полями средствами WordBasic. Поле может быть вставлено в документ из пункта Поле меню Вставка.
Таблица 1. Основные поля WinWord.
| = выражение | Вычисляет заданное арифметическое выражение и вставляет результат в поле |
| ASK | Запрос ввода текста пользователем |
| AUTHOR | Вставляет или заменяет имя автора документа |
| AUTONUM | Автонумерация абзацев, элементов таблиц или уровня структуры арабскими цифрами |
| AUTONUMLGL | Автонумерация заголовков в юридическом формате |
| AUTONUMOUT | Буквенная нумерация заголовков |
| AUTOTEXT | Выводит в качестве значения текущее значение элемента автотекста |
| COMMENTS | Вставляет новое значение в поле Заметки в диалоговом окне Свойства |
| CREATEDATE | Выводит дату создания документа |
| DATABASE | Позволяет вставлять данные из внешних БД |
| DATE | Вставляет текущую дату и время |
| EDITTIME | Выводит в качестве значения суммарное время редактирования документа в минутах |
| EMBED | Внедряет объект в документ Word |
| FILENAME | Выводит имя файла документа |
| FILLIN | Выводит диалоговое окно для ввода произвольных данных |
| GOTOBUTTON | Создаёт в документе команду перехода. Двойной щелчок по этому полю вызывает переход к тому месту в документе, которое определяется параметром Назначение |
| IF | В зависимости от вычисления условия вставляет в документ один из двух операндов |
| INCLUDEPICTURE | Вставляет в документ указанный рисунок |
| INCLUDETEXT | Вставляет в документ рисунок или текст |
| INDEX | Создаёт индекс, используя поля XE |
| INFO | Позволяет вставлять и изменять общую информацию о документе |
| KEYWORDS | Включает в текст ключевые слова документа |
| LASTSAVEBY | Имя человека, последним выполнившего сохранение файла. Полезно при работе в сети над одним документом |
| LINK | Устанавливает с помощью OLE связь с другим приложением |
| MACROBUTTON | Помещает в документ текст или графику, при двойном щелчке на которых вызывается заданная макрокоманда |
| MERGEFIELD, MERGEREC и MERGESEQ | Эти поля используются для организации печати документов после слияния их текстов |
| NEXT | Используется вместе с полем if |
| NEXTIF | Используется вместе с полями next и if |
| NUMCHARS | Число символов в документе |
| NUMPAGES | Число страниц в документе |
| NUMWORDS | Число слов в документе |
| PAGE | Вставляет номер страницы, на которой расположено это поле |
| PAGEREF | Вставляет для перекрёстных ссылок номер страницы, где находится указанная закладка |
| это поле позволяет вставить в документ управляющие коды принтера, команды на языке PCL или PostScript | |
| PRINTDATE | Дата последней печати документа |
| QUOTE | Вставляет в документ указанный текст |
| REF | Вставляет текст, помеченный указанной закладкой |
| RD | используется для создания оглавления документа |
| REVNUM | Число редакций документа |
| SAVEDATE | Дата и время последнего сохранения |
| SECTION | Номер текущего раздела документа |
| SEQ | Создаёт автоматически увеличивающуюся последовательность чисел, которую можно использовать для нумерации рисунков, таблиц и т.д. |
| SET | присваивает значение закладке. Замечательно тем, что через это поле макрокоманды могут передавать друг другу значения переменных |
| SKIPIF | используется для условных пропусков записей при печати документа |
| STYLEREF | Вставляет текст, ближайшего абзаца, отформатированный указанным стилем |
| SUBJECT | Вставляет тему документа из диалогового окна Свойства |
| SYMBOL | Вставляет один символ с заданным шрифтом и кодом |
| TC | Помечает текст для включения его в документ |
| TEMPLATE | Вставляет имя шаблона документа |
| TIME | Вставляет текущее время на момент обновления поля |
| TITLE | Вставляет или меняет название документа |
| TOC | Определяет элемент оглавления |
| useraddress | Вставляет почтовый адрес, взятый из диалогового окна “Информация о пользователе” |
| userinitials | Вставляет в документ инициалы, взятые из диалогового окна “Информация о пользователе” |
| username | Вставляет в документ имя, взятое из диалогового окна “Информация о пользователе” |
| XE | Определяет элемент индекса |
Разметка страниц в Word
При создании документа в Word один из аспектов форматирования, который необходимо рассмотреть это изменение разметки страницы. Разметка страницы включает ориентацию страницы, поля, масштаб и позволяет увидеть то, как содержимое документа будет выглядеть при печати.
Ориентация страницы
Word предлагает два варианта ориентации страницы: книжная и альбомная. Альбомная ориентация означает, что страница располагается горизонтально, в то время как при книжной ориентации страница вертикально:
Как изменить ориентацию страницы?
1. Перейдите во вкладку «Макет» (в прошлых версиях называется «Разметка страницы»).
2. В группе команд «Параметры страницы» выберите «Ориентация»:
3. Появится меню. Чтобы изменить ориентацию страницы, нажмите «Книжная» или «Альбомная»:
4. Ориентация страницы изменится.
Поля страницы
Поле – это пространство между текстом и краем документа. По умолчанию в документе установлены «Обычные» поля. При необходимости можно изменить размеры полей в документе.
Форматирование полей страницы
Word предлагает широкий выбор размеров полей.
1. Откройте вкладку «Макет» и выберите команду «Поля»:
2. Появится меню. Выберите один из вариантов полей:
3. Поля документа изменятся.
Настраиваемые поля
Microsoft Word позволяет настраивать размер полей в диалоговом окне «Параметры страницы».
1. Нажмите команду «Поля» во вкладке «Макет». В раскрывающемся меню выберите пункт «Настраиваемые поля»:
2. В появившемся окне «Параметры страницы» настройте необходимые значения для каждого поля, затем нажмите «OK»:
3. Поля документа изменятся.
Размер страницы
По умолчанию размер страницы нового документа составляет: «21 см на 29,7 см». В зависимости от поставленных задач, можно настроить любой размер страницы документа.
Как изменить размер страницы?
Word предлагает широкий выбор размеров страниц.
1. Во вкладке «Макет» нажмите команду «Размер»:
2. Появится меню. Текущий размер страницы будет подсвечен. Выберите нужный размер страницы:
3. Размер страницы документа изменится.
Пользовательские настройки размеров страницы
Word позволяет настраивать размер полей в диалоговом окне «Параметры страницы».
1. Нажмите команду «Размер» во вкладке «Макет». В меню выберите пункт «Другие размеры бумаги» (в прошлых версиях «Другие размеры страниц»):
2. В появившемся окне «Параметры страницы» настройте нужные значения «Ширины» и «Высоты», а затем нажмите «OK»:
